Praxis 19.06.2015, 09:00 Uhr

Budgetplanung ohne Copy & Paste

Budget- und Finanzplanung mit Excel ist in Schweizer Unternehmen gang und gäbe. Auch das Amt für Freiheitsentzug und Betreuung des Kantons Bern kämpfte mit Medienbrüchen, bis es auf inova:plan umstellte. Die Durchlaufzeit des Budgetprozesses ist gesunken, die Qualität der Daten gestiegen.
Ob Jugendliche, die «Bubenstreiche» begehen, Kleinkriminelle oder Betrüger, Schwerverbrecher oder Sexualstraftäter – wird ein Krimineller erwischt, so blühen ihm freiheitsentziehende, kriminalrechtliche Sanktionen. Bei Jugendlichen werden je nachdem auch ambulante Massnahmen verhängt. In allen Fällen kümmert sich im Kanton Bern das Amt für Freiheitsentzug und Betreuung (FB) um die Delinquenten. Das Amt gehört zur Polizei- und Militärdirektion (POM). Droht den Straftätern eine Haftstrafe, so werden sie in eine der vier Anstalten für Erwachsene, eines der beiden Jugendheime oder eines von fünf Regionalgefängnissen eingewiesen. Den Transport erledigt der amtseigene Transportdienst. Für kranke Insassen betreibt das FB eine Krankenstation im Inselspital Bern. Die Betreuungsaufgaben sind anspruchsvoll. Die Mitarbeitenden sind professionell geschult darin, die Insassen unabhängig von Herkunft, Stellung und Delikt mit Respekt zu behandeln und die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Administrativ begleitet werden die Anstalten von der Abteilung Bewährungshilfe und alternativer Strafvollzug sowie von der Abteilung Straf- und Massnahmenvollzug. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des Amtes ist in den Zentralen Diensten angesiedelt. Wie die meisten privatwirtschaftlichen Unternehmen kämpfte es bis vor Kurzem mit komplexen und aufwändigen Planungsabläufen im jährlichen Budgetprozess.

Ausgangslage

Insgesamt sind in den Anstalten, Jugendheimen, Gefängnissen sowie in den Zentralen Diensten des Amtes FB fünfzehn Finanzverantwortliche für den Planungsprozess verantwortlich. Jede Organisationseinheit erarbeitet ihre Planung eigenständig. Bis zur Einführung der integrierten Planung mit inova:plan hatten die Finanzverantwortlichen vor Ort Zugriff auf eine eigens programmierte Accessdatenbank. Als Vorsystem diente Excel, die Budgetwerte wurden anschliessend in die Accessdatenbank eingetragen. Die Gesamtkontrolle der Accessdatenbank erledigte das Rechnungswesen in den zentralen Diensten. Diese umständliche Lösung entsprach je länger desto weniger den Anforderungen.

Ziele

Ein grosses Hindernis bei der Budget- und Finanzplanung des FB war der Medienbruch. Die Daten zwischen Excel und Accessdatenbank zu konsolidieren, war fehleranfällig. Ein wichtiges Ziel war deshalb, die Medienbrüche zwischen Vorplanung, konsolidierten Daten und Finanzinformationssystem künftig zu vermeiden. Als weiteres wichtiges Ziel sollte der Budgetprozess nachvollziehbar sein und so beispielsweise Budgetkürzungen transparent machen. Der Arbeitsaufwand aller Beteiligten sollte weiter reduziert werden, indem das Amt FB das Zahlenmaterial für die nächste Planperiode automatisch auf Basis der aktuellen Plandaten aufbereitet. Die Daten sollten zudem jederzeit tagesaktuell abrufbar sein und automatisch konsolidiert werden. Insgesamt sollte die integrierte Lösung die Durchlaufzeit des Budgetprozesses spürbar verringern.

