Mit KI-Technologie zum besseren Arbeitsplatz

Haben Sie sich auch schon gefragt, wie ein Arbeitsplatz in Zukunft aussehen könnte? Vermutlich antworten Sie wie ich: nun, eben intelligenter. Mehr Künstliche Intelligenz, leistungsfähigere Endgeräte, vernetzte Konferenzräume und immer mehr Automatisierung. Also, noch mehr Power im Büro? Dabei kämpfen wir heute immer noch mit den Tücken der Technik in Form nicht funktionierender Headsets, Netzwerkproblemen oder bockender Drucker.

Entscheidend ist, ob es funktioniert

Für fast alle Mitarbeitenden spielt es letztlich kaum eine Rolle, wie viele Systeme im Hintergrund zusammenspielen. Entscheidend ist, ob sie funktionieren. Der Computer soll bereit sein, wenn die Arbeit beginnt. Ein Meeting sollte ohne Kabelsuche oder Zugangscode starten. Informationen sollten auffindbar sein, Anwendungen nicht ständig Aufmerksamkeit verlangen und sensible Daten möglichst dort bleiben, wo sie hingehören.

Peter Zanoni, Managing Director von HP Schweiz, brachte diese Anforderungen anlässlich des HP Solution Day 2026 in Zürich auf drei Begriffe: Produktivität, Sicherheit und Einfachheit. «Entscheidend ist nicht, was technologisch alles möglich ist. Entscheidend ist am Schluss des Tages, was im Alltag funktioniert», sagte Zanoni zur Eröffnung des Anlasses. Technologie entfalte ihren Wert erst dann, «wenn sie Menschen erfolgreicher macht».

Damit verschiebt sich die Diskussion über den modernen Arbeitsplatz. Nicht das einzelne Gerät steht im Mittelpunkt, sondern die Qualität der gesamten Arbeitsumgebung.

Produktivität bedeutet weniger Technik-Stress

Produktivität wird oft mit höherem Arbeitstempo verwechselt. Doch der zukünftige Arbeitsplatz soll nicht primär dafür sorgen, dass Menschen noch mehr Aufgaben in noch weniger Zeit erledigen. Vielmehr geht es darum, unnötige Arbeit aus dem Arbeitsalltag zu entfernen. Das können kleine Dinge sein: Ein PC, der zuverlässig funktioniert. Ein Meeting, das sich ohne Konfigurationsaufwand starten lässt. Eine Anwendung, die nicht zuerst gesucht und geöffnet werden muss. Oder eine KI, die Besprechungen protokolliert und daraus Aufgaben ableitet.

Luis Casado, Senior Vice President GTM Marketing bei HP, stellte in seinem Referat deshalb die sogenannte «Employee Experience» in einen direkten Zusammenhang mit Technologie. Mitarbeitende könnten sich besser auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren, wenn technische Unterbrechungen reduziert würden. Casado spricht dabei von einem «Flow State»: jenem Zustand, in dem sich Menschen auf eine Aufgabe konzentrieren können, ohne ständig durch technische Probleme oder administrative Tätigkeiten herausgerissen zu werden.

Gerade hier kann Künstliche Intelligenz eine neue Rolle übernehmen. Sie kann Tätigkeiten übernehmen, die zwar notwendig sind, aber wenig zur eigentlichen Arbeit beitragen. Casado nannte als einfaches Beispiel das Schreiben von Sitzungsnotizen. Ähnliches gilt für administrative Aufgaben im Verkauf: Ein Verkäufer schafft für ein Unternehmen wahrscheinlich mehr Wert im Gespräch mit einem Kunden als beim Übertragen von Gesprächsinformationen in verschiedene Systeme. 

Je mehr Technologie solche Routinearbeit übernehmen kann, desto mehr Zeit bleibt für jene Aufgaben, für welche Mitarbeitende eigentlich eingestellt wurden.
 

Zuverlässige Technologie als Motivationsfaktor

HP erhebt im Rahmen seines Work Relationship Index regelmässig Daten zur Beziehung zwischen Menschen und ihrer Arbeit. Casado verwies in Zürich auf einen Zusammenhang zwischen der Ausstattung der Mitarbeitenden, ihrem Engagement und dem wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Dabei machte er allerdings eine wichtige Einschränkung: Die Daten zeigen eine Korrelation, keine nachgewiesene Kausalität. Es lässt sich also nicht einfach behaupten, ein neuer Computer mache automatisch aus einem weniger engagierten Mitarbeitenden einen hochmotivierten Mitarbeiter.

