Mehr Wertschöpfung durch kluges Dokumentenmanagement

Die Kaiser Partner Gruppe besteht aus 8 Gesellschaften und beschäftigt ca. 200 Mitarbeiterinnnen und Mitarbeiter in Vaduz, Liechtenstein, und Zollikon/Zürich, Schweiz. Durch die Fusion der Fritz Kaiser Gruppe und der Ritter & Partner Holding im Januar 2006 zur damaligen Kaiser Ritter Partner Gruppe entstand ein Druckerumfeld mit verschiedensten Geräten, welches nur mit grossem Aufwand und daraus resultierenden hohen Kosten betrieben werden konnte. Da diese Situation nicht das Optimum darstellte, wandte man sich an RICOH. Dem Anbieter für digitale Bürokommunikation und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanagement wurde der Auftrag erteilt, den gesamten Gerätepark unter die Lupe zu nehmen und das vorhandene Optimierungspotenzial zu ermitteln und zu beziffern. „Erklärtes Ziel“, so Norbert Wäger, Senior Operation & Engineering Manager bei Kaiser Partner, «war es, den Gerätepark markant zu reduzieren, IT-Ressourcen zu schonen sowie eine umfangreiche und effektive Kostenkontrolle verbunden mit sicherem Drucken zu erreichen.» Wichtiger Augenschein vor Ort Die Ziele waren sicherlich ambitiös – der richtige Partner dafür aber bereits gefunden: Die Analyse des erfahrenen RICOH-Teams, welches aus dem Verkaufs- und Beratungsfachmann Martin Hasler sowie René Kramer, Business Consultant bestand, gliederte sich in mehrere Schritte. Zuerst wurde vor Ort in den Räumlichkeiten von Kaiser Partner der Ist-Zustand erfasst. Die gesamte Flotte an Dokumenten-Output-Geräten wurde bis ins kleinste Detail untersucht und anschliessend ein individuell auf die Bedürfnisse von Kaiser Partner ausgerichteter Soll-Lösungsvorschlag erarbeitet. Dieser sah nicht nur eine Vereinheitlichung und Reduktion des Maschinenparks, sondern gleichzeitig den 100%-igen Schutz vertraulicher Dokumente vor. Im Zentrum stand auch eine effizientere Kostenkontrolle durch Implementierung der Softwarelösung welche RICOHzusammen mit einem der führenden Softwareanbieter Equitrac anbietet. Diese einfach anzuwendende modulare Lösung überwacht, berechnet und steuert die netzwerkweite Dokumentenausgabe und kontrolliert präzise alle Kopier- und Druckaktivitäten. Dank der darin eingebundenen Funktion „Follow-You Printing“, bei welcher der Ausdruck erst nach der Identifizierung mittels Badge oder PIN-Code erfolgt, wird zudem sichergestellt, dass keine Dokumente unternehmensweit unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben und damit an unbefugte Personen gelangen könnten. Und Datensicherheit ist das A und O bei Unternehmen wie Kaiser Partner. Auch Norbert Wäger schien dieser Lösungsvorschlag nach anfänglicher Skepsis sehr sinnvoll und interessant. „Wir hatten zu jeder Zeit des Projekts sehr hohe Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen. Und haben diese natürlich heute noch. RICOH’s Lösungen überzeugen uns in Sachen Sicherheit-Anforderungen und Effizienz auf der ganze Linie.“ Aus 95 Geräten werden 21 Im Februar 2009 wurde dann bei Kaiser Partner umgesetzt, was RICOHim Rahmen der Bestandes-Analyse ans Tageslicht gebracht und empfohlen hatte. Alle Geräte wurden entsprechend den individuellen Anforderungen am jeweiligen Standort konfiguriert und verfügen je nach Bedarf über Funktionen wie beispielsweise Farbdruck, Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder, Fax- oder umfassende Finishing-Optionen. Durch die Reduktion der bislang vorhandenen 95 Outputgeräte auf 21 RICOH-Multifunktionsgeräte wurde ein Gerätepark erstellt, welcher sowohl klein und energiesparend ist, jedoch gleichzeitig auch jederzeit die benötigte Leistung erbringt. Gleichzeitig konnten die jährlichen Betriebskosten mit dem heute einheitlichen Gerätepark um ca. 25% reduziert werden. Mit dieser Dokumentenmanagement-Lösung ist die Kaiser Partner Gruppe nun bestens für die Zukunft gerüstet. Als Experte für kluge, nachhaltige und pragmatische Lösungen im Bereich Wealth Management, muss man sich nun keine Gedanken mehr über den „Wildwuchs“ im Gerätepark machen, sondern kann sich voll und ganz auf seine Kernkompetenzen konzentrieren: Das Privatvermögen Ihrer Kunden verantwortungsbewusst zu sichern und zu vermehren. Norbert Wäger, Senior Operation & Engineering Manager Kaiser Partner: «RICOH verhalf uns zu optimal auf unsere Bedürfnisse angepassten Multifunktionsgeräten, welche unsere hohen Anforderungen an Sicherheit und Effizienz vollumfänglich erfüllen – und dies zu einem fairen Preis.» Martin Hasler, Account Manager RICOH SCHWEIZ AG: «Ein homogener Gerätepark ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll und effizient. Nicht nur, dass die Bedienung einheitlich und benutzerfreundlich ist, auch administrative Aufwände, wie zum Beispiel Verbrauchsmaterialbestellungen, können dank dem einzigartigen Tool @Remote massiv eingeschränkt werden.» Über die Kaiser Partner Gruppe: Kaiser Partner ist eine Wealth Management Gruppe in Privatbesitz. Im Jahr 2006 aus einem Merger als Kaiser Ritter Partner entstanden, hat sich die Gruppe im Mai 2011 zu Kaiser Partner umbenannt. Zu den Kunden zählen vermögende Privatpersonen weltweit sowie deren Familien und Berater. Als umfassender Finanzdienstleister bietet Kaiser Partner Wealth und Asset Management sowie Family Office Services aus einer Hand. Zum Angebot gehören auch die Gründung und Verwaltung von Trusts und Stiftungen nach liechtensteinischem Recht. Am Hauptsitz in Vaduz (Liechtenstein) und in den Büros der Niederlassung in Zollikon (Schweiz) betreuen rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kunden von Kaiser Partner. » www.kaiserpartner.com