Evatec ordnet mit SAP Cloud ERP sein Projektgeschäft neu

Ich gebe es offen zu. Ich liebe ERP-Projekte. Vielleicht darum, weil ich früher selbst mal in diesem Bereich tätig war. Egal, im SAP-Umfeld ist mir ein Projekt ins Auge gestochen, das ich hier kurz vorstellen will. Es geht um die Evatec AG im sanktgallischen Trübbach. Das Unternehmen beschäftigt immerhin rund 550 Mitarbeitende weltweit, also ein Schweizer KMU in der Topliga. Was mich beim Projekt angesprochen hat, ist das Dilemma zwischen unternehmerischen Erfolg und dem Schritthalten auf digitaler Ebene. Ich denke, das ist ein Problem, das viele KMU in der Schweiz - auch wenn es keine SAP-Kunden sind - aus eigener Erfahrung kennen.

Bestimmt fragt sich jeder Anlagebauer: Was kostet meine Anlage wirklich unter dem Strich? Also einschliesslich Produktion, Installation, Inbetriebnahme und späterer Garantieleistungen. Für Evatec war diese Frage bisher nur mit erheblichem Aufwand zu beantworten. Mit der Einführung von SAP Cloud ERP Public Edition hat das Unternehmen die Grundlage geschaffen, um die verschiedenen Phasen eines Kundenprojekts auszuwerten. Das Thema ist an und für sich schon komplex. Hinzukommt, dass die Evatec ihre Anlagen in die ganze Welt liefert. Ob nach USA, Europa oder Asien - die Anlagen werden in der Schweiz geplant, beschafft, montiert und getestet, anschliessend beim Kunden installiert und auch nach Ablauf der Garantie betreut. Das ist kein Zuckerschlecken und erfordert viel Organisation. 

Dringend gesucht: mehr Transparenz und klare Prozesse

In der früheren Systemlandschaft waren Produktion, Auslieferung, Installation und Garantie teilweise auf unterschiedliche Aufträge und Anwendungen verteilt. Individuelle Lösungen, Schnittstellen und manuelle Arbeitsschritte erschwerten den Überblick. «Wir wollten eine Grundlage schaffen, mit der sich die Firma aus Managementsicht besser steuern lässt», sagt Nicolas Wenger, Enterprise Architect bei Evatec.

Heute lassen sich Materialentnahmen, Produktionsleistungen, Einkaufskosten sowie Installations- und Garantieaufwand einem Projekt zuordnen. Evatec kann die einzelnen Phasen getrennt betrachten oder über den Lebenszyklus einer Anlage hinweg analysieren. Damit soll genauer erkennbar werden, welche Marge ein Auftrag nach Einbezug der späteren Leistungen erzielt.

Wer strukturiert arbeiten will, muss Spielregeln einhalten

Die Umstellung betraf Finanzen, Verkauf, Einkauf, Produktion und Projektgeschäft. Evatec legte verbindliche Prozesse fest, die über Funktionen und Länder hinweg gelten. Buchungen müssen vollständig erfolgen, Rollen eingehalten und Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentiert werden. Unplausible Buchungen sollen dadurch leichter auffallen.

Für die Mitarbeitenden bedeutet das auch weniger Spielraum, bisherige Abläufe individuell zu handhaben. «Unser Prozess war früher teilweise einfacher», sagt Nicolas Wenger. «Heute gibt es einen Prozess, an den man sich halten muss. Für das Business wurde es nicht zwingend einfacher, wohl aber transparenter und steuerbarer.»

Evatec verfolgt dabei das Clean-Core-Prinzip: Der ERP-Kern soll möglichst nahe am Standard bleiben; notwendige Erweiterungen setzt das Unternehmen gezielt ausserhalb des Kerns um. Dafür musste es klären, welche Prozessvarianten weiterhin nötig sind und wer die Verantwortung für Abläufe und Daten trägt.

Zehn Monate Einführung, sechs Monate Nachbetreuung

Wer schon einmal ein ERP-Projekt geleitet (oder verkauft) hat, weiss, dass es dazu einen langen Schnauf braucht. Das Evatec-Projekt lagen zwischen Vertragsunterzeichnung und Produktivstart nur zehn Monate, so der Softwarehersteller SAP. Aus meiner Sicht sehr sportlich, aber nachvollziehbar, denn das Management bei Evatec hatte die Umstellung in einer Phase vergleichsweise schwacher Marktentwicklung beschlossen und wollte das Zeitfenster für die Vorbereitung auf weiteres Wachstum nutzen. Aus meiner Erfahrung ein guter Ansatz, denn wann hat man mehr Zeit als in einer Flaute? Vorausgesetzt natürlich, dass man auch den finanziellen Spielraum hat. 

