Rechnungswesen digitalisieren – so sieht die Buchhaltung der Zukunft aus!

Die digitale Buchhaltung wird in wenigen Jahren nicht mehr wegzudenken sein. Denn sie bietet viele Möglichkeiten und Vorteile, mit denen sich Unternehmen eine deutliche Arbeitserleichterung und Wettbewerbsvorteil sichern. Dabei betrifft die Digitalisierung nicht nur die IT. Alle Bereiche und Prozesse sind von der Veränderung betroffen.

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung laufen Prozesse automatisch ab. Somit steht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit zur Verfügung, um sich anderen Aufgaben zu widmen. Belege werden elektronisch weitergeleitet und erreichen in Sekundenschnelle die entsprechenden Empfängerinnen und Empfänger. Der Rechnungsumlauf kann auf diese Weise um rund 65 % beschleunigt werden.

In den Büroräumen herrscht endlich Ordnung - Papierberge sind eine Sache von gestern. Die digitalen Belege werden auf einem Server oder in der Cloud gespeichert. Digitale Dokumente können jederzeit und ortsunabhängig eingesehen werden. Dies erlaubt es Ihnen schnell auf Anfragen zu reagieren. Da Sie nun weniger Platz benötigen und die Kosten für Papier, Druckertinte und Aktenordner entfallen, sparen Sie auch in diesem Zusammenhang Geld.

Ein weiterer Vorteil, den Sie keinesfalls unterschätzen sollten, ist die Rechtssicherheit. Durch die automatische Speicherung, Versionierung und Archivierung Ihrer Dokumente, können Sie die entsprechenden Nachweispflichten problemlos erfüllen. Ein grosses Archiv im Keller ist nicht mehr notwendig. Ausserdem erleichtert die digitale Buchführung die Kommunikation mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Wir empfehlen, die Digitalisierung der Buchhaltung nicht in Eigenregie durchzuführen. Binden Sie diesen Schritt in eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ein. Eine Beratung durch Experten empfiehlt sich insbesondere in der Implementierungsphase. Diese

Beziehen Sie zudem Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Umstellung ein. Mithilfe von Change Management stellen Sie sicher, dass das Digitalisierungsprojekt von allen akzeptiert und unterstützt wird. Bevor der Umstieg auf das neue System erfolgt, sollten die Nutzerinnen und Nutzer ausreichend geschult sein. Viele Dokumentenmanagement-Anbieter bieten auch Schulungsprogramme an und können Sie hierbei unterstützen.

Viele Mitarbeitenden befürchten, dass die Digitalisierung zu einem Abbau von Arbeitsplätzen führt. Das Ziel der Transformation im Rechnungswesen ist jedoch, dass das Personal sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann. Sie werden nicht durch die Technik ersetzt, sondern zielgerichtet unterstützt.

Zudem schafft die Digitalisierung auch neue Arbeitsplätze. Um diese zu füllen, suchen Unternehmen nach Menschen, die bereit sind, digitale Wege einzuschlagen.

Gerade im Bereich des Rechnungswesens ist es schon längst gang und gäbe, wann immer möglich digitale Lösungen in den Prozess mit einfliessen zu lassen. Statt sich mit Belegen im digitalen Format zufriedenzugeben, greift die Digitalisierung im Rechnungswesen heute viel tiefer.

Sinn und Zweck der digitalen Buchhaltung ist in erster Linie die verbesserte Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen eines Unternehmens miteinander ebenso wie mit externen Partnern. Dank automatisierter Abläufe wird das Unternehmen effizienter, leistungsstärker und flexibler.