Sika 04.02.2014, 10:30 Uhr

Millionen sparen mit Social Software

Das Bau-Chemie-Unternehmen Sika baut eine Collaboration-Lösung mit Social Software auf. Die Systemimplementierung ist mehr als eine Software-Installation, sagen die Verantwortlichen.
Christian Frey von Sika präsentierte das Geco-Projekt an der IBM-Messe «Connect»
Auf den ersten Blick sieht es für beide Seiten wie ein Minus-Geschäft aus: Sika führt weltweit unter anderem IBMs Connections ein und konsolidiert Domino-Server. Das kostet Geld, spart auf der anderen Seite aber auch Lizenz- und Betriebskosten. Big Blue macht Umsatz mit den neuen Lösungen, muss allerdings auf die Erlöse aus Bestandslizenzen verzichten. «Wir haben das Projekt mit jährlichen Einsparungen von 1,5 Millionen Franken gerechnet», erklärte Edwin Meier, Head of Application Services bei Sika Informationssysteme, im Gespräch mit Computerworld. «Heute sind weltweit rund 100 Domino-Server in Betrieb. Davon werden wir die meisten abschalten können», ergänzte er. Meier und sein Kollege Christian Frey, Head of Market &Competitive Intelligence bei Sika, präsentierten ihr Projekt Geco an der IBM-Kundenkonferenz «Connect» in Orlando. Geco steht für «Global Enterprise Collaboration» und umfasst neben IBM Connections auch noch E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontaktverwaltung, Video-und Webkonferenzen (alles auf Basis von Notes, Domino und Websphere in IBMs Cloud) sowie einige allgemeine Anwendungen. Ausgerollt werden soll Geco für circa 13'000 Computer-User in rund 80 Ländern. Sikahat weltweit über 16'000 Angestellte. Zuvor bestand das Sika-Intranet aus einem statischen Informationsportal, in dem Inhalte lediglich abgerufen werden konnten. Wie Meier berichtete, waren die Mitarbeitenden zunehmend unzufrieden mit dem Portal. Sie suchten und fanden andere Wege, wie sie mit Kollegen über das Netz zusammenarbeiten konnten. Eine typische «Schatten-IT» entstand: Die Mitarbeiter halfen sich mit externen Chatprogrammen, öffentlichen Dateiablagen und Diskussionen in sowohl geschlossenen aber auch offenen LinkedIn-Gruppen. Angesichts dieser Situation sah sich die IT von Sika vermehrt mit Sicherheitskonflikten konfrontiert. Abhilfe sollten in einem ersten Schritt ein Chat und das Aufbauen von übergreifenden Communities schaffen: Jedoch wurde ein entsprechender Antrag von der Konzernleitung abgeschmettert. «Die Angestellten sollen arbeiten und nicht chatten», lautete sinngemäss der negative Bescheid der Führungsetage, erinnerte sich Meier. Auch aus den Reihen der IT kamen Anfangs Bedenken gegen das Projekt. Als dem Management das gesamte Ausmass der «Schatten-IT» aufgezeigt und eine praktikable Alternative mit Kosteneinsparungen präsentiert wurde, bekam die IT grünes Licht. «Es war eine Revolution von unten, basierend auf einem realen Business Case», kommentierte Meier. Nächste Seite: Daten in den USA ist No-Go Das Grossprojekt starteten Frey und Meier mit einer ausführlichen Evaluation der Collaboration-Lösungen inklusive Social Business. In der engeren Auswahl waren die drei grossen Hersteller: Google (Google Plus), IBM (Connections) und Microsoft (Sharepoint, Yammer). Gegen Google sprach die fehlende Möglichkeit einer geschlossenen Benutzergruppe. Microsoft hatte zum Zeitpunkt der Evaluation noch Defizite bei Wikis; ausserdem waren Sharepoint und Yammer noch nicht sauber integriert. Neben dem grossen Funktionsumfang von Connections sprach für IBM auch das Bestreben nach einer einheitlichen Kommunikationsinfrastruktur, sagte Frey. Für Groupware setzt Sika seit Jahren auf Notes und Domino.
