CENT Systems treibt mit KI-gestützten Prozessen Workflow-Optimierungen voran

Künstliche Intelligenz treibt die digitale Transformation in Unternehmen und die Automatisierung von Prozessen unweigerlich voran. Als IT-Dienstleistungsunternehmen stellte CENT Systems seine Vorreiterrolle in diesem Bereich bereits in der Prä-Pandemie-Ära unter Beweis. «Unsere Digitalisierungsexperten waren deshalb rasch in der Lage, die Fortschritte der Künstlichen Intelligenz in die eigenen Digital Services zu implementieren», weiss Sascha Büchler, Head of Innovation und Digital New Business bei CENT Systems. Entstanden sind dabei die innovativen Services «Smart Scanning», «Smart Mailbox» und «Smart Archive», die als einzelne Komponenten oder im Sinne eines End-to-End-Ansatzes für umfassende Mehrwerte bei der Workflow-Optimierung von KMU, grösseren Unternehmen sowie Behörden und Institutionen sorgen.

Mit dem Smart Scanning digitalisiert CENT Systems Dokumente, Aufzeichnungen und Fotografien zuverlässig und schnell – und legt so den Grundstein für eine vollständige Digitalisierung in Unternehmen. Sämtliche in Unternehmen eingehende physischen Dokumente werden mit dem Smart Scanning digitalisiert und im gewünschten Zielsystem implementiert. Durch den Einsatz von modernsten KI-Technologien erhöht CENT Systems die Dunkelziffer der digital erfassten Dokumente. Die KI-basierte Prozessoptimierung hat zudem bei der Anomalie-Erkennung bedeutende Fortschritte gemacht, wie Sascha Büchler erklärt: «Die von uns eingesetzte KI hat eine hohe Trefferquote bei der Entdeckung von Unregelmässigkeiten bei Rechnungen. Unsere Kunden werden so aktiv bei der Verhinderung potenzieller Betrugsversuche unterstützt», so der Head of Innovation und Digital New Business bei CENT Systems.

Die mit dem Smart Scanning digital erfassten Dokumente können anschliessend direkt in die Smart Mailbox, die e-Postkorblösung von CENT Systems, übertragen werden. Relevante Informationen aus Dokumenten sind darin auf einen Blick sichtbar. Zudem berücksichtigen intelligente Sortier-Algorithmen basierend auf vorgängig definierten Parametern den jeweiligen Kontext der Dokumente. In der Praxis bedeutet dies, dass die Smart Mailbox sämtliche via Smart Scanning eingehenden Dokumente kanalisiert und mit einem automatischen Verteilmechanismus an die zugeteilten Personen oder Teams weiterleitet. Die Sortier-Algorithmen ermöglichen die Implementierung vollautomatisierter Workflows und heben die Produktivität über verschiedene Teams und Abteilungen hinweg auf neues Niveau.

Der Digital Service Smart Archive schafft mit KI-gestützten Funktionen Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten: Als massgeschneiderte digitale Umgebung für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente ermöglicht das Smart Archive mit einem integrierten KI-Chatbot eine intuitive Interaktion mit den archivierten Dokumenten. «Der Chatbot antwortet in sekundenschnelle auf komplexe Fragestellungen, die im Zusammenhang mit den digitalisierten Dokumenten stehen, und macht so verborgenes Wissen zugänglich», sagt Sascha Büchler. Aufgrund der vorgängig bereits vorgenommenen Klassifizierungen können die archivierten Dokumente auf Wunsch zudem automatisch mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen versehen werden. Die GeBüV-Zertifizierung garantiert eine langfristige, revisionssichere und gesetzeskonforme digitale Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten.

Eine mögliche Skepsis in Bezug auf Datenschutz löse sich im direkten Kundengespräch rasch auf, wie Sascha Büchler erklärt: «Der Schutz von sensiblen Daten hat bei uns höchste Priorität. Wir setzen deshalb ausschliesslich auf Schweizer Datenserver. Fälschungssichere Zeitstempel, Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen schützen die archivierten Daten und machen jede Änderung nachvollziehbar.» Der im Smart Archive integrierte KI-Chatbot ist ausserdem nur innerhalb der Firmengrenzen aktiv.

Initiieren Sie jetzt den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen und setzen sie mit den Digital Services von CENT Systems auf eine innovative End-to-End-Lösung zur Optimierung Ihres Workflows. Im Interview oben erfahren Sie, wie die Digitalisierungsexperten von CENT Systems bei der Implementierung der Digital Services vorgehen.