OpenOffice entdeckt die Teamarbeit

» Von Andreas Heer, 15.11.2007 09:45. Letztes Update, 15.11.2007 09:46.

Umso einfacher behandelt Workplace dafür die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagements. Dazu bietet die Software über die Web-Oberfläche einfache Kommunikationswerkzeuge. Gemeinsame Kalender nehmen Termine einzelner Personen oder ganzer Gruppen auf, während Benutzer Anmerkungen zu Dokumenten über ein einfach zu nutzendes Diskussions-Forum kundtun. Die in einem Raum vorhandenen Elemente bestimmt der Anwender über die «Spacelets» genannten Vorlagen für die Informationsbehälter in Workplace.

Die Arbeit mit Dokumenten selbst erfolgt über den Workplace-Assistenten, der in der OpenOffice-Version getestet wurde. Nach dem erstmaligen Anmelden über die Web-Oberfläche landet die Java-Software per Klick auf einem entsprechenden Link auf dem lokalen Rechner und bereichert das -Officepaket um einen zusätzlichen Eintrag in der Menüleiste sowie um eine Symbolleiste. Dahinter stehen die Funktionen zum Öffnen und Speichern von Dateien aus der Workplace-Umgebung. Bei jedem Sicherungsvorgang entsteht eine neue Version des Dokuments. Die Änderungen zwischen den einzelnen Fassungen kann der Benutzer nun direkt in OpenOffice vergleichen und annehmen oder ablehnen. Der Assistent informiert zudem über die Arbeit anderer an Workplace angemeldeter Anwender. Das Zusammenspiel zwischen OpenOffice und der O3Spaces-Software klappte im Test ohne Probleme. Praktisch ist, dass die Anmeldung am Dokumentenmanagement-System direkt über das Büropaket und den Assistenten erfolgen kann und keine vorgängige Identifizierung via Webbrowser voraussetzt.

Der Konkurrenzdruck ist gross

Die Stärken von Workplace liegen in der einfachen Handhabung und der Unterstützung von Microsoft Office wie auch OpenOffice. Damit können weder Microsoft SharePoint noch das freie ECM Alfresco -aufwarten. Bei Letzterem ist jedoch ein entsprechendes Plugin namens Opal in Arbeit. Es liegt derzeit als Betaversion vor.

Workplace hinterlässt einen zwiespältigen Eindruck. Einerseits kann die Software beim Funktionsumfang nicht mit SharePoint und Alfresco mithalten, die beide über Mechanismen verfügen, um Geschäftsabläufe abzubilden und Web-Inhalte einzubinden. Andererseits gefällt beim O3Spaces-Produkt die Unterstützung von Windows- und Linux/Unix-Plattformen.

Firmen, die OpenOffice und allenfalls Microsoft Office einsetzen, haben derzeit zwei Möglichkeiten. Entweder nehmen sie mit dem Funktionsumfang von Workplace vorlieb und warten auf die versprochenen Erweiterungen für die Abbildung von Arbeitsabläufen. Oder sie setzen auf Alfresco und verzichten zugunsten der Funktionalität auf die OpenOffice-Integration, bis das entsprechende Plugin in einer stabilen Version vorliegt. Beide Szenarien sind aus Anwendersicht unbefriedigend, wenn man einen Blick auf die vorhandenen Lösungen im Microsoft-Portfolio wirft.

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