Dennoch ergibt sich daraus eine interessante Frage für Unternehmen: Was passiert, wenn Mitarbeitende einen beträchtlichen Teil ihres Arbeitstages damit verbringen, technische Hindernisse zu überwinden? Casado argumentiert, dass Unternehmen die Ausstattung ihrer Mitarbeitenden weniger als reinen Kostenblock betrachten sollten. Nach den von HP präsentierten Daten verfügen viele Wissensarbeiter aus eigener Sicht noch immer nicht über die Werkzeuge, mit denen sie ihre Arbeit optimal erledigen können. Gleichzeitig zeige sich eine starke Beziehung zwischen Mitarbeiterengagement und verschiedenen Unternehmenskennzahlen.

Damit verändert sich auch die Rolle der IT. Sie stellt nicht mehr nur Geräte und Anwendungen zur Verfügung. Sie gestaltet zunehmend die Arbeitsbedingungen eines Unternehmens mit.
 

Wenn der Arbeitsplatz seine Umgebung «versteht»

Wie weit diese Entwicklung gehen könnte, zeigte Imran Chaudhri, Senior Vice President HP IQ & NearSense. Ein Schwerpunkt seines Referats war «HP NearSense». Dahinter steht die Idee, dass Geräte ihre unmittelbare Umgebung erkennen und dadurch bestimmte Arbeitsschritte selbstständig vereinfachen können. Ein Notebook könnte beispielsweise erkennen, dass sein Nutzer einen bestimmten Sitzungsraum betreten hat. Gleichzeitig weiss das System, dass dort gerade ein Meeting stattfindet, an dem der Nutzer teilnehmen soll. Statt zuerst den Konferenzdienst zu öffnen, den richtigen Termin zu suchen und eine Verbindung zum Raumsystem herzustellen, erscheint eine Möglichkeit zum direkten Beitritt.

Noch weiter geht die Idee beim Zusammenspiel verschiedener Geräte. NearSense soll Geräte in der Nähe erkennen und den Austausch zwischen ihnen vereinfachen. Eine Datei könnte beispielsweise auf ein erkanntes Gerät gezogen und direkt übertragen werden. Auch Drucker, Headsets, Tastaturen oder andere Peripheriegeräte sollen künftig Teil eines solchen Systems werden.

Chaudhri beschrieb daraus die Vision einer Art intelligentem Geflecht aus Geräten: Je mehr Komponenten eines Arbeitsplatzes ihre Umgebung verstehen, desto stärker beginnt letztlich auch das Gebäude zu verstehen, was darin geschieht. Der interessante Punkt daran ist weniger die einzelne technische Funktion als das dahinterliegende Prinzip: Der Nutzer soll seiner technischen Umgebung immer weniger erklären müssen, was er gerade tun möchte.
 

Die Technik tritt in den Hintergrund

Chaudhri formulierte dazu einen Gedanken, der weit über HP IQ hinausweist. Technologie sei dann besonders wirksam, wenn sie Menschen bei ihrer Arbeit unterstütze und während dieser Arbeit möglichst weitgehend «verschwinde». Genau darin könnte eines der wichtigsten Gestaltungsprinzipien zukünftiger Arbeitsplätze liegen. Heute verlangt Technologie häufig selbst Arbeit. Menschen müssen Anwendungen öffnen, Dateien verschieben, Geräte miteinander verbinden, Passwörter eingeben, Systeme konfigurieren oder Informationen zwischen unterschiedlichen Umgebungen übertragen. Der zukünftige Arbeitsplatz würde dieses Verhältnis teilweise umkehren: Nicht mehr der Mensch passt sich permanent den technischen Systemen an. Die Systeme versuchen zunehmend, Situation und Absicht des Menschen zu verstehen.

HP verfolgt dieses Prinzip mit HP IQ. Die Plattform soll KI-Funktionen direkt in den Arbeitsablauf integrieren. Über die sogenannte Visor-Oberfläche kann IQ beispielsweise über einen Tastendruck eingeblendet werden, ohne dass dafür zuerst ein Browser oder eine separate KI-Anwendung geöffnet werden muss. Ein «Meeting Agent» kann Besprechungen erfassen, transkribieren, zusammenfassen und daraus Aufgaben ableiten. Diese Informationen lassen sich später erneut durchsuchen oder mit Fragen erschliessen. Entscheidend ist dabei ein weiterer Aspekt: Ein Teil dieser Verarbeitung soll lokal auf dem Endgerät stattfinden.
 

