Chancen und Risiken im Unternehmen

Marcel Klebl ist Geschäftsführer von i-Tec Innovative Technologies in Zürich

Kein Mitarbeiter kommt ohne Kommunikation aus. Zur Bewältigung der Arbeitsaufgaben sind Telefon, E-Mail und Handy essenziell. Aber die Kommunikationsleitungen sind häufig noch getrennt. Unified-Communications-Lösungen bündeln die Kommunikationskanäle und führen sie auf einem Gerät zusammen - das kann der Arbeitsplatz-PC, das IP-Telefon, das Notebook des
Aussendienstmitarbeiters oder auch das Mobiltelefon sein. Ziel ist eine umfassende Kommunikationsinfrastruktur, die unabhängig vom verwendeten Endgerät funktioniert und die komplexen, hoch interaktiven Arbeitsprozesse optimiert.

Eine gemeinsame Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) und der Firma i-Tec ermittelte, welche Vor- oder Nachteile Schweizer Unternehmen durch Unified Communications (UC) erwarten. Befragt wurden dazu 70 Unternehmen, etwa die Hälfte davon mit mehr als 20 Mitarbeitern. Hauptergebnis der FHNW-Studie: Der Konvergenz der Kommunikationskanäle messen sowohl die Anwender als auch die Geschäftsleitung eine sehr hohe Bedeutung zu. Die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten versprechen sich davon eine bessere Zusammenarbeit in Teams, kürzere Reaktionszeiten sowie die grössere Erreichbarkeit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Während Anwender und Geschäftsleitung vor allem die Vorteile sehen, sind die befragten IT-Verantwortlichen deutlich skeptischer: IT-Administratoren und CTOs sehen Integrationsprobleme und stufen UC deshalb als weniger wichtig ein. Sie fürchten, dass durch die neuen Technologien die Prozesse komplizierter und die Probleme grösser werden können.

Immerhin sind allen Befragten die gestiegenen Bedürfnisse durch moderne Kommunikationstechnologien bewusst. Der Mitarbeiter muss seine Arbeit leisten, weiss aber aus seinem privaten Umfeld, dass etwa mit MSN und Skype viel direkter und unkomplizierter kommuniziert werden kann. Obwohl die Technologien also grundsätzlich verfügbar sind, kennen die Befragten aber keine fertigen Lösungen, die einfach und nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden können. Zusätzlich fehlt es an einschlägigen Erfahrungswerten, wie gross die Kostenersparnisse sind, damit die Geschäftsleitung mit Fakten vom Vorteil von UC überzeugt werden kann.

Entsprechend wird in den schweizerischen Unternehmen der Fokus auf die bewährten Kommunikationskanäle gelegt. An erster Stelle steht E-Mail, gefolgt von der Mobiltelefonie, dem Calendaring und der Internettelefonie (siehe Abbildung).

Derzeit wird auf bewährte Technik vertraut. Für Schweizer Unternehmen stehen zu grosse Hürden einer Einführung von UC-Lösungen im Weg. Hauptsächliche Hinderungsgründe sind einer Studie der Berner IT-Beratung Sieber & Partners zufolge: Investitionshöhe, Wille der Unternehmensleitung, Betriebs- und Wartungskosten, Reifegrad der Lösung und technische Komplexität.

Aus der wirtschaftlichen Perspektive müssen die Lösungen zeigen, dass sie umsetzbar und vom eigenen Personal betrieben sowie verwaltet werden können. Darüber hinaus muss qualitativ ersichtlich sein, dass die Lösungen für den Mitarbeitenden einen Nutzen, also Zeit- und Kostenersparnis bringen. Vom technologischen Standpunkt betrachtet sind die Lösungen zu komplex. Ziel der Lösungsanbieter muss sein, den Reifegrad der Systeme zu erhöhen, die Applikationen zu vereinfachen und auch heterogene Kommunikationsumgebungen abzulösen respektive Schnittstellen für die Einbindung zu schaffen.

UC verspricht Prozessoptimierung in der unternehmensweiten Kommunikation und Interaktion. Der Wunsch, UC zu nutzen, wird von den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung eindeutig geäussert. Der Grund ist, dass beide Parteien die tägliche Informations- und Kommunikationsflut optimieren wollen. Dieses Potenzial hat UC. Die Integration von UC-Lösungen in bestehende Systeme wird von den Befragten als schwierig eingeschätzt. Insbesondere die IT-Mitarbeiter sehen sich mit neuen Herausforderungen konfrontiert.

Für alle Befragten - sowohl Mitarbeiter, Geschäftsleitung als auch IT - birgt UC ein Sparpotenzial. Durch die Konvergenz der Backend-Systeme, denn bisher heterogene Landschaften wachsen zu einer zusammen. Damit wird der Administrationsaufwand geringer. Jedoch muss dieses eine System penibel gesichert sein, denn ein Ausfall würde die gesamte Unternehmenskommunikation lahmlegen. Angesichts der
Bedeutung von Kommunikation im Geschäftsbetrieb wäre das verheerend für den Betrieb.
Für den Anwender sind neue Geräte und Software erforderlich. Das sind Investitionen, die das Unternehmen leisten muss. Hinzu kommt die Schulung der Mitarbeiter. Denn UC verändert die Unternehmenskommunikation, beschleunigt, vervielfacht und demokratisiert sie. Der Anwender muss darauf vorbereitet werden, sonst stellt sich ihm rasch die Frage: Wenn der Chef nach Feierabend online ist, darf man ihn nun im Chat ansprechen oder nicht?

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