Partnerzone Ricoh
30.11.2016, 11:00 Uhr
Betreibungen ? Jetzt auch digitalisiert
Vor drei Jahren stand das Genfer Betreibungsamt (OPGE) vor zahlreichen Herausforderungen: Es galt, die 30-jährige IT-Plattform zu modernisieren, um den neuen elektronischen Datenstandard eSchKG zu unterstützen; zudem lagen sehr spezifische Anforderungen vor, die bestehende Lösungen nicht erfüllen konnten. Das Genfer Betreibungsamt beauftragte ELCA damit, diese Anforderungen aufzunehmen und die geplanten Veränderungen umzusetzen.
Jetzt den ELCA-Newsletter abonnieren Als grösstes Betreibungsamt der Schweiz bedient das Genfer Betreibungsamt an seinen Schaltern täglich über 500 Kunden. Jährlich werden dabei über 280’000 Betreibungsbegehren und 180’000 Fortsetzungsbegehren bei einem Finanzfluss von 500 Millionen Schweizer Franken bearbeitet. Im Umgang mit einem derartigen Volumen bedarf es einer besondere Organisation: In Genf sind 250 Mitarbeitende in Kompetenzteams organisiert, die sich mit bestimmten Aspekten des Prozesses befassen (im Gegensatz zu kleineren Ämtern, wo gewöhnlich eine Person den gesamten Prozess abwickelt).
Digitaler Wandel
Ende 2013 erkannte das Genfer Betreibungsamt, dass der Versuch, eine bestehende Betreibungslösung zu integrieren, fehlschlagen würde, da diese nicht alle benötigten Funktionen abdecken können. Stattdessen beschloss das Amt, eine spezifische Betreibungslösung zu entwickeln. Dabei wurde eine vollständige Digitalisierung der Geschäftsabläufe angestrebt – die Geburtsstunde des Projekts OPUS. Die IT-Abteilung des Kantons Genf (DGSI) beschloss, dass beim Aufbau der neuen Plattform ELCA für die Umsetzung verantwortlich sein wird. Die Erwartungen waren hoch:
- Unterstützung des neuen Datenstandards für den Austausch elektronischer Geschäftsinformationen (eSchKG 1.1 bis 2.1)
- Steigerung der Dienstleistungseffizienz im Hinblick auf eine bessere Einhaltung gesetzlicher Fristen bei Verfahren
- Verbesserung der Informationsqualität (z. B. Auffindung von Mehrfachschuldnern)
Um diese Erwartungen erfüllen zu können, musste das neue Tool unter Berücksichtigung der folgenden Spezifikationen entwickelt werden:
- OPUS ist eine vollständig papierlose Lösung: Alle physischen Dokumente werden bei Eingang digitalisiert und archiviert. Dadurch bleiben Qualität und Zugänglichkeit der Informationen über die Jahre hinweg erhalten, und der Umgang mit vertraulichen Daten wird verbessert.
- OPUS steuert die Geschäftsabläufe: Die elektronischen Dokumente werden in die - von einer BPM-Engine orchestrierten - Arbeitsabläufe (Workflows) eingespeist. Die alte Arbeitsverteilung (auf Grundlage einer physischen Dokumentenübermittlung) wird durch eine automatische Aufgabenzuteilung an Benutzergruppen ersetzt. Die Workflows ermöglichen auch eine effizientere Bearbeitung der Verfahrensabschnitte, die in der Vergangenheit besonders zeitaufwendig waren (z. B. Versenden der Vorladungskopien an die Gläubiger).
- OPUS profitiert vom Ökosystem des Staates Genf: Das Projekt ist mit der Datenaustauschplattform SEDEX verbunden und kann auf diese Weise elektronisch mit Gläubigern, kantonalen Registern (Personen, Adressen usw.) und Diensten (z. B. E-Government) kommunizieren. Dadurch verbessert sich die Qualität von Daten und Dienstleistungen. OPUS kommuniziert auch mit externen Partnern (z. B. mit der Sendungsverfolgung Track & Trace der Schweizerischen Post).
Ein agiler Ansatz
Die Benutzer waren am Anfang skeptisch gegenüber OPUS eingestellt. Dies kommt häufig dann vor, wenn die alten Anwendungen zuvor über Jahre hinweg aufgebaut wurden und eng mit den Geschäftsabläufen verknüpft sind. Für grundlegende Veränderungen der Geschäftsabläufe waren die Benutzer wenig offen, sodass es unmöglich war, die Lösung zu Beginn komplett zu spezifizieren und basierend darauf zu entwickeln. Die einzige Möglichkeit bestand in einer schrittweisen Entwicklung der Lösung. Auf diese Weise konnten die Fachleute gleich von Anfang an in das Projekt der IT-Transformation einbezogen werden. Für den Kanton Genf war dies die erste Erfahrung mit einem agilen Ansatz. Doch die von ELCA gewählte Methode – die Implementierung mittels dem von ELCA entwickelten AgileIT durchzuführen – konnte die zuständigen Personen überzeugen. ELCA und der agile Ansatz haben ihr Versprechen gehalten: Nach zwei Jahren harter Projektarbeit wurde OPUS Anfang 2016 erfolgreich live geschaltet. Dabei wurde das Budget eingehalten und OPUS wurde direkt im gesamten Betreibungsamt eingeführt. Doch es kommt noch besser: Bereits nach Ablauf der ersten Periode mit dem neuen System, konnten verschiedene Produktivitätsindikatoren massiv verbessert werden. Nun, da sich die Einführungsperiode von OPUS dem Ende zuneigt, werden sich die IT-Abteilung des Kantons Genf (DGSI) und ELCA darauf konzentrieren, die Organisationsentwicklung des Amtes zu Ende zu führen, damit der volle Nutzen der neuen Lösung zum Tragen kommt und die Transformation des Genfer Betreibungsamts vollends umgesetzt wird.
