Die Lösung für bessere Zusammenarbeit

Arbeiten verschiedene Teams im Unternehmen zusammen und müssen diese auf dieselben Daten zugreifen, wird das Dokumentenmanagement aufgrund unterschiedlicher Anforderungen und Arbeitskulturen, aber auch wegen divergierendem Sicherheitsdenken, zur komplexen Angelegenheit. Aus diesen Gründen kam es beim Westschweizer Energieunternehmen Groupe E immer wieder zu Brüchen zwischen Verkaufsphase und Projektphase.

» Von Felix Raymann , 03.10.2016 09:00.

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Um die Anforderungen zu analysieren und eine optimierte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu erreichen, hat Groupe E das Informatikunternehmen ELCA beauftragt, eine Lösung für eine integrierte IT auf Basis von Microsoft SharePoint durchzuführen. Ziel war, die Trennung zwischen den Projektgruppen und der Verkaufsabteilung aufzuheben. Separierte File-Sharing-Systeme, Datenbanken, Dokumentationssysteme und Anwendungen sollten zusammengeführt werden, so dass alle Mitarbeiter jederzeit auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.

Das in Granges-Paccot ansässige Unternehmen Groupe E ist ein führendes Schweizer Energieunternehmen mit über 1500 Mitarbeitern; nahezu 500'000 Einwohner in den Kantonen Fribourg, Neuenburg, Waadt und Bern werden mit Energie versorgt. Zudem produziert Groupe E Energie, verteilt sie und bietet diverse andere Dienste und Beratung für Unternehmen an.

Interview mit Ayla Monney, Projektleiter und Leitung Beratung & Strategie bei Groupe E und Julian Poffet, Manager ECM bei ELCA Informatik.

 

 

Wie unterscheiden sich die Arbeitsweisen der Sales- und Projekt-Teams innerhalb des Unternehmens? Gibt es grosse Unterschiede beispielsweise bezüglich der Sicherheit?


Ayla Monney, Groupe E: Die Arbeitsweisen sind nicht wirklich unterschiedlich, eher die Bedürfnisse bezüglich des Dokumentenemanagements. Für das Sales Team steht der Datenschutz im Zentrum -das erfordert entsprechende Sicherheitsmassnahmen. Gleichzeitig müssen Daten mit den Projektteams und anderen Akteuren ausgetauscht werden können. Wir mussten einen Weg finden, die unterschiedlichen Datenzugriffsmöglichkeiten und die kollaborativen Funktionen zu vereinen.

Julian Poffet, ELCA: Die Unterschiede liegen auf unterschiedlichen Ebenen: Zum einen sind mit den Mitgliedern des Sales Teams und den Ingenieuren unterschiedliche Akteure beteiligt, die unterschiedliche Applikationen nutzen (CRM und Collaborative Tool). Und vor allem: Es bestehen wesentliche Unterschiede in der Arbeitsphilosophie: Während die eine Gruppe Dokumente aus Datenschtzgründen geheimhalten soll, sind andere darauf angewiesen, dass sie jederzeit geteilt werden können.


 

War von Anfang an klar, dass ELCA auf eine kollaborative Lösung mit SharePoint setzt? Wurden auch alternative Lösungen in Betracht gezogen?


Poffet: Es gibt auf dem Markt zahlreiche Lösungen, die aber oftmals zu komplex sind. Wir wollten eine einfache Lösung, welche die Zusammenarbeit effizient erleichtert.

Monney: Aufgrund der Evaluation haben wir eine hybride Lösung erhalten, die auf standardisierten Komponenten aufbaut, aber trotzdem massgeschneiderte Funktionen bietet. Wir mussten nur wenige Kompromisse eingehen, sodass der Vorschlag von ELCA unsere Bedürfnisse sehr gut abdeckt.

 


Für die Lösung wird unterschiedliche Software verwendet: SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, AutoCAD und MS Outlook. Welche Schwierigkeiten entstanden bei der Implementierung der verschiedenen Tools in den digitalen Workplace?


Poffet: Damit die End-User auf Informationen und Dokumente aus dem digitalen Workplace mittels einer externen Applikation zugreifen können, benötigten wir spezielle Plug-Ins. Viele Anwendungen bieten dies jedoch nicht an. Die Integration klappte nicht immer auf Anhieb. So mussten wir für die Integration zwischen Microsoft Outlook und Microsoft SharePoint das Plug-In „OnePlaceMail“ dazunehmen, das von einem Drittanbieter stammt. Auch für die Integration von AutoCAD musste auf ein Plug-In (CADtoWin) ausgewichen werden.

 


Worin bestehen die Vorteile der Vereinigung des Project Workspace mit dem Customer Workspace - also der Plattformen?


Monney: Wir konnten zwei verschiedene User-Portale auf einer Plattform integrieren, anstatt zahlreiche Verbindungen zwischen Projekten und Kundendaten zu schaffen.

Poffet: In einer SharePoint-Lösung muss ein Dokument an einem bestimmten Ort gespeichert werden – entweder auf Projekt- oder auf Kundendaten-Seite. Mit der neuen Lösung ist es nun möglich, ein Projektdokument für einen bestimmten Kunden zu indexieren.

 


Entstanden ist ein sogenannte 360-Grad-view.


Poffet: Genau. Das heisst, die Mitarbeiter können sämtliche Informationen, beispielsweise über einen Kunden, an einem Ort auffinden. Dabei muss es sich nicht immer um Dokumente handeln, sondern auch alle anderen relevanten Daten. Diese Rundumsicht wurde durch die Verbindung von SharePoint mit dem CRM ermöglicht.


 

Wie wurde die neue Lösung im Unternehmen eingeführt?


Monney: Die neue Art der Zusammenarbeit wurde sanft eingeführt. Wir organisierten mehrere Workshops und machten Tests mit der neuen Lösung

 

 


Wie war das Feedback nach der Implementierung der neuen Lösung?


Monney: Die Rückmeldungen waren von beiden Seiten vorwiegend positiv. Das Sales Team verwendet die Software vorwiegend für die Verwaltung der Kundendokumente, während die Projektteams damit auch die ganze Projektentwicklung machen. Deren Bedürfnisse waren weitaus schwieriger zu erfüllen.

 


Welche Vorteile brachte das ELCA-Entwicklungsteam in Vietnam für die Entwicklung der Lösung?


Poffet: Mit einer agilen Herangehensweise und dem ELCA-Entwicklungsteam in Vietnam konnte das Projekt flexibel, schnell und zu einem fixen Preis durchgeführt werden, insbesondere auch, weil mit der Zeitverschiebung meist zwei Teams à 8 Personen daran arbeiten konnten. In Vietnam wurde der grösste Teil entwickelt sowie auch die Testings durchgeführt.


 

Wie gross sind die Einsparungen, die durch die neue Lösung entstanden?


Monney: Als kommerzielles Unternehmen müssen wir natürlich einen unmittelbaren Nutzen erhalten. Die wichtigsten Punkte: Die Lösung ermöglicht konkrete Vorteile in der täglichen Arbeit. Die gemessene Benutzerzufriedenheit ist gut, das Tool bietet Funktionen, die unsere Arbeit weiter professionalisieren und die Qualität und die Effizienz verbessern.

 

 

Warum hat Groupe E ELCA als Partner ausgewählt?


Groupe E: ELCA ist bereits seit längerer Zeit ein bewährter Partner unseres Unternehmens. In diesem Fall war das Know-how von Implementierungen in Collaborative Workplaces wichtig, sodass die unterschiedlichen Datensysteme miteinander verbunden und nun mit einem neuen Tool genutzt werden können.

 

 

 

 

 

 

 

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