Tipps für kollaboratives Projektmanagement

Im Rahmen von Projektmanagementausbildungen wird immer wieder darauf hingewiesen, dass es notwendig ist, «echte Teams» zu bilden, da diese einen signifikant grösseren Nutzen stiften als die Summe der einzelnen Projektmitarbeiter.

» Von Martin Bialas, 29.02.2016 09:04.

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«Gutes Teamwork entsteht, wenn aus einer ‹Tu-Du›-Liste eine ‹ToDo›-Liste wird.» (Martin Bialas)

Diese These wird vermutlich von den meisten Beteiligten aus dem Projektmanagement unterstützt. Auf der kulturellen Ebene existieren eine Vielzahl von Methoden und Techniken, die die konstruktive und auch kollaborative Teamarbeit ermöglichen bzw. fördern. Darüber hinaus stellt sich jedoch die Frage, wie ein organisatorischer und auch toolseitiger Rahmen festzulegen ist.

Kollaboration kann unter anderem dann konstruktiv erfolgen, wenn alle Projektbeteiligten einen pragmatischen Zugang zu sämtlichen projektrelevanten Daten haben. Dies bedeutet in der Regel eine datenbankbasierte Dokumentenablage, die anhand eines zuvor definieren Rechtekonzepts den Zugang zu Dokumenten rollenbasiert regelt. Das Management dieser Daten bzw. Dokumente sollte in einer übersichtlichen Art und Weise durch den Projektleiter bzw. durch die Teammitglieder selbst administriert werden können. Eine Schnittstelle zur internen IT muss nicht zwangsläufig erforderlich sein. Die Zusammenarbeit kann weiterhin gefördert werden, wenn sämtliche Projektbeteiligte leichten Zugang zu den Planungsdaten wie z.B. dem Projektplan haben.

Die ToDo-Liste

Für die operative Arbeit von Projektteams hat sich in der Vