Weichen stellen mit hybrider Maillösung

» Von Carsten Lüdtge, 14.11.2013 12:00.

Formatunabhängige Ausgabe

Die Lösung basiert in Teilen technologisch auf DocBridge Pilot, einer plattformunabhängigen Software, mit der Dokumente jeden Formats zu portooptimierten Sendungen gebündelt und für die Ausgabe über verschiedene physische und digitale Kanäle aufbereitet werden. Das Prinzip: Der Import der zu verarbeitenden Dokumente ist von der Ausgabe der Sendungen getrennt. Die von Compart, einem Anbieter von multikanalfähigen Dokumenten-Management-Systemen, entwickelte Lösung übernimmt die Daten und konvertiert sie, wobei die Formatierung der Datei erhalten bleibt. Das Dokument kann nun je nach Bedarf modifiziert, verteilt, klassifiziert, indiziert und in verschiedene Formate umgewandelt werden. Dadurch lassen sich die Schriftstücke nahezu überall darstellen, drucken, archivieren und weiterverarbeiten. Die dafür notwendigen Informationen werden als Metadaten extrahiert. Während die Software die Daten einem zentralen Pool zuordnet, legt sie die Metadaten in einer relationalen Datenbank ab.

Auch beim ePostSelect-Projekt der Deutschen Bahn kommt diese Fähigkeit der Compart-Software zum Tragen: Diese nimmt die Druck­daten des Versenders entgegen und bereitet sie für die Ausgabe empfängerspezifisch, sprich kanalgerecht, auf. Die Software entscheidet also automatisch, ob ein Dokument als E-Mail-Anhang (beispielsweise ein PDF), verschlüsselt (per IncaMail) oder als Druck versendet werden soll. Das System entnimmt dem Dokument die Hausanschrift des Empfängers und führt sie mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse – falls vorhanden – zusammen. Dazu erfolgt automatisch eine Anfrage an die integrierte Profildatenbank, ob der Adressat das jeweilige Dokument digital oder physisch zugestellt haben möchte. Liegt keine Zustimmung für den elektronischen Versand vor, erfolgt automatisch die Auslieferung per Post. In diesem Fall wird das Dokument mit dem Hinweis versehen, dass der Empfänger sich seine Post künftig auch via IncaMail zusenden lassen kann. Doch die Entscheidung liegt letztlich beim Empfänger selbst.

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