06.11.2009, 11:34 Uhr
Jedes dritte Meeting überflüssig
Manager halten mehr als ein Drittel ihrer Meetings für Zeitverschwendung. Allerdings sind sie nicht unbedingt produktiver, wenn eine Konferenz abgesagt wird, ergab eine Umfrage.
In den Augen der Schweizer Personal- und Finanzmanager sind Meetings oft Pflichttermine, deren Besuch nicht rentiert. 39 Prozent aller Konferenzen sind überflüssig, meinen 6000 Manager aus 20 Ländern in einer Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half.
Die Gründe für unproduktive Besprechungen sehen die Befragten oftmals in ihren Kollegen. So bemängeln 44 Prozent die Anwesenheit von Mitarbeitern, deren Teilnahme nicht erforderlich ist, 37 Prozent kritisieren die ungenügende Vorbereitung der Gesprächspartner. Aber auch ausufernde Diskussionen, die nicht zum Thema gehören(43%), und unklare Gründe für das Meeting (34 Prozent) führen zu Unzufriedenheit.
Um Meetingfrust zu verhindern, gibt es in 36 Prozent der Unternehmen an einem Tag pro Woche keine Konferenz. Daraus resultiert der Umfrage zufolge jedoch nicht automatisch ein Produktivitätsschub. Vielmehr meinen 47 Prozent aller Angestellten, dass sich das ungestörte Arbeiten nicht auf ihre Leistung auswirkt. Genauso viele Befragte haben an meetingfreien Tagen sehr wohl eine höhere Produktivität bei sich feststellen können.
Tipps für produktive Meetings
Robert-Half-Zentraleuropachef Sven Hennige weiss, dass Meetings durchaus wichtig sind, sich aber ihre Anzahl in Grenzen halten sollte. Da Treffen bisweilen unumgänglich sind, gibt Hennige sieben Tipps für produktivere Konferenzen:
1.) Dauer auf 30 bis 45 Minuten begrenzen - danach lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.
2.) Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumen - dadurch kann die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Dauer ist automatisch auf die Zeit des Essens begrenzt.
3.) Für regelmässige Meetings sollten vorher von den Teilnehmern Agendapunkte eingefordert werden. Reicht niemand Vorschläge ein, kann auch die Besprechung abgesagt werden.
4.) Für jeden Agendapunkt sollte ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden, auf dessen Einhaltung der Diskussionsleiter achtet.
5.) Wird die Agenda rechtzeitig verschickt, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich auf das Meeting vorzubereiten.
6.) Wenn ein Agendapunkt nicht hinreichend erörtert werden kann, weil wichtige Teilnehmer oder Informationen fehlen, gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen.
7.) Einzelne Teilnehmer sollten damit beauftragt werden, offene Punkte so vorzubereiten, dass er beim nächsten Treffen besprochen werden kann.
Robert-Half-Zentraleuropachef Sven Hennige weiss, dass Meetings durchaus wichtig sind, sich aber ihre Anzahl in Grenzen halten sollte. Da Treffen bisweilen unumgänglich sind, gibt Hennige sieben Tipps für produktivere Konferenzen:
1.) Dauer auf 30 bis 45 Minuten begrenzen - danach lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.
2.) Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumen - dadurch kann die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Dauer ist automatisch auf die Zeit des Essens begrenzt.
3.) Für regelmässige Meetings sollten vorher von den Teilnehmern Agendapunkte eingefordert werden. Reicht niemand Vorschläge ein, kann auch die Besprechung abgesagt werden.
4.) Für jeden Agendapunkt sollte ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden, auf dessen Einhaltung der Diskussionsleiter achtet.
5.) Wird die Agenda rechtzeitig verschickt, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich auf das Meeting vorzubereiten.
6.) Wenn ein Agendapunkt nicht hinreichend erörtert werden kann, weil wichtige Teilnehmer oder Informationen fehlen, gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen.
7.) Einzelne Teilnehmer sollten damit beauftragt werden, offene Punkte so vorzubereiten, dass er beim nächsten Treffen besprochen werden kann.
