Best Practice Ricoh Schweiz 02.09.2019, 08:30 Uhr

Wohin mit der IT?

Der Digitalisierungstrend ist ungebrochen und die Komplexität der IT-Landschaft nimmt stetig zu. Wie gehen Unternehmen und insbesondere IT-Abteilungen mit dieser Entwicklung um? Welche Wege gibt es, um auch in Zukunft einen stabilen IT-Betrieb zu gewährleisten?
Die Möglichkeiten, IT-Aufgaben an externe Anbieter zu übergeben, sind vielfältig und können helfen, die IT-Abteilung zu entlasten und das Business voranzubringen
(Quelle: BP IT-Services )
Gemäss einer Studie des Beratungshauses Capgemini zu den IT-Trends dieses Jahres hat der Ausbau der Digitalisierung für eine Mehrheit der Unternehmen oberste Priorität. Mehr als ein Viertel des gesamten IT-Budgets wird für dieses Ziel investiert. Die Ergebnisse der Studie basieren auf einer Befragung von über 100 IT-Entscheidungsträgern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die mit Abstand höchste Bedeutung hat die Digitalisierung demnach für Grosskonzerne mit einem Jahresumsatz von mehr als 20 Milliarden Euro. Schliesslich müssen sich diese Unternehmen mit weltweiter Konkurrenz messen.
Der Stellenwert der Digitalisierung sowie deren Erfolg korrespondieren jedoch oft nicht miteinander. Beispielsweise ist dem Handel die Digitalisierung weniger wichtig als der Automobilindustrie. Dafür schätzt der Handel seine bisherigen Erfolge stärker ein. Verkehrs- und Tourismusunternehmen, Logistiker und Energieversorger stufen gemäss der Umfrage die Auswirkungen der Digitalisierung auf ihr Business am höchsten ein. Die meisten Probleme weisen Versicherungen auf, was der komplexen und häufig nicht mehr zeitgemässen IT-Infrastruktur geschuldet ist.

Trend geht zum Outsourcing

Die Schwerpunkte beim Ausbau der Digitalisierung werden von jedem Unternehmen anders gesetzt. Von grosser Bedeutung sind die Erhöhung von Agilität und Flexibilität. Die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Endkunden ist ebenfalls ein Fokus, den die Unternehmen verbessern wollen.
Aufgrund der zunehmenden Komplexität setzen drei Viertel der Firmen auf höhere Automatisierung. Da die Automatisierungsmöglichkeiten wegen mangelnder Standardisierung teils ausgereizt sind, bleibt nur der Ausbau von Personalressourcen. Knapp die Hälfte der befragten Firmen stellt neue Mitarbeitende ein oder verpflichtet Externe. Eine grosse Rolle nimmt ausserdem das IT-Outsourcing ein, die Outsourcing-Quote steigt stetig. Dabei stellt sich die Frage, welche Varianten des IT-Outsourcings existieren und welche Vorteile eine Auslagerung mit sich bringen kann.
Was bedeutet aber IT-Outsourcing konkret? IT-Outsourcing bezeichnet die mittel- bis langfristige Übertragung wesentlicher Bereiche der IT-Infrastruktur an einen spezialisierten Dienstleister. Dazu gehört auch die Auslagerung von Geschäftsprozessen mit einem erhöhten IT-Anteil. Die vom Marktforschungs- und Beratungshaus IDC durchgeführte Studie, «Outsourcing: Da gibt es nichts zu überlegen» vom September 2018 mit 130 Unternehmen, zeigt drei Hauptgründe für das Outsourcing auf. Zum einen sind es neue Bereitstellungsmodelle, die eine flexible und skalierbare Nutzung von IT-Outsourcing ermöglichen. Diese umfassen beispielsweise On-Premise-Dienste, Managed Services oder Cloud Computing. Als zweiten wichtigen Grund nannten die Befragten den Mangel an internen Ressourcen für den Erwerb neuer Technologien wie Cloud Computing, künstliche Intelligenz, Machine Learning und Augmented/Virtual Reality. Auch Firmen mit umfangreichen IT-Abteilungen fehlt es häufig an Zeit und Fachpersonal für Investitionen in die Entwicklung neuer Kompetenzen.
Als dritten Hauptgrund für das Outsourcen gaben die Studienteilnehmer die steigenden IT-Bedürfnisse der Geschäftspartner an. Aufgrund der kontinuierlichen IT-Transformation ist es mit einer internen IT-Abteilung häufig schwierig, mit den neuen Anforderungen Schritt zu halten.