Innerhalb der knapp bemessenen Frist musste das Projektteam Prozesse definieren, Stammdaten bereinigen, Rollen und Berechtigungen festlegen sowie Schnittstellen aufbauen. Hinzu kamen Datenmigration, Tests und Schulungen. Das übliche Prozedere halt. Immerhin unterstützten externe Spezialisten  die Umsetzung und den Übergang in den Produktivbetrieb.

Eine ERP-Einführung ist ein andauernder Prozess

Viele Anwender betrachten ein ERP-Projekt als ein Vorgang, der einen Anfang und ein klares Ende hat. Das ist halt nicht wie ein Auto, das man bestellt und am Tag X reinsitzt und losfährt. Die klassiche ERP-Erfahrung hat auch Evatec gemacht. Nach Angaben aus der Projektbeschreibung gelang der Start zwar reibungslos und ohne Betriebsunterbruch. Damit war die Arbeit jedoch nicht abgeschlossen: Während einer sechsmonatigen intensiven Nachbetreuung mussten Berechtigungen angepasst, Prozesslücken geschlossen und Anwender unterstützt werden. 

Wie SAP und der Kunde verlauten lassen, läuft das System inzwischen laut Projektbeschreibung stabil. Verantwortung und Wissen werden schrittweise vom Implementierungspartner an interne Teams übergeben; zugleich baut Evatec Support-Strukturen und Regeln für die Weiterentwicklung auf. Das ist aus meiner Sicht eine Riesenleistung, auf die alle Beteiligten stolz sein dürfen. 

Allerdings würde Nicolas Wenger mehr Zeit für die organisatorische Vorbereitung und die Datenaufbereitung einplanen. «Zwölf Monate Realisierung sind realistisch, wenn die Firma bereit ist. Alles darunter ist machbar, aber es tut weh.» Damit spricht er ein Thema an, das ich jedem ERP-willigen Unternehmen nur ans Herz legen kann. Eine gute Vorbereitung (Daten, Schulung, Migration etc.) sind bei einem solchen Projekt das A und O. Die Software ist fast nie das Problem. Oder kennen Sie ein schlechtes ERP?

Datenqualität vor KI-Automatisierung

Was ich sehr gut finde, ist dass man bei Evatec die neue Datenbasis schrittweise für Prognosen nutzen. Ja, KI fällt eben nicht vom Himmel. Sobald über einen längeren Zeitraum ausreichend gute Daten vorliegen, soll untersucht werden, wie Produkttyp, Marktregion, Installation und Garantieleistungen die Profitabilität beeinflussen. Genauere Margenprognosen sind damit ein Ziel, noch kein ausgewiesenes Projektergebnis.

Mit SAP Datasphere will das Unternehmen zudem Informationen aus dem ERP und weiteren Anwendungen zusammenführen und in einen gemeinsamen fachlichen Zusammenhang bringen. Parallel testet Evatec KI-Funktionen rund um SAP Joule und agentenbasierte Anwendungen. Bei der Freigabe für Endanwender geht es nach eigenen Angaben vorsichtig vor.

Was auch mir als alten ERP-Hasen ein Wow entlockt hat, ist dass man als Anwendungsfall die Prüfung der rund 200’000 Artikel im System anschaut. Wie erfasst und verwaltet man zweihunderttausend Artikel (und sorry, warum braucht es so viele Artikel?). Die Idee ist, dass ein KI-Agent alle Datensätze markiert, deren Klassifikation, Einheit oder Merkmale von vergleichbaren Artikeln abweichen. Die Korrektur soll zunächst bei den Verantwortlichen bleiben. Später möchte Evatec auch Prozessschritte automatisieren. Voraussetzung dafür sind aus Sicht des Unternehmens verlässliche Daten sowie festgelegte Regeln und Berechtigungen. Mein Fazit. Glückwünsch an Evatec für das tolle Projekt und weiterhin viel Ausdauer mit den unzähligen Artikeln.