Firmenfachbeitrag 14.09.2020, 08:15 Uhr

OnBase – die eierlegende Wollmilchsau gibt es doch

OnBase von Hyland ist eine Enterprise Content Management Plattform mit der Prozesse digitalisiert sowie Dokumente und Informationen verwaltet und archiviert werden.
Digitale Verwaltung von über 2 Mio. Dokumenten an über 40 Planzer-Standorten mit OnBase
(Quelle: Planzer )
Mit der führenden Technologie lassen sich Unternehmensinhalte immer und überall flexibel mit nur wenigen Klicks abrufen. Erfahren Sie, was eine leistungsfähige ECM-Lösung heute können sollte und lesen Sie, wie das international tätige Transport- und Logistik-Unternehmen Planzer OnBase erfolgreich einsetzt.

Leader im Enterprise Content Management

OnBase ist als marktführende Plattformlösung im Bereich Enterprise Content Management (ECM) anerkannt. Dabei werden Unternehmensinhalte über den gesamten Lebenszyklus, vom Eingang oder der Erstellung bis hin zur endgültigen Archivierung und Löschung, digital verwaltet. Die Plattform erfüllt das ganze Spektrum an Anforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung und Archivierung. Doch OnBase geht noch einen Schritt weiter und umfasst zusätzlich weitreichende Funktionen für das optimierte Geschäftsprozessmanagement und das agile Case Management. Weiter lässt sich die Lösung mit bestehenden Kernsystemen flexibel integrieren und der Zugriff via mobiler Geräte ist ebenfalls möglich. OnBase kann klassisch on premise installiert oder direkt aus der Cloud bezogen werden.

Transformieren von Geschäftsprozessen

Jede Organisation hat ihre eigenen, einzigartigen Prozesse. Um den Anforderungen dieser Prozesse und den daran beteiligten Mitarbeitern gerecht zu werden, benötigen Unternehmen eine Lösung, die flexibel und skalierbar ist. Ziel ist es, dass die Anwender effizient und unkompliziert auf die für ihre Arbeit notwendigen Informationen zugreifen können und Abläufe effizient abgewickelt werden. Hier kommt das OnBase Prozessmanagement-Tool ins Spiel: dieses Werkzeug bietet einer Organisation die Möglichkeit ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit die Effizienz massiv zu steigern sowie eine bestehende Fehlerquote zu senken. Zusätzlich erlangt man sofortige und umfassende Transparenz über den Zustand eines bestimmten Vorgangs.  OnBase bietet unter anderem die folgenden Möglichkeiten:
  • Workflow – eine äusserst robuste, integrierte Workflow-Engine mit smartem  Dokumentenweiterleitungssystem bietet eine reichhaltige Palette an Möglichkeiten, um die bestehenden Prozesse mit intuitiven Regeln und Aktionen zu optimieren.
  • Dynamische Genehmigungsprozesse – vereinfachen von Freigabeprozessen, indem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Regeln zur Bewertung von Dokumenten und zur dynamischen Zuweisung von Genehmigern zu konfigurieren.
  • Elektronische Formulare – diese eliminieren Papier-basierte Versionen, beschleunigen die Durchlaufzeiten von Prozessen und verbessern die Informationsgenauigkeit mit Funktionen wie Pflichtfeldern, Datenvalidierung oder die Berechnungen mit sofortigen Ergebnissen.
  • Überwachung von Aktivitäten – mithilfe der umfangreichen Reporting Funktionen können Dashboards konfiguriert werden. Diese liefern einen sofortigen Einblick in den Zustand Ihrer Organisation – vom Echtzeit-Status von Geschäftsprozessen bis hin zu der Frage, wem Aufgaben gehören und wie lange sie dauern werden. Damit können Verbesserungsmöglichkeiten erkannt und Änderungen frühzeitig initiiert werden.

Case Management für wissensgesteuerte Aufgaben

Für die von Fall zu Fall unterschiedlichen Prozessabläufe kommt die integrierte, leistungsfähige Case-Management-Softwarelösung von OnBase zum Einsatz. Dabei wird den Mitarbeitenden ermöglicht Fälle effektiv zu steuern, bessere Entscheidungen zu treffen und mit Ausnahmen flexibel umzugehen. OnBase zentralisiert alle Daten zum entsprechenden Fall und bietet den Benutzern sämtliche Möglichkeiten, die sie benötigen: ganz egal, ob es sich um das Lösen eines Problems, das Bearbeiten einer Serviceanfrage oder um das Onboarding eines Mitarbeiters handelt. Alles geschieht dank einer 360-Grad-Sicht mit den jeweiligen Informationen und zwar von Datensätzen und Dokumenten bis hin zu Gesprächen und E-Mails.