Vorgehen

Bevor sich die Verantwortlichen des Amtes FB für die Einführung von inova:plan entschieden, tauschten sie sich mit den Verantwortlichen eines anderen Amtes innerhalb der POM aus, das bereits an einer Lösung mit inova:plan arbeitete. Das Amt FB analysierte die verfügbaren Unterlagen und verschaffte sich an einer Online-Demo einen Live-Eindruck der Lösung. Beides überzeugte. Die Verantwortlichen entschieden sich, inova:plan ebenfalls einzuführen und im Projektteam aus Vertretern des Schwesteramtes und der inova aktiv mitzuwirken. Als erstes analysierte und dokumentierte das Amt FB seinen Budgetprozess. Der Prozess musste im Planungsinstrument detailliert abgebildet werden, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Weiter klärten die Verantwortlichen die Anwenderbedürfnisse ab und entwickelten das Lösungskonzept zusammen mit dem Projektteam weiter. Daraus ergab sich für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation: Die inova erhielt einen vertieften Einblick in die Bedürfnisse des Kunden und in dessen Fachprozesse. Das Amt FB gestaltete das Produkt direkt mit und konnte zusätzliche Anforderungen einbringen. Dadurch wurden zum Beispiel die Benutzerführung weiter vereinfacht und zusätzliche Eingabefelder eingebaut. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Lösungskonzept

Lösungskonzept

Nach kurzer Schulung durch die inova übertrug das Projektteam den erarbeiteten Planungsprozess von FB in die Systemkonfiguration. Die Konzeption war damit abgeschlossen, der produktive Betrieb konnte beginnen. Als erstes wurde im zentralen Finanz- und Rechnungswesen FB festgelegt, wer welche Berechtigungen erhält und in welchen Buchungszeiträumen Daten ins System eingegeben werden können. Anschliessend gaben die Finanzverantwortlichen vom Amt FB ihre Budgetdaten in einer ersten Planvariante ins System ein. Via Windows- oder Web-Client war das neu auch von dezentralen Organisationseinheiten aus möglich. Bei der Bottom-up-Budgetierung gaben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig Computerpraxis ihre Daten ebenso problemlos ins System ein wie routinierte Controller. Auf diese Weise erstellten sie gemeinsam praktisch in einem Arbeitsgang das Budget des Amtes für das Folgejahr sowie die Finanzpläne für die darauffolgenden drei Jahre mit je rund 1800 Geschäftsfällen (80 Konti). Die Budgeteingaben wurden anschliessend durch das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste kontrolliert. Die Budgetänderungen der Direktion POM sowie des Regierungsrates haben die Verantwortlichen in weiteren Runden, als neue Varianten, in den Organisationseinheiten direkt im System umgesetzt. Der Entstehungsprozess des Budgets und des Finanzplans ist damit zu hundert Prozent nachvollziehbar. Gleichzeitig nutzt die Amtsleitung das System für das laufende Controlling. Die Reports von inova:plan tragen erheblich zur Übersicht bei und erleichtern das Controlling des Amtes wesentlich. Sie basieren auf den zentral gespeicherten, konsolidierten Daten. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des FB kann jederzeit Varianten vergleichen, filtern und weiterbearbeiten. Per Datenexport erstellen die Verantwortlichen Berichte und Präsentationen, stets basierend auf tagfertigen Daten. Gleichzeitig haben die Organisationseinheiten permanent Zugriff auf diejenigen Daten, auf die sie berechtigt sind. Das ist ein weiterer Vorteil der integrierten Planung.

Fazit: Ziel erreicht

Das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste des FB hat mit inova:plan seine Ziele erreicht. Die Datenqualität und -aktualität hat sich deutlich verbessert, ebenso wie die Transparenz des Prozesses. Daten können für neue Planungsperioden automatisch übernommen werden. Der Arbeitsaufwand hat sich für das Amt merklich reduziert und damit letztlich die Durchlaufzeit des Budgetprozesses insgesamt. 
Case Study Integrierte Budget- und Finanzplanung
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Über die Autorin
Nicole Viviane Chuard ist Projektleiterin bei der inova:Solutions AG.
Zum Unternehmen: Die inova:solutions AG entwickelt seit 20 Jahren in der Schweiz Business Software für die öffentliche Verwaltung und für Dienstleistungsunternehmen.
Weitere Informationen zum Thema Budget-Prozess finden Sie auf der inova:solutions-Website
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