Messen, was wichtig ist

Outsourcing birgt viel Potenzial. Um herauszufinden, ob und in welchem Rahmen eine Auslagerung der IT-Infrastruktur wirklich sinnvoll ist, empfiehlt sich die Analyse relevanter Messgrössen wie Flexibilitätsgewinn, Kostenoptimierung, Rund-um-die-Uhr-Betrieb, Zeitersparnis, Expertisezuwachs und Haftungsauslagerung. Wenn die genannten Potenziale durch die Auslagerung ausgeschöpft werden können, ist diese in der Regel lohnenswert.

Risiken benennen und Regeln vereinbaren

Neben den zahlreichen positiven Effekten gibt es beim IT-Outsourcing auch Risikofaktoren zu beachten, die in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden müssen. So ist es grundsätzlich wichtig, dass unternehmensinterne Probleme gelöst werden, bevor ein Outsourcing-Partner in die Planung und Umsetzung miteinbezogen wird. Geschäfts und IT-Prozesse sollten dementsprechend erprobt sein.
Ist diese Vorgabe erfüllt, sollten sich Firmen zweier möglicher Risiken bewusst sein. Zum einen ist dies die eingeschränkte Kontrolle. Ist die IT nicht mehr im eigenen Haus untergebracht, übernimmt der IT-Dienstleister die Kontrolle über die Infrastruktur. Um diese Situation von Anfang an klar zu regeln, sind genaue Vereinbarungen notwendig. Ein zweiter Risikofaktor ist die Abhängigkeit vom IT-Partner. Wenn wider Erwarten und trotz genauer Analyse die Qualität des IT-Dienstleisters nicht wie vereinbart gewährleistet werden kann, besteht die Gefahr, dass hierunter die Qualität der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur leidet – mit negativen Folgen für das Business.

IT-Security wird gerne abgegeben

Hat sich ein Unternehmen für ein Outsourcing entschieden, geht es darum festzulegen, in welchem Ausmass die Auslagerung stattfindet. Häufig werden nur Teilbereiche an einen externen Anbieter übergeben. Viele IT-Dienstleister gestalten ihre IT-Services im Baukastenprinzip. Jeder Kunde kann sich die benötigten IT-Dienstleistungen aus dem Portfolio des Dienstleisters selber aussuchen.
Gemäss der IDC-Studie ist die IT-Überwachung die am häufigsten ausgelagerte Dienstleistung. Über 70 Prozent der befragten Unternehmen haben diese Aufgabe extern in Auftrag gegeben, da sie relativ einfach abzugeben ist und die internen Ressourcen somit für andere Aufgaben genutzt werden können. Gleich häufig ausgelagert werden Managed Cloud Services. Dies steht im Zusammenhang mit der allgemein wachsenden Cloud-Popularität. Knapp 60 Prozent der Unternehmen lagern auch die Verwaltung der IT-Infrastruktur aus und über 40 Prozent tun dasselbe mit  Rechenzentrumsdienstleistungen. Die dynamische Entwicklung von Remote Tools und die zunehmende Verbreitung mobiler Lösungen steigern den Bedarf an Fernunterstützung von Endanwendern. Immerhin, knapp ein Viertel der befragten Entscheider übergibt diese Aufgabe an einen externen IT-Anbieter.
Die Möglichkeiten, IT-Aufgaben an externe Anbieter zu übergeben, sind also vielfältig und bieten ein grosses wirtschaftliches Potenzial. Wichtig dabei ist, dass Unternehmen eine für sich sinnvolle Lösung finden, um bei der digitalen Transformation ihrer Geschäftsprozesse am Ball zu bleiben und die IT-Abteilung und mit ihr die ganze Firma erfolgreich in die Zukunft zu führen.
Der Autor
Toni Fuchs
Ricoh Schweiz
Toni Fuchs ist Head of IT & Digitalisation Services bei Ricoh Schweiz.
www.ricoh.ch

Das könnte Sie auch interessieren