15 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche bremsen europäischeBeschäftigte aus

Eine neue Studie von Ricoh Europe offenbart eine Kluft in europäischen Unternehmen: Führungskräfte erkennen, dass ein hoher Verwaltungsaufwand die Produktivität bremst und repetitive, manuelle Prozesse unnötige Risiken schaffen. Gleichzeitig scheint der Handlungsdruck jedoch auszubleiben, denn Mitarbeitende berichten weiterhin, dass administrative Belastungen sie von wertschöpfender Arbeit abhalten.

In den befragten europäischen Ländern beklagen Mitarbeitende und Entscheidungsträger, dass zu viel Zeit für unproduktive Aufgaben aufgewendet wird. Mehr als ein Viertel der Entscheidungsträger (28 %) glaubt, dass ihre Mitarbeitenden den grössten Teil des Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben ausserhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit verbringen. 26 % der Arbeitnehmer stimmen dem zu. Tatsächlich verbringen Angestellte im Durchschnitt etwa 15 Stunden pro Woche¹ mit den fünf in der Studie untersuchten Kernverwaltungsaufgaben (Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung) – das entspricht etwa zwei verlorenen Arbeitstagen für Routineaufgaben. Kritisch ist zudem, dass weniger als die Hälfte (43 %) der Beschäftigten angibt, den Grossteil des Arbeitstags mit wertschöpfender Arbeit zu verbringen.

Die Folgen sind weitreichender als nur der Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden. Ein ineffizientes Dokumentenmanagement setzt deutsche Unternehmen einem Compliance- und Betriebsrisiko aus. So haben mehr als die Hälfte der Entscheidungsträger (60 %) und 44 % der Büroangestellten in den letzten fünf Jahren erlebt, dass jemand aufgrund veralteter oder falscher Informationen, die durch ineffiziente Systeme oder Prozesse verursacht wurden, einen schwerwiegenden Fehler begangen oder beinahe begangen hätte. Im gleichen Zeitraum gaben 62 % der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen einen Daten- oder Compliance-Verstoss im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder

knapp vermieden hat.

Tägliche Frustrationen verschärfen das Problem

Deutsche Mitarbeitende berichten von alltäglichen, vermeidbaren administrativen Frustrationen, die ihre Produktivität schleichend untergraben. Besonders häufig genannt werden die wiederholte Eingabe identischer Informationen in mehrere Systeme (35 %), die Verwaltung überfüllter Posteingänge (33 %), die Suche nach Dateien in mehreren Systemen oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken (32 %) sowie die manuelle Aktualisierung von Reports (26 %). Diese Probleme können wertvolle Arbeitszeit kosten und die Arbeitsmoral beeinträchtigen.

Die Folgen sind eindeutig. So geben 23 % der Befragten an, dass der Verwaltungsaufwand ihre Produktivität einschränkt, und 19 % sagen, dass er ihre Kreativität einschränkt. Die Mitarbeitenden sind sich der positiven Auswirkungen einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands bewusst: mehr Freude an der Arbeit durch kreativere Aufgaben (29 %), erhöhte Wertschöpfung (27 %) sowie schnellere Projektdurchführung und fundiertere strategische Entscheidungen (21 %).

Anhaltende Kluft und Untätigkeit

Trotz der Auswirkungen haben viele deutsche Arbeitnehmer das Gefühl, dass das Problem nicht vollständig erkannt wird. Ein Viertel (25 %) der Beschäftigten ist der Meinung, dass die Entscheidungsträger unterschätzen, wie viel Zeit durch Verwaltungsaufgaben verloren geht, während 23 % der Meinung ist, dass die Arbeitsbelastung in der Verwaltung ungerecht verteilt ist.

Beachtenswert ist, dass nur 18 % glauben, dass ihr Arbeitgeber sich aktiv um die Reduzierung ihren Verwaltungsaufwand kümmert. Dennoch stimmen 61 % der Entscheidungsträger der Aussage zu, dass neue Tools und Systeme die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen vereinfacht und den Verwaltungsaufwand verringert haben. Fast die Hälfte (44 %)² glaubt, dass Automatisierungstools, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben beseitigen, die grössten Einfluss auf ihr Unternehmen haben würden.

Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Ricoh Central Europe, sagt: «In europäischen Unternehmen klafft eine spürbare Lücke zwischen Wahrnehmung und Handeln. Mitarbeitende verlieren nach wie vor viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zwar erkennen Entscheidungsträger den Nutzen von Automatisierung, doch die anhaltende Zeitverschwendung zeigt, dass zu wenig umgesetzt wird. Die Verwaltungsbelastung bleibt somit ein strukturelles Problem und ein erheblicher Produktivitätsfresser. Unternehmen müssen jetzt handeln. Automatisierung verbessert nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Arbeit und reduziert Compliance-Risiken. Selbst einfache Schritte wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements wären ein schneller und wirkungsvoller Gewinn.»

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Methodology

Surveying 1,800 employees (aged 23+) who are purchasing decision makers, working in; HR, Finance or Facilities (equal split between those 3 departments; natural fallout company size & sector) across the UK, France, Spain, Italy, The Netherlands, Germany. (300 respondents respectively) in field 10.11.2025 - 17.11.2025. In addition, 6000 Office workers across the UK, Netherlands, France, Germany, Spain and Italy, 11.11.2025 - 17.11.2025. The research was conducted by Opinion Matters. Opinion Matters abides by and employs members of the Market Research Society and follows the MRS code of conduct and ESOMAR principles. Opinion Matters is also a member of the British Polling Council.

¹Die Gesamtzahlen basieren auf dem ungewichteten durchschnittlichen täglichen Zeitaufwand für fünf gemessene Verwaltungsaufgaben (Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung) in Grossbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Italien und Spanien. Da Aufgaben gleichzeitig anfallen können, gehen die Schätzungen davon aus, dass sie nacheinander ausgeführt werden und beziehen sich nur auf die in dieser Studie gemessenen Aufgaben.

²44 % der Befragten wählten «Automatisierungstools zur Beseitigung sich wiederholender, manueller Aufgaben (z. B. Rechnungen, Spesen) und zur Freisetzung von Mitarbeitenden für höherwertige Arbeiten» als eine der technologischen Verbesserungen, die den grössten Einfluss auf das Geschäftswachstum und die Produktivität der Mitarbeitenden ihres Unternehmens haben würden. Die Befragten konnten aus einer Liste mit folgenden Optionen wählen: Automatisierungstools zur Beseitigung repetitiver, manueller Aufgaben (z. B. Rechnungen, Spesen) und zur Freisetzung von Mitarbeitenden für höherwertige Arbeiten, KI-basiertes intelligentes Dokumentenmanagement zur Extraktion von Daten aus komplexen, unstrukturierten Dokumenten (z. B. handschriftliche Notizen oder Bilder), intelligentere, stärker integrierte Systeme zur Beseitigung von Doppelarbeit und zur Beschleunigung der Zusammenarbeit, Zugang zu Echtzeitdaten und Einblicken, um eine schnellere, fundiertere Entscheidungsfindung zu ermöglichen, schnellere IT-Unterstützung zur Minimierung von Ausfallzeiten

und Störungen sowie Tools, die Freigabeengpässe reduzieren und die Markteinführung beschleunigen.