Zuerst Marketing-Slides, dann Tacheles

Angesichts der hohen Eigenleistung beim Vertragsmanagement hatte die FHNW zunächst Vorbehalte gegen den Wechsel auf das Flexera-Produkt. Um diese Bedenken zu adressieren, lud die FHNW das Flexera-Team zum Pitch ein. «Wer bei uns schon einmal präsentiert hat, der weiss, dass wir nach den obligatorischen fünf Minuten Marketing-Slides in die technischen Details einsteigen wollen», erklärt Künzli. Er und seine Kollegen wurden nicht enttäuscht: «Die Solution Engineers zeigten uns, wie sich bestimmte Aufgaben mit Programmieranpassungen lösen lassen. Als dann der Sales einen Preis anbot, der für beide Seiten stimmte, stand der Entscheid fest», erinnert sich der IT-Manager.

Das FHNW-Team entschied sich zunächst für den Parallelbetrieb von Spider und dem FlexNet Manager von Flexera, um Anpassungen in Ruhe vornehmen und das Risiko von Komplikationen minimieren zu können. In der Planungsphase fiel auch ein Entscheid, der sich später in der Corona-Pandemie auszahlen sollte: Reporting-Agents wurden über die Cloud angebunden, womit die IT-Manager alle Anwendungen und Geräte auch im Home Office weiterhin scannen und managen konnten.

Innerhalb von 14 Wochen wurden 2700 Verträge mit über 1900 Dokumenten in das neue System migriert. Erst als alle Bestandsdaten, Bestellungen und Verträge in FlexNet Manager angekommen waren, wurde das alte System deaktiviert. «Wir konnten sowohl unseren Zeitplan als auch unser Budget einhalten», so Künzli. «Das hat mich überrascht. Denn wir gingen nicht unbedingt schrittweise vor, sondern erledigten viele Aufgaben parallel und arbeiteten an einer Stelle weiter, wenn an einer anderen die Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nahmen.»

Von den ursprünglich in «Spider» erfassten 10'100 IT-Assets – 5200 aktive und 4900 inaktive Assets wie zum Beispiel Beamer, Docking-Stations oder Monitore – sind heute noch 9800 vorhanden. Nach 18 Monaten im Praxiseinsatz konnte ausserdem die Anzahl der Verträge von 2700 auf nun 2300 reduziert und rationalisiert werden.

Neu kann das IT-Team zudem gezielt nach installierter Software in den Netzwerken der neun Fachhochschulen suchen. Dabei lassen sich auch Programme identifizieren, die an der IT vorbei – beispielsweise mit der abteilungseigenen Kreditkarte – gekauft wurden (Stichwort: Schatten-IT). Heute haben 132 Personen aktiv Zugriff auf das System mit jeweils unterschiedlichen Benutzerrollen und Rechten, sodass Mitarbeiter nur auf für sie relevante Inhalte zugreifen können. «Das System funktioniert, ist flexibel und zukunftsfähig. Das User-Interface kommt bei den Anwendern gut an und vereinfacht das Arbeiten. Wir bereuen den Umstieg nicht», schliesst Künzli.