HR-Automatisierung: Fünf HR-Prozesse, die Sie optimieren können

Im Bereich Human Resources (HR) können viele Abläufe mit moderner Software automatisiert werden: Von der Personalplanung über die Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zu Lohnabrechnungen, Weiterbildungen und Einarbeitungen. Wenn die manuelle Eingabe von Daten, das Sortieren von Formularen und Stundenzetteln entfallen, können in der Personalabteilung Zeit und Geld eingespart werden. So bleiben mehr Kapazitäten, um sich mit der Gewinnung und dem Halten von Talenten zu befassen. In diesem Beitrag werden fünf HR-Prozesse näher vorgestellt, die automatisiert werden können.

1. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters entscheidet massgeblich darüber, wie reibungslos und erfolgreich er zukünftig im Unternehmen arbeiten kann. Der Onboarding-Prozess sollte zugleich möglichst wenig Ressourcen und Zeit in Anspruch nehmen. Dies gelingt mit einer Prozessautomatisierung. Eine Workflow-Software stellt sicher, dass neue Mitarbeiter beim Eintritt ins Unternehmen gut betreut werden und alle relevanten Arbeitsabläufe kennenlernen. Darüber hinaus sorgt die Workflow-Software dafür, dass alle nötigen Dokumente griffbereit vorliegen.

2. Verfahren bei Abwesenheit

Ob es sich um Krankheit, Urlaub oder Fortbildung handelt, Abwesenheiten müssen von der Personalabteilung registriert werden. Dies führt vor allem in grossen Unternehmen zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand. Das Ausfüllen von Papierformularen kostet wertvolle Zeit. Mit einer digitalen Registrierung von An- und Abwesenheiten lässt sich die Arbeit beschleunigen. Zudem werden Fehlerquellen bei der Urlaubsberechnung vermieden. Eine gute Workflow-Software sorgt für Übersichtlichkeit und ermöglicht das zügige Abarbeiten der Vorgänge. Da alle Daten automatisch im Dateiverwaltungssystem gespeichert werden, hat man alle Informationen verfügbar und benötigt weniger Rechercheaufwand.

3. Dokumentation und Regulierung

In stark regulierten Bereichen wie der öffentlichen Verwaltung und dem Gesundheitswesen müssen viele Prozesse dokumentiert werden. Zudem sind zahlreiche Formulare und Erklärungen notwendig, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Hinzu kommen das Nachverfolgen und die Übermittlung der Formulare an die richtige Stelle. Mit einer HR-Automatisierung machen sich Unternehmen und Behörden das Leben leichter. Die Digitalisierung sorgt in diesem Bereich für die nötige Übersichtlichkeit und gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften. Die Workflow-Software gibt die Prozesse an die zuständigen Mitarbeiter weiter und sorgt dafür, dass Fristen eingehalten werden.

4. Umgang mit Stundenzetteln

Die Dokumentation von Arbeitszeiten und Arbeitsleistungen erfolgt vielfach über Stundenzettel. Das Ausfüllen und die Auswertung nehmen viel Zeit in Anspruch. Lücken im digitalen Arbeitszeiterfassungssystem müssen oft durch manuelle Ergänzungen gefüllt werden. Eine Automatisierung des Umgangs mit Stundenzetteln steht deshalb bei den meisten Unternehmen ganz oben auf der To-do-Liste. Mit einer modernen Software und eine App zur mühelosen Zeiterfassung lässt sich der Prozess der Gehaltsabrechnung rationalisieren. Ausserdem werden menschliche Fehler vermindert. Eine Digitalisierung der Zeiterfassungsbögen erleichtert die Eingabe der relevanten Informationen über ein digitales Formular, wodurch alle Daten der Personalabteilung für die Verarbeitung sofort zur Verfügung stehen. Die digitalen Stundenzettel werden per KI überprüft und zur Genehmigung an die Personalabteilung weitergereicht. Sämtliche Informationen werden in einer Datenbank gespeichert und laufend aktualisiert. Unstimmigkeiten können zuverlässiger entdeckt und doppelte Arbeitsprozesse vermieden werden.

5. Die Ausgliederung von Mitarbeitern

Auch Entlassungsprozesse können mit einer Workflow-Software rationaler gestaltet werden. Insbesondere für Unternehmen, die mit sensiblen Daten operieren, ist es wichtig, den Zugang zu regulieren und für ausgeschiedene Mitarbeiter zu sperren. Solche Prozesse sollten automatisiert werden, um bei der Schliessung von Konten nichts zu übersehen. Darüber hinaus ist beim Offboarding dafür zu sorgen, dass eine gute Übergabe stattfindet und kein wichtiges Wissen verloren geht. Die Workflow-Software erstellt eine Checkliste für den Offboarding-Prozess und stellt alle nötigen Dokumente zur Verfügung. Zudem gewährleistet die Software die Sicherung sensibler Daten.

Fazit: Die Automatisierung von HR-Prozessen spart Zeit und Geld

Mit einer modernen und leistungsstarken Workflow-Software können Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand in ihrer Personalabteilung vermindern. Die Software steigert die Effizienz und reduziert menschliche Fehler bei manuellen Bearbeitungsvorgängen. Automatisierte HR-Prozesse führen zudem alle wichtigen Daten zusammen, leiten sie an die zuständigen Mitarbeiter weiter und stellen die Datenverfügbarkeit für Onboarding, Offboarding, Zeiterfassung und viele andere Prozesse sicher. Darüber hinaus erleichtert die Workflow-Software die Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Vorschriften.