29.06.2015, 07:25 Uhr

3 Google-Docs-Add-ons für Arbeitsgruppen

Diese drei Add-Ons zu Google Docs machen das Online-Programmpaket zum Collaborations-Champion.
Schon die Basisfunktionen von Google Docs mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm sind durchaus mächtig und können in vielen Bereichen klassische Büroprogrammsuiten wie Microsoft Office ersetzen. Doch was weniger bekannt ist: Google Docs lässt sich durch Add-ons erweitern. Vom automatischen Inahltsverzeichnisgenerator bis zum Übersetzungstool findet der User Vieles, was seine Produktivität steigern kann.
Unter den Add-ons gibt es aber auch Werkzeuge, die sich der Kooperation in Arbeitsgruppen annehmen und die bereits zahlreichen Collaborations-Grundfunktionen wie Kommentar- und Bearbeitungs-Freigabe gut ergänzt. Wir haben drei Zusätze evaluiert, mit denen Docs in sachen Zusammenarbeit noch einen draufsetzt. Die Add-ons findet man im Überigen unter dem entsprechenden Menüpunkt in Docs. Nächste Seite: 1. Workflows

1. Workflows

Sich den Inhalt eines Dokuments absegnen zu lassen, kann zu einem mühsamen Unterfangen werden. Zumindest dann, wenn die Zahl der «Abnicker» zahlreich und über den halben Globus verstreut sind. Hier kommt das Add-on Workflows zur Hilfe. Mit diesem kann man die Zustimmung von zahlreichen Mitarbeitern und Vorgesetzten einfordern. Allerdings muss man den Bewilligungsgebern zuvor das eigene Dokument in Docs freigegeben haben, das heisst, ihnen die Erlaubnis gegeben haben, die Datei zumindest lesen zu dürfen.
Das Add-on erscheint in einem Bereich rechts des Hauptfensters. Dort lassen sich die Mitarbeiter auswählen, welche der Fassung des Dokuments zustimmen sollen. Diese erhalten eine Mail, welche sie in das freigegebene Dokument leitet. Dort können sie dann ihre Erlaubnis zum Inhalt geben sowie diese kommentieren. Beim Urheber erscheint sodann eine Statuszusammenfassung all jener Mitarbeiter, die bereits zugestimmt haben, die dies noch müssen und die eine abschlägige Antwort geschickt haben. Nächste Seite: 2. Geschäftliche Hangouts

2. Geschäftliche Hangouts

Business Hangout heisst ein Add-on, mit dem Hangout-Telekonferenzen via Google+ mit Kollegen und Kunden organisiert werden können.
Der Clou: Während des Hangouts können Dokumente aus Google Docs beigezogen und zwecks gemeinsamer Begutachtung mitpräsentiert werden. Nächste Seite: 3. Geheimdokumente verwalten

3. Geheimdokumente verwalten

Es soll ja Inhalte geben, die nicht Jeder zu Gesicht bekommen soll als nur gerade jene Kollegen, die es etwas angeht. Für solche Fälle empfiehlt sich das Add-on DocSecrets. Damit lassen sich Textpassagen verstecken. Dabei gibt es zwei Vorgehensweisen: Entweder wird der Text, der geheim bleiben soll direkt in das Seitenfenster des Add-ons getippt. Oder man schneidet die zu zensurierenden Passagen aus dem bestehenden Text aus und fügt sie im DocSecrets-Fenster ein.
Danach werden die Passagen verschlüsselt und hinter «Zensurbalken» versteckt. Der entsprechende Text wird mit AES verschlüsselt und kann erst wieder sichtbar gemacht werden, wenn man das richtige, zuvor definierte Passwort angibt.


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