Hohe Anforderungen an ein solides Vertragsmanagement

* Alexandra Osmani, Circle Unlimited AG Häufig gibt in Unternehmen das interne Audit im Rahmen einer Revision den Anstoss, um Vertragsmanagementprozesse auf Bestand und Sicherheit zu prüfen. Rechtliche Anforderungen müssen erfüllt und unternehmerische Risiken unter Kontrolle sein. Auch bei der SIG Combibloc Group, einem der weltweit grössten Hersteller von Kartons und Füllmaschinen für Lebensmittel und Getränke, stellte die interne Revision Lücken in der Vertragsverwaltung fest. So bestand kein vollständiger Überblick über alle Verträge und die daraus entstehenden Verbindlichkeiten gemäss Sarbanes-OxIey, European Governance oder Basel II und III. Die eingeschränkte Revisionssicherheit war Auslöser, das vorhandene System und Verfahren auf den Prüfstand zu stellen. «Wir wollten ein global zugängliches und einheitliches Vertragsverwaltungssystem, das in unsere internationale Unternehmensstruktur passt und vollständigen Überblick über die laufenden Verträge liefert», erklärt Karsten Lenzen, Business Applications Architect beim IT-Dienstleister SIG Information Technology GmbH. Auf das System sollten bereichsübergreifend sowohl interne als externe Fachkräfte, beispielsweise Rechtskonsulenten, Zugriff haben. Weil bislang kein zentrales Vertragsverwaltungssystem existierte, bestand stets das Risiko, dass sowohl der Rechts- als auch der Finanzbereich keine lückenlose Kenntnis über alle Verträge und den sich daraus ergebenden Verbindlichkeiten besass. Daher definierte der Rechtsbereich Anforderungen an ein neues System. Die Lösung sollte in einem ersten Schritt in den Bereichen Recht und Einkauf zum Einsatz kommen und später sukzessive in weiteren Bereichen wie Service, Vertrieb, Forschung & Entwicklung und IT. Eine der Herausforderungen bestand darin, das Anforderungspaket so zu schnüren, dass es abschliessend zu den jeweils unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Bereiche passte. Mehrdimensionale Anforderungen «Um die für uns passende Lösung zu finden, definierten wir einen Anforderungskatalog aus Must-Haves, Should-Haves und Nice-to-Haves. Gleichzeitig sollte auch der Grad der Standardisierung einer Funktionalität bewertet werden. Anhand der aufgestellten Auswahlkriterien und deren Gewichtung evaluierten wir schliesslich sieben Anbieter», erzählt Lenzen. Die Wahl fiel dann auf die Lösung cuContract. «Das System lieferte die beste Gesamtabdeckung der Anforderungen. Circle Unlimited hat unseren Kriterienkatalog zu über achtzig Prozent erfüllt und lag damit vor den anderen Anbietern», begründet Lenzen die Entscheidung. Unter anderem  gehörten die vollständige Integration in SAP und deine mehrstufige Berechtigungsprüfung zu den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen (siehe auch Tabelle auf Seite 3). Das Vertragsmanagement war von Anfang an ein bereichsübergreifendes Thema. Das neue System unterstützt die verschiedenen SAP-Module in den einzelnen Fachbereichen beziehungsweise interagiert diesen (Multi SAP-System Support). Das Vertragsmanagementsystem übernimmt dabei automatisiert alle vertragsrelevanten Daten aus den jeweiligen SAP-Systemen – seien es Stammdaten (z.B. Kunden- oder Lieferantendaten), Berechtigungen, Laufzeiten oder Aufbewahrungspflichten. Ebenso können diese aus CuContract und aus den Verträgen wieder in die SAP-Systeme zurückgespielt werden. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Sicherheit und Workflow Sicherheit und Workflow Da Vertragsdaten in der Regel sensibel sind, legte das Unternehmen besonderen Wert auf abgestufte Zugriffsbeschränkungen und genau einstellbare Zugriffskriterien. «Gemeinsam mit Circle Unlimited definierten wir in Abhängigkeit zur Funktion der Mitarbeiter Nutzerrollen, die den einzelnen Usern zugeordnet werden. Die differenzierten Berechtigungen bestimmen für jeden Zugriff und jede Funktionsausführung, wer welche Informationen einsehen, anlegen und bearbeiten darf», führt Lenzen aus. Alle Eingaben, Änderungen und Anlagen zu einem Vorgang werden revisionssicher protokolliert. Für einen verbesserten Workflow und mehr Planungssicherheit forderte der Auftraggeber zudem ein automatisches Termin- und Fristenmanagement. Heute erhalten die Verantwortlichen rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Vertrags- oder Aufbewahrungsfristen auslaufen oder eine Kündigungsfrist ansteht. «Wir reduzieren so das Risiko, finanzielle Nachteile aus versäumten Fristen zu erfahren», sagt Lenzen. Die Anwender haben auch die Möglichkeit, aus dem Vertragsverwaltungssystem in die E-Mail-Anwendung zu wechseln, E-Mails direkt aus dem System heraus mit Anhängen zu versenden oder umgekehrt aus dem E-Mail-Programm ohne Umwege in das Vertragsmanagement zu gelangen. Ein Wechsel zwischen E-Mail-Anwendung und SAP ist nicht mehr notwendig. Die Suche nach beispielsweise Vertragspartnern, -art, -laufzeit oder zuständigem internen Bereich ist über eine Google-ähnliche Suchfunktion realisiert, die alle vertragsrelevanten Daten und Dokumente wie E-Mails, Formulare, PDFs oder auch Bilder findet. Abgesehen vom Einlegen der Papierdokumente in den Scanner, verlaufen der Digitalisierungsprozess inklusive OCR-Erkennung sowie die Übernahme der Vertragsdokumente und der vertragsrelevanten Korrespondenz automatisiert. Aktuell verwaltet und verarbeitet das System rund 1500 Verträge in unterschiedlichen Sprachen wie Englisch, Chinesisch, Deutsch und brasilianisches Portugiesisch und damit bereits einen wesentlichen Teil aller Verträge. Fazit: Lücke geschlossen «Die Einführung der Software lief sehr gut und nahezu exakt im geplanten Zeitraum. Vom Projektstart bis zur ersten Produktivsetzung im Rechtsbereich dauerte es sechs Monate. Der Einkauf folgte einen Monat später», so Lenzens. Seit Ende September 2013 nutzen auch die Bereiche Vertrieb und Service die Vertragsverwaltung. Als nächstes steht der Rollout in den Bereichen IT sowie Forschung  und Entwicklung auf der Agenda. Auch ist die Anbindung mobiler Endgeräte wie Smartphones oder Tablets an das System denkbar. Lenzens Fazit: «Mit dem neuen Vertragsmanagementsystem kann SIG Combibloc nun global alle Verträge verwalten, überblicken und überwachen. Die Lücke ist geschlossen und die Revisionssicherheit als ursprünglicher Auslöser für die Systemeinführung gegeben. Dazu hat sich der Workflow und die Sicherheit der Daten wesentlich verbessert.» Das Projekt ! KASTEN ! ! KASTEN ! ! KASTEN ! Lesen Sie auf der nächsten Seite: Anforderungskatalog Vertragsverwaltungssystem Anforderungskatalog Vertragsverwaltungssystem ! TABELLE !