Compliance gemäss Schweizer Normen

Weil Geschäftsinformationen immer mehr und ausschliesslich digital verwaltet werden, erfuhr auch die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien in den letzten Jahren einen regelrechten Schub. Die Anforderungen sowie auch die Anspruchsgruppen wurden vielfältiger und der Dschungel der herrschenden Gesetze dichter. Mittlerweile dürfte klar sein, dass Unternehmen, die bei der Einhaltung von Informationsvorschriften zögern, sich einem erheblichen Risiko aussetzen und zudem das Vertrauen ihrer Kunden und Partner aufs Spiel setzen. Mithilfe von OnBase lassen sich Anforderungen bezüglich der Datenkonformität oder Normen aus der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Dafür stehen in OnBase dedizierte Module und Funktionen wie zum Beispiel das Records Management Modul oder die Möglichkeit der Definition von unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zur Verfügung. Zusätzlich attestieren entsprechende Berichte von renommierten Prüfungsinstituten der OnBase-Technologie ein sehr gutes Zeugnis.

Case Study: digitalisierte Logistikprozesse bei Planzer

Für das international tätige Logistikunternehmen Planzer hat der Schweizer Hyland Partner und IT-Dienstleister Arcplace auf der Basis der OnBase Lösung ein leistungsfähiges digitales Dokumenten-Erfassungs- und Archivierungssystem realisiert. Das Hauptaugenmerk lag auf der gewünschten Flexibilität bezüglich der Konfigurationsmöglichkeiten, um neue Anforderungen zeitnah umsetzen zu können, sowie auf einer sehr hohen Anwenderfreundlichkeit.
Planzer hatte bereits vor einigen Jahren auf digitale Archivierung umgestellt. Das alte System stiess angesichts der Vielzahl an Dokumenten an seine Leistungsgrenzen und war unflexibel. Die Mitarbeitenden benötigten viel Zeit beim Auffinden von Informationen und Dokumenten. Die mangelnde Leistung wirkte sich nachteilig auf die Flexibilität und die Reaktionsgeschwindigkeit in Bezug auf archivrelevante Anforderungen des Unternehmens aus.
Arcplace implementierte als neue ECM Lösung OnBase. Als erster Bereich durfte der Wareneingang von der neuen Lösung profitieren. Dort werden heute die Wareneingangs-Dokumente nach der physischen Kontrolle in der Logistik-Administration eingescannt und auf Basis des angedruckten Barcodes mittels definierten Workflows in OnBase verarbeitet und archiviert. Mit Hilfe der Funktion des OnBase Application Enablers können archivierte Dokumente direkt aus dem Logistik-System in Sekundenschnelle in OnBase aufgefunden werden. Der OnBase Application Enabler integriert Systeme in OnBase ohne dass eine Schnittstelle programmiert werden muss.
Die ganze Lösung läuft als Service in den Datenzentren von Arcplace und wird von Arcplace Spezialisten im Rahmen eines Hosting- und Application-Managements betreut. Zusammenfassend werden heute über 2 Millionen Dokumente digital verwaltet und die OnBase Lösung kommt an über 40 Planzer-Standorten zum Einsatz.
Loris Lüthi von der Planzer Informatik AG sagt: «Dank der professionellen Unterstützung von Arcplace konnte OnBase mit einer sehr hohen Anwenderzufriedenheit eingeführt werden.»
Zum Autor
Dominic Wullschleger
Arcplace AG
Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing, ist seit 2012 verantwortlich für den Verkauf und das Marketing bei Arcplace.
Zum Unternehmen: Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung dokumentbezogener Prozesse sowie für die rechtskonforme Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen. Seit der Gründung im Jahr 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Mehr Informationen: www.arcplace.ch
Dieser Beitrag wurde von der Arcplace AG zur Verfügung gestellt und stellt die Sicht des Unternehmens dar. Computerworld übernimmt für dessen Inhalt keine Verantwortung.


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