04.11.2011, 06:00 Uhr

Eines für alles

Was tun mit den unzähligen vorgedruckten Formularen, wenn sich die Firma ein neues Logo zulegt, die Adresse ändert oder den Vorstand wechselt? In der Regel landen sie im Schredder – und mit ihnen etliche Tausend Euro. Das geht auch anders.
Bild: © Tomml / istockphoto.com
Der Autor ist CEO von Compart. Der Vorrat an Formularen ist eine teure Angelegenheit. Vor allem in Gross­unternehmen geht diese Kapitalvernichtung schnell in die Zehntausende: Policen, Rechnungen, Werbeflyer, Briefbögen und vieles mehr sind plötzlich nicht mehr zu gebrauchen. Bei Versicherern und Banken sind zum Beispiel 100000 Vordrucke jährlich keine Seltenheit. Allein schon die dafür benötigte Lagerfläche bindet Kapital – und Ressourcen, wenn man bedenkt, dass die Regale stets gefüllt und die Papiere zu den entsprechenden Druckstrassen transportiert werden müssen. Wo dann die nächste Herausforderung wartet: Dem Drucker müssen nicht nur die richtigen Papiere, sondern auch die passenden Daten zugeführt werden. Damit Herr X nicht die Gehaltsabrechnung seines Chefs bekommt, die verstorbene Frau Y keine neue Lebensversicherungspolice oder Familie Z eine Gutschrift und keine Mahnung. Die Tücken bei der Datenübertragung sind dabei komplex und schwer zu überschauen. Entsprechend viel Zeit und Know-how investieren Unternehmen, um all diese Datenströme richtig zu koordinieren. Die sogenannte White-Paper-Produktion ersetzt diese aufwendige Prozedur durch Technologien, welche die Daten für Inhalt und Layout eines Dokuments bündeln und auf ein komplett weisses Papier bringen. Das spart nicht nur die Kosten für die Erstellung, Lagerung und den Transport der vorgedruckten Formulare, sondern senkt auch das Risiko, Sendungen falsch zusammenzustellen. Gerade der Aufwand für die Ein- und Auslagerung sowie für die Zuführung des vorgedruckten Papiers übersteigt in vielen Fällen die eigentlichen Druckkosten bei Weitem.

Schnee von gestern: Vordrucke

Neu ist die Idee der White-Paper-Produktion nicht. Neu ist aber die Brisanz des Themas. Immer mehr Unternehmen denken über diese Form des Output-Managements nach, denn hier schlummern riesige Einsparpotenziale. Experten sprechen von bis zu 80 Prozent Kosteneinsparungen. Ohnehin nimmt das Volumen an physischen Dokumenten weltweit ab. Viele Unternehmen verschicken Rechnungen, Kontoauszüge etc. schon heute als E-Mail-Anhang oder stellen diese zum Download ins Web. Gerade bei Transaktionsdokumenten ist die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten, gedruckt werden lediglich sensible Dokumente im Finanzbereich, etwa Verträge oder Policen. Doch lohnt es sich, dafür mehrere Tausend Vordrucke auf Lager zu haben? Vor allem Unternehmen mit vielen kleinen Druckjobs gewinnen mit der White-Paper-Produktion an Flexibilität. Aus leeren («weissen») Seiten werden Dokumente individuell für den Empfänger erstellt und ausgegeben. Alle dafür notwendigen Daten sind im IT-System hinterlegt und werden kundenbezogen bereitgestellt – angefangen bei Stammdaten, Schriftart und Logos bis zu Anzeigen, die im Dokument platziert werden sollen. Die komplette Steuerung der notwendigen Informationen übernimmt eine Software.

Inhouse drucken oder auslagern?

