Einfach zusammenarbeiten im hybriden Alltag

Pandemiebedingt veränderte sich der Arbeitsalltag im vergangenen Jahr schneller als vielerorts geplant. Plötzlich sollte standortunabhängig flexibel gearbeitet werden können. Für die meisten Unternehmen ist es zu einem Geschäftsschwerpunkt geworden, die wachsende Zahl an vertraulichen und geschäftskritischen Dokumenten hochverfügbar digital zu verwalten.

Wie lassen sich nun aber einzelne Arbeitsschritte sowie ganze Prozesse digitalisieren, damit im Betrieb möglichst schnell standortunabhängig effizient und sicher zusammengearbeitet werden kann? Workspace Collaboration betitelt Cloud-Prozessautomatisierungs-Lösungen, die Unternehmen genau das ermöglichen. Dabei werden effek­tive Informations- und Content-Management-Prozesse schnell und einfach digital umgesetzt – ohne dass komplexe und teure IT-Implementierungen erforderlich sind. Dabei wird ein voll integrierter End-to-End-Prozess auf­gebaut, an dessen Ursprung ein leistungsfähiges Scanning steht: Dokumente aller Art müssen sauber gescannt werden können, wobei die Metadaten verlässlich ausgelesen und reibungslos in die bestehenden Umsysteme wie ans nächste Tool oder an den passenden Workflow weiter­gegeben werden können.

Professionelle Digital Transformation Services (DTS) vereinen Hardware und Software in einem integrierten Ökosystem, das Unternehmen im Zusammenspiel von Managed Print Services (MPS) und Workspace Collaboration an ihr angestrebtes Ziel bringt, für Transparenz und Kontrolle über den gesamten Dokumentenlebenszyklus zu sorgen. Bereitgestellt in der Cloud, vor Ort oder in einer Hybrid­umgebung, lassen sich Vorhaben und Vorgaben in Sachen Produktivität, Zusammenarbeit, Sicherheit, Compliance und Nachhaltigkeit besser erreichen.

Den Kern einfacher Zusammenarbeit im hybriden Alltag bildet die Technologie. Druck- und Scansysteme sind das Zentrum von Druck- und digitalen Workflows. Zur Unterstützung hybrider Abläufe müssen die Systeme nicht nur aus digitalen Daten Ausdrucke erstellen können, sondern auch der Ort sein, an dem Print in Digitales umgewandelt wird. Sie sollten nahtlos mit allen Anwendungen der Arbeitsplätze verknüpfbar sein, damit sich Dokumente bequem in Workflows einbinden lassen. Cloud-fähige Systeme wiederum brauchen belastbare Schutzvorkehrungen, damit Informationen nicht in falsche Hände gelangen und geschäftskritische Daten beständig geschützt sind.

Nun gilt es, rund um die Technologie der intelligenten Multifunktionssysteme eine optimierte, sichere und nachhaltige Druck- und Scanumgebung zu gestalten. Hier setzen die Managed Print Services an, welche die digitale Transformation auf die gewünschte und passende Weise ermöglichen: via Cloud, inhouse installiert mit möglichst einem dediziert verantwortlichen Ansprechpartner (SPOC) oder in einer hybriden Umgebung. Geleistet von und analysiert durch einen erfahrenen Partner, führen Managed Print Services zu effizienteren Arbeitsabläufen sowie geringeren Aus­gaben und sorgen, individuell auf die Bedürfnisse mass­geschneidert, für das Beste in Sachen Produktivität, Zusammenarbeit und Mobilität, User Experience und Datenschutz.

Durchdachte Workspace Collaboration unterstützt nicht nur neue Arbeitsweisen im hybriden Alltag zwischen Heim- und Büroumgebungen, sondern hilft auch dabei, die Produktivität und Effizienz der dezentral geleisteten Arbeit überall und jederzeit zu verbessern.

Mehrere Elemente müssen jedoch ineinandergreifen, um echte digitale Transformation ohne Medienbrüche zu schaffen. Elaborierte Workspace Collaboration vereint dafür ein umfassendes, skalierbares und flexibles Portfolio von Lösungen, die Content-Optimierung, Prozessautomatisierung sowie Dokumentenmanagement ermöglichen und Geschäftsprozesse rationalisieren.

Beleuchten wir zum Beispiel das Thema digitales Vertragsmanagement: Durch die Implementierung von Workspace Collaboration kann viel Zeit und Platz gewonnen werden. Denn sämtliche Verträge werden elektronisch über eine Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) erstellt, bearbeitet und schliesslich zentral abgelegt. Die aufwendige Suche nach Informationen entfällt somit, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig. Es liegt auf der Hand, dass sich die Kosten in solch einem End-to-End-System ebenfalls gut optimieren lassen.

Was ist denn eigentlich der Nutzen der Digitalisierung? Die Verfügbarkeit der Infrastruktur wird erhöht, was automatisch zu zufriedeneren Mitarbeitenden führt, die erst noch ortsunabhängig mobil arbeiten können. Der Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit möglich.

Geräte- und Informationsmanagement-Services sowie -Lösungen sorgen in Kombination für eine nahtlose Inte­gration von Papier und Digital. Sie werden über die Cloud, vor Ort oder in einer hybriden Umgebung bereitgestellt. Produktivitäts-, Zusammenarbeits-, Sicherheits-, Compliance- und Nachhaltigkeitsziele können so in der Summe besser erreicht werden.

Die vorgängig genannten Elemente lassen sich in drei grundlegende Empfehlungen zusammenfassen:
Unterstützung von standortunabhängigem Zusammenarbeiten: Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Zusammenarbeit und die Remote-Arbeit mit fortschrittlichen Lösungen, die ein nahtloses standortunabhängiges Arbeiten ermöglichen, einschliesslich mobilem Drucken und Scannen bis hin zu digitalen Workflows mit erweiterten Verbindungsfunktionen.

Steigern der Produktivität: Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens, indem Sie eine effiziente Geräte­infrastruktur mit dem Wert von Automatisierung und fortschrittlicher Erfassung von Cloud-Konnektivität kombinieren.

Stärkung der Informationssicherheit: Erfüllen Sie die Informationssicherheits- und Compliance-Standards durch eine robuste Sicherheitsarchitektur mit integrierten Gerätesicherheits- und Software-Lösungen, die lediglich Befugten den Zugriff auf vertrauliche Informationen gewährt. So können Sie Geschäftsinformationen während des gesamten Dokumentenlebenszyklus’ schützen.

Und wie einfach und standortunabhängig lässt es sich bei Ihnen arbeiten?