KI rückt näher an den Arbeitsplatz

Damit kommt die Sicherheit ins Spiel. Viele der heute genutzten KI-Dienste basieren auf Cloud-Infrastrukturen. Für Unternehmen entsteht dadurch die Frage, welche Informationen die eigene Organisation überhaupt verlassen dürfen. Das betrifft insbesondere Branchen, die mit vertraulichen oder regulierten Daten arbeiten – beispielsweise Finanzdienstleister, Behörden, Gesundheitsorganisationen, Pharmaunternehmen, Rechtsberatungen oder Beratungsunternehmen. Chaudhri argumentierte deshalb für eine stärkere Nutzung lokaler KI. Bei HP IQ soll ein Orchestrator entscheiden, welche Aufgaben auf dem Gerät bearbeitet werden können und wann externe Informationen benötigt werden. Das zugrunde liegende Prinzip lautet «local first»: Wenn eine Aufgabe lokal erledigt werden kann, sollen die Daten das Gerät nicht verlassen. Ist eine externe Quelle notwendig – beispielsweise eine Webseite oder aktuelle Finanzinformation –, soll dies für den Nutzer sichtbar werden.

Damit entwickelt sich der Arbeitsplatz möglicherweise auch technologisch von einem reinen Zugangspunkt zur Cloud zu einem eigenständigen KI-System. Dafür sprechen neben Datenschutz und Datenhoheit auch wirtschaftliche Überlegungen. Sowohl Chaudhri als auch Casado thematisierten die wachsenden Kosten cloudbasierter KI. Werden immer mehr KI-Agenten und Modelle eingesetzt, steigen auch die dafür notwendigen Rechenleistungen und Token-Kosten. Lokale und cloudbasierte KI dürften deshalb weniger als Gegensätze denn als unterschiedliche Ebenen zukünftiger Unternehmensarchitekturen auftreten.
 

Sicherheit darf die Einfachheit nicht zerstören

Damit entsteht allerdings ein Zielkonflikt. Je höher die Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens sind, desto komplexer werden häufig auch seine Systeme. Zugriffsrechte, Authentifizierung, Netzwerkregeln und Datenschutzvorgaben können den Arbeitsalltag erschweren. Genau deshalb gehören Zanoni zufolge Produktivität, Sicherheit und Einfachheit zusammen.  «Produktiver können wir nur arbeiten, wenn Technologie sicher ist und einfach funktioniert», sagte der Schweizer HP-Chef. Das ist möglicherweise eine der schwierigsten Aufgaben bei der Gestaltung zukünftiger Arbeitsplätze. Sicherheit darf nicht dadurch erreicht werden, dass Mitarbeitende permanent mit Sicherheitsmechanismen beschäftigt sind. Im Idealfall funktioniert sie im Hintergrund. Ähnliches gilt für den IT-Betrieb. Mit seiner Workforce Experience Platform WXP versucht HP beispielsweise, Gerätedaten zentral auszuwerten und technische Probleme möglichst zu erkennen, bevor daraus ein Supportticket entsteht. Auch hier lautet das eigentliche Ziel nicht zusätzliche Technologie, sondern weniger Unterbrechung. Für den Mitarbeitenden wäre der beste IT-Support damit möglicherweise jener, den er gar nicht bemerkt.

Von der «PC-Kiste» zum Arbeitsökosystem

Aus all diesen Entwicklungen zeichnet sich ein grundlegender Wandel ab. Der Arbeitsplatz der Zukunft besteht nicht einfach aus einem leistungsfähigeren Notebook mit zusätzlichen KI-Funktionen. Er wird zu einem Verbund aus Geräten, Software, Räumen, Daten und intelligenten Diensten. Das Notebook kennt das Headset. Der Sitzungsraum erkennt das Notebook. Der Drucker weiss, wohin ein Scan gehört. Eine lokale KI kennt frühere Besprechungen. Die IT erkennt technische Probleme, bevor Mitarbeitende davon beeinträchtigt werden. Und wenn Informationen sensibel sind, bleiben sie möglichst auf dem Gerät oder innerhalb der kontrollierten Unternehmensumgebung.

Das klingt zunächst nach mehr Technologie. Aus Sicht des Mitarbeitenden sollte jedoch genau das Gegenteil wahrnehmbar sein: weniger Technik. Weniger Konfiguration. Weniger Suche. Weniger Unterbrechungen. Weniger Wechsel zwischen Anwendungen. Weniger administrative Arbeit. Dafür mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe. Der moderne Arbeitsplatz wäre damit nicht jener mit den meisten Funktionen. Sondern jener, bei dem möglichst viele Funktionen funktionieren, ohne dass der Mensch darüber nachdenken muss. Damit schliesst sich der Kreis zu den Worten von Peter Zanoni: Der Wert der Technologie bemisst sich letztlich nicht daran, was sie technisch leisten kann. Sondern daran, was Menschen mit ihrer Hilfe leisten können.