White-Paper-Lösungen senken die Prozesskosten im Output-Management erheblich – auch wenn bei der Umsetzung zunächst kräftig investiert werden muss. Zwar funktioniert die Technik im Prinzip auch mit Schwarz-Weiss-Druckern, doch erst Vollfarb-Digitaldruckmaschinen bringen optimale Ergebnisse – und die kosten schon  mal ab einer Millionen Euro. Allerdings lohnt sich das (und die Lagerkosten für die Papierrollen) erst bei einer entsprechenden Anzahl an Dokumenten. Daher sollte sich ein Unternehmen genau überlegen, ob das Papieraufkommen hoch genug ist, um im eigenen Haus zu drucken. Denn dafür ist dann auch technisches Know-how erforderlich, etwa zum Farbmanagement oder für die Kalibrierung der Maschinen. Fallen im Jahr weniger als 50000 zu druckende Dokumente an, wird sich die Investition nur schwer amortisieren. In diesem Fall sollte man einen Druckdienstleister damit beauftragen, der seine Maschinen besser auslasten kann. In jedem Fall ist die Unterstützung durch einen Spezialisten für Output-Management sinnvoll, der idealerweise auch mit den Druckmaschinenherstellern kooperiert.

Durchbruch in drei Jahren

Experten rechnen in spätestens drei Jahren mit einem Durchbruch der White-Paper-Produktion. Alles, was in eine Druckvorlage umgesetzt werden kann, lässt sich integrieren: Logos, Texte, Fotos, Grafiken – nicht nur im Dokument, sondern auch auf den (Brief-)Umschlägen oder als Beilage. Statt vorgedruckte Standards beizusteuern, erstellt und druckt man individuelle Werbebroschüren beispielsweise auf einer separaten Druckstrasse und führt diese anschliessend auf der Kuvertierstrasse dem Dokument zu – unter Beachtung der Gewichtsgrenze, damit Portosprünge vermieden werden. Oder die physische Beisteuerung entfällt komplett und die Beilagen sind direkt in den Druckprozess eingebunden. Dazu lässt sich ein Steuerungscode ins Dokument integrieren, in dem etwa die Information hinterlegt ist, dass zur Sendung für Herrn X noch ein Werbeflyer zu einem neuen Tarif mit personalisierter Ansprache gehört. Die Beilage wird im selben Druckprozess erstellt und ausgegeben wie das eigentliche Dokument und abschliessend in den Umschlag gelegt. Noch ist dieses «White-Enclosure»-Prinzip Zukunftsmusik. Aber angesichts der enormen Vorteile – Kostenersparnis und zielgruppengerechte Werbung – ist das nur eine Frage der Zeit.
Wann lohnt sich die White-Paper-Produktion?
Ob sich eine Dokumentenproduktion ohne vorgedrucktes Material lohnt, hängt vor allem vom Dokumentenaufkommen ab. Grob gesagt: Je höher die Anzahl und Vielfalt, desto grösser das Einsparpotenzial. Doch auch die vorhandene IT-Infrastruktur spielt eine Rolle. Stellen Sie sich daher folgende Fragen: - Wie viele unterschiedliche Formulare gibt es, in welcher Menge werden sie vorgehalten? - Wie viel Lagerfläche kann durch den Wegfall der vorgedruckten Formulare eingespart werden? - Ist die Ersparnis auch unter Berücksichtigung der Papierrollen, die für die White-Paper-Produktion notwendig sind, noch hoch genug? - Existiert bereits eine IT-Infrastruktur für die Erstellung und Ausgabe von Dokumenten (Output-Management), die lediglich um Funktionen für White Paper erweitert werden müssen? - Wie hoch sind die Kosten für Maschinen, Software und Dienstleistungen? Wichtig dabei: Wann tritt der Return on Investment ein? Je mehr Vordrucke eingespart werden, desto schneller amortisiert sich die Investition. Davon abhängig ist auch die Entscheidung, ob die White-Paper-Produktion im eigenen Haus umgesetzt werden soll oder durch einen externen Druckdienstleister. - Wie sind die Abläufe im Output-Management generell? Viele kleine einzelne Druckjobs oder das häufige Umrüsten der Druckstrasse sprechen für die Auslagerung an einen Dienstleister.

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