Beim Backend-Betrieb der neuen Workplace-Systeme entschied sich Sika für eine Cloud-Lösung. Die ursprünglichen Pläne ? aufgrund der tiefen Kosten alle Serverressourcen in den USA zu mieten ? wurden unter dem Eindruck der NSA-Affäre nicht realisiert. «Von der Geschäftsleitung kam ein No-Go», berichtete Meier. Die Vorgabe lautete, dass es ein Standort in Europa sein müsse. Hier erwies sich die Entscheidung für IBM als vorteilhaft, da Big Blue auch lokale Rechenzentren betreibt und den Ort der Datenspeicherung garantieren kann. Heute läuft der Connections-Part von Geco in der IBM-Infrastruktur in Ehningen vor den Toren der deutschen Stadt Böblingen. Die Messaging-Systeme kommen aus einer SoftLayer-Umgebung aus dem IBM-Rechenzentrum in Amsterdam. Zusätzlich stellt Sika selbst die LDAP-Infrastruktur für die zentrale Benutzer- und Zugriffsverwaltung und Server für Notes-Applikationen bereit. Somit greifen die Angestellten via Single Sign-on auf sämtliche Tools zu ? am PC, dem Smartphone oder dem Tablet. Nächste Seite: unkalkulierbare Gewinne Vollkommen problemlos verlief die Pilotphase für die Cloud-Migration allerdings nicht, erinnerte sich Meier. Eine Herausforderung waren die bis anhin unbeschränkt grossen Postfächer. «Einige Benutzer hatten 15 Gigabyte und mehr an Daten in ihren Mailboxen gespeichert», so der IT-Spezialist. Um den Upload ohne Unterbruch zu schaffen, müssen die Postfächer zuerst lokal gespiegelt und dann hochgeladen werden. Für einen Teil der User ? circa 1000 sind heute auf der Geco-Plattform produktiv ? ist diese Aufgabe geschafft. Bis Ende Jahr sollen nun die übrigen 12'000 IT-User ebenfalls migriert werden.
Dann beginnt die Infrastruktur-Konsolidierung und das Abschalten von Domino-Servern. So eingesparte Kosten wird Sika tatsächlich verbuchen können. «Schwieriger zu kalkulieren ist der Nutzen fürs Business», wand Frey ein und gab ein Beispiel: «Wenn ein Angestellter in Jordanien ein Projekt gewinnt, weil ein US-Kollege in seinem Blog eine entscheidende Information gepostet hat, kommt das nicht dem IT-Budget zugute.» Frey wolle mit den neuen Informatikmitteln helfen, den Wissensaustausch zu verbessern und Sika dadurch schneller sowie innovativer zu machen. «Ein solches Projekt ist eine Möglichkeit für die IT-Abteilung, sich als Business Enabler zu präsentieren», betonte er.

Vom Intranet zum Sika-Netzwerk

Mit dem Aufschalten aller 13'000 Mitarbeiter ist das Sika-Projekt Ende Jahr aber nicht abgeschlossen, sagte Meier. Als ein nächster Schritt ist die Unterstützung von Social Learning für die interne Wissensvermittlung vorgesehen. Zusätzlich zum Ausbau des internen Netzes bei Sika werden in Zukunft auch externe Kontakte eingebunden. «Richtig wertschöpfend wird es für unsere Kunden, wenn wir mit ihnen, Lieferanten und Partnern wie und auch zum Beispiel Universitäten in speziellen Communties zusammenarbeiten können», meinte Frey. Aktuell habe sich schon bewährt, via Geco einen kurzen Draht zu den technischen Partner GIS Schweiz und IBM zu haben, ergänzte Meier.

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