OpenOffice entdeckt die Teamarbeit

Mit ihrem neuen Produkt «Workplace» schliesst die niederländische Firma 03Spaces eine Lücke, die viel zu lange bestand. Sie bietet den Anwendern von OpenOffice eine Software an, die - wie SharePoint für das Officepaket von Microsoft - die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team regeln hilft. So sollen OpenOffice-Anwender ihr Dokumentenmanagement in den Griff bekommen.

Seit kurzem liegt die kommerzielle Software auch als kostenlose Community Edition 2.2b vor. Diese bietet den vollen Funktionsumfang, ist aber auf maximal zehn Benutzer beschränkt.

Heterogene Plattform

Workplace ist in Java geschrieben und setzt auf den freien Servlet-Container Apache Tomcat als Betriebsumgebung. Dadurch läuft die Software auf allen gängigen Betriebssystemen, bietet sich also für den Einsatz in heterogenen Umgebungen an. Gleiches gilt für die Unterstützung von Desktop-Umgebungen. Denn Workplace bietet die entsprechende Erweiterung «Workplace-Assistant» sowohl für OpenOffice respektive StarOffice als auch für Microsoft Office XP und 2003 an. Im ersten Fall basiert der Zusatz auf Java, im zweiten auf Dotnet. Damit eignet sich das Dokumentenmanagement für Firmen, die Linux und OpenOffice auf dem Desktop einsetzen oder gemischte Umgebungen betreiben. Das ist ein Vorteil gegenüber Microsoft SharePoint, das nur mit Microsoft-Produkten zusammenarbeitet.

Das wichtigste Werkzeug für den Zugriff auf die Workplace-Umgebung stellt jedoch der Webbrowser dar. Die aufgeräumte Oberfläche setzt auf Ajax und verlangt deshalb einen aktuellen Browser wie Internet Explorer 7 oder Firefox 2. Diese Hürde dürfte aber keine ernsthaften Schwierigkeiten bereiten, sind beide Produkte doch auf breiter Front im Einsatz.

Keine Probleme verursachte auch die Installation. O3Spaces bietet ihre Software als Windows-Installationspaket, VMware-Appliance sowie in zwei Linux--Varianten an. Dabei werden sowohl RPM- als auch Debian-basierte Distributionen unterstützt. Voraussetzung ist jeweils eine Java-Laufzeitumgebung ab Version 1.5. Im Test kam die Windows-Variante zum Zug.

Schlanke Umgebung

Der Web-Zugriff auf Workplace erfolgt entweder über «Studio» zu administrativen Zwecken oder über «Spaces» für die tägliche Arbeit. Der Systemverwalter kann Benutzer und deren Rollen verwalten sowie Arbeitsräume anlegen. Aufgrund des recht bescheidenen Funktionsumfanges der O3Spaces-Software halten sich die administrativen Aufgaben in Grenzen. Workplace ist keine Enterprise Content Management-Umgebung (ECM), sondern beschränkt sich darauf, die Kommunikation zwischen Arbeitsgruppen aller Art in sauber geordnete Bahnen zu lenken.

Das zeigt sich am zentralen Element der Rollen. Diese legen fest, welche Aufgaben ein Anwender übernimmt, und welche -Berechtigungen ihm zustehen. So kann der Administrator zwar bestimmen, ob ein -Benutzer beispielsweise Räume und Unterordner anlegen darf. Aber Abläufe lassen sich mit dem Rollen-Modell von Workplace nicht abbilden. Hierzu fehlt die Möglichkeit, auto-matisch Aktionen auszulösen, wie etwa die Konvertierung und Umplatzierung von -Dokumenten oder die Anpassung von -Zugriffsrechten. Benachrichtigungen via E-Mail und den lokalen Workplace-Assistenten erlauben es, Abläufe wenigstens ansatzweise anzudeuten. So könnte etwa der Marketingleiter auf diesem Weg darüber informiert werden, dass der Product Manager die Produktedokumentation überarbeitet hat. Aber die danach folgenden Aktionen, etwa das Sperren des Dokuments, müssen die Benutzer von Hand erledigen.