Gastbeitrag 11.04.2019, 08:15 Uhr

Mehrwert durch Zutrittskontrolle

Durch Vernetzung, Integration und intelligente Auswertungen lässt sich Mehrwert für neue Geschäftsmodelle generieren. Die Beispiele Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zeigen, wie Daten zu einem Instrument erfolgreicher Unternehmensgestaltung werden.
Schon heute ist es möglich, das Smartphone als Türöffner einzusetzen
(Quelle: Interflex )
Neue Technologien, künstliche Intelligenz, Big Data und Cloud Computing – die digitale Transformation eröffnet eine Vielzahl von Möglichkeiten für intelligente Produkte sowie Dienstleistungen und damit die Basis für neue Geschäftsstrategien. So können Unternehmen nicht nur bestehende Prozesse optimieren, sondern auch die Weichen für vollkommen neue Geschäftsmodelle stellen. Doch vielfach sind die ersten Schritte dahin nicht einfach. Gerade traditionell strukturierte Unternehmen benötigen Anhaltspunkte dafür, mit welchen Massnahmen sie beginnen können. So umfassend die Möglichkeiten auch sein mögen – sinnvoll und wirtschaftlich wird es in den meisten Fällen sein, auf vorhandene Infrastrukturen und Daten aufzusetzen. Dank der Digitalisierung bieten sich etwa auf den Gebieten der Zutrittskontrolle und der Zeiterfassung skalierbare Systeme an, die eine optimale Auswertung von Daten im Sinne einer dynamischen Unternehmensentwicklung erlauben. Denn was zunächst nach einem eng definierten Rahmen – der Arbeitszeiterfassung und der Zutrittskontrolle – klingt, eröffnet bei näherer Betrachtung einen immensen Handlungsspielraum auf allen Hierarchieebenen, bei Bedarf auch über Unternehmensstandorte, Einsatzorte und Landesgrenzen hinaus.

Gestaltungsfreiheit nutzen

Zeiterfassungssysteme führender Anbieter berücksichtigen das neue Nutzerverhalten von Arbeitnehmenden und bieten ihnen beispielsweise die Möglichkeit, per Smartphone ihre Arbeitszeiten mobil zu erfassen. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden ihre Zeiten auch dann sofort buchen, wenn sie beispielsweise im Home Office arbeiten oder beim Kunden im Einsatz sind. Darüber hinaus können Angestellte über das System ihren Urlaub oder eine Dienstreise beantragen oder Arbeitszeiten korrigieren.
Bei der digitalen Auswertung der Daten sollten Zeiterfassungssysteme Optimierungspotenziale bieten, die sich für die gesamte Unternehmenssteuerung auszahlen. Möglich sind konzernweite Analysen, Auswertungen und Aufbereitungen auch grosser Datenmengen, um etwa die Performance verschiedener Kostenstellen oder die Urlaubs- und Fehlzeiten pro Abteilung abzubilden. Als wichtige Grundlage für die Personalplanung sind heute unter anderem Langzeitstatistiken und Jahresvergleiche möglich. Auf diesem Weg lassen sich Überbesetzungen erkennen und wichtige Rückschlüsse für die gesamte Unternehmensplanung ziehen. So dienen Zeitdaten als Basis für fundierte Managemententscheidungen.
Die Anzeigen im Bereich Überstunden können als Frühwarnsystem dienen, um rechtzeitig Gegenmassnahmen zu ergreifen, etwa um einen Burn-out zu verhindern. Darüber hinaus können Betreiber ihr Zeiterfassungssystem dazu nutzen, mittels Projektauswertung mehr Transparenz gegenüber externen Kunden zu erzielen und eine exakte Kontrolle des Projektfortschritts einzurichten. Aus Sicht der Mitarbeiter kann eine solche Lösung durch ihre hohe Flexibilität, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit die Attraktivität des Arbeitgebers und der Arbeitgebermarke stärken. Im Idealfall koordiniert die Software verschiedenste Arbeitszeitmodelle und erlaubt es Personalplanern, innovative New-Work-Szenarien zu gestalten.

Zutritt 5.0

Ein Höchstmass an Sicherheit bieten heute integrierte Zutrittskontrollsysteme nach dem Prinzip «Zutritt 5.0». Damit realisieren auch grosse Organisationseinheiten wie etwa Flughäfen, Universitäten und Kliniken Sicherheitskonzepte, die bis ins Detail auf komplexe Ansprüche zugeschnitten sind. Mit einer professionellen Kombination von Soft- und Hardware lassen sich beispielsweise Türen und Zugänge grosser Gebäudekomplexe über mehrere Kontinente hinweg steuern – mobil und in Echtzeit. Geht es um hohe Sicherheitsanforderungen, gehört die biometrische Zutrittskontrolle bereits bei vielen Unternehmen zum Standard. So steuern Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Grösse vom Multikonzern bis zum Mittelständler mithilfe von Biometrielösungen den Zutritt und die Zeiterfassung. Kunden verschiedenster Branchen setzen schon heute entsprechende Lösungen ein.

Flexibel und benutzerfreundlich

Durch die Integration von Zutrittskontrolle und Zeiterfassung auf einem einzigen Multifunktionsausweis brauchen Mitarbeitende nicht mehr eine Vielzahl von ID-Karten, PINCodes, Passwörtern und Schlüsseln zu verwalten. Anbieter, die den «Zutritt mit dem Smartphone» realisieren, gehen sogar noch einen Schritt weiter. Modernes Nutzerverhalten wird in die Zutrittskontrolle integriert, das Smartphone wird zum Türöffner. Genauso ist inzwischen eine automatische Vergabe von Zutrittsrechten möglich. Damit können Unternehmen mehrere Dutzend, Hundert oder auch Tausend Zutrittsrechte verwalten. Online-Systeme erlauben eine zentrale Steuerung und Kontrolle – auch für sicherheitsrelevante Bereiche etwa in Banken, in der Forschung und Entwicklung von Industriebetrieben, bei Energieanbietern oder in öffentlichen Bereichen wie Flughäfen.
Aktionsradius erweitern
Die kombinierte Zutrittskontrolle und Zeiterfassung in einem System bildet die Basis für folgende Möglichkeiten. Die Auswahl ist für jeden Betreiber individuell an den konkreten Bedarf anpassbar.
Ein unternehmensspezifisches Workforce Management inklusive
  • Zeiterfassung/Zeitwirtschaft vor Ort und mobil
  • Projektzeit- und Kostenstellenerfassung
  • Personaleinsatzplanung und -bedarfsanalyse
  • Dienstplanerstellung und -bearbeitung
  • Zertifizierte Lohnschnittstellen

Individuelle Sicherheitskonzepte inklusive
  • Zutrittskontrolle
  • Ausweismanagement mit Multifunktionsausweisen und Updates in Echtzeit
  • Biometrielösungen für besonders sicherheitsrelevante Zonen
  • Videoüberwachung und Live-Bildvergleich
  • Sicherheitsleitstand mit Anbindung an Gefahren-, Einbruch- sowie Brandmeldeanlagen und individuell definierten Warnszenarien
  • Besucherverwaltung sowie Parkplatz- und Aufzugsteuerung

Marktposition ausbauen

Unser Überblick zeigt, dass Verwaltungsprozesse mittels Vernetzung und moderner integrierter Software-Systeme eine vollkommen neue Bedeutung für die Unternehmensführung erhalten. Neue Geschäftsmodelle entstehen und bergen innovative Potenziale für die Personalführung, inhaltliche Prozesse und Kundenbeziehungen.
Für die strategische Ausrichtung von Unternehmen und Organisationen sowie für die Positionierung in Zukunftsmärkten entwickelt sich die gezielte Nutzung interner Daten zu einem entscheidenden Erfolgswerkzeug. Unternehmen, die diese Potenziale ihren Mitbewerbern überlassen, riskieren womöglich Einbussen, insbesondere auf den Ebenen Recruiting und Mitarbeiterbindung, Research und Development sowie im Vertrieb.
Der Autor
Jörg Wissdorf
Jörg Wissdorf ist Geschäftsführer von Interflex Datensysteme. www.interflex.de

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