Defizite im Bereich Dokumentensicherheit

Für den RICOH Document Governance Index wurden von dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research europaweit 311 Führungskräfte (C-Level oder vergleichbar) aus mittleren und grossen Unternehmen detailliert interviewt. Befragt wurden Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Dienstleistungen, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen, Medien und dem öffentlichen Sektor. Die Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen aus dem Finanzbereich im Vergleich am seltensten über Richtlinien zur Beschränkung des Druckens von Kundeninformationen verfügen. Nur 46 Prozent der Befragten aus dem Bereich bestätigten, dass es in ihren Unternehmen solche offiziellen Richtlinien gibt. Mit Blick auf eine vollständig umgesetzte Strategie zur Dokumentensicherheit zeigt sich, dass nur 33 Prozent der befragten Organisationen im öffentlichen Sektor über eine umfassende Sicherheitslösung rund um das digitale und gedruckte Dokument verfügen. Im Dienstleistungsbereich bestätigten 43 Prozent der Befragten, dass in ihrem Unternehmen eine solche Strategie vorhanden sei.

Der Bereich Telekommunikation/Versorgung/Medien erreicht hier 48 Prozent. Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass europäische Unternehmen mehr tun könnten, um vertrauliche Informationen und Dokumente zu schützen und das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zu optimieren. Erwartungsgemäss ist die Einsicht bei den meisten europäischen Führungskräften gross, dass Dokumentensicherheit eine Notwendigkeit ist. Rund die Hälfte der Gesprächspartner (49 Prozent) macht sich wegen der Risiken digitaler und gedruckter Informationen gleichermassen Gedanken. Doch trotz dieses Bewusstseins führen die wenigsten vorausschauend Richtlinien zum Schutz ihrer vertraulichen Informationen ein. Ein Grund für die mangelnden Sicherheitsmassnahmen ist oft ein dezentral organisiertes Druck- und Dokumentenmanagement, bei dem es keine klaren und zentralen Zuständigkeiten gibt. In vielen Fällen sind mehrere Personen für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zuständig oder die Verantwortung liegt bei einzelnen Abteilungsleitern oder Mitarbeitern.

Ein erhöhter Arbeitsaufwand und Ineffizienz sind Folgen eines solchen dezentralen Ansatzes, was sich auch auf Produktivität und Nachhaltigkeit auswirkt. ,,Europäische Unternehmen sehen sich heute zunehmend mit Risiken konfrontiert, die mit den wachsenden regulierenden Vorgaben, den Forderungen von Kunden, der steigenden Digitalisierung und dem Anspruch, Verantwortungsbewusstsein zu zeigen, zusammenhängen. Am wirksamsten kann man den Herausforderungen begegnen und aus Investitionen Gewinn schlagen, wenn man sicherstellt, dass die Informationen und Dokumente eines Unternehmens als fester Bestandteil der gesamten Informationsverwaltung und Sicherheitsstrategie einer Organisation angesehen werden. Auch durch die Einführung eines zentralen und strategischen Dokumentenmanagements, das klare Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für den Dokumenten-Workflow definiert, können Unternehmen das Risiko senken, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände geraten. Zusätzlich kann so das Kosten- und Ablaufpotenzial im ganzen Unternehmen entscheidend gesteuert werden", betont Ian Winham, Executive Vice President & Chief Financial Officer von RICOH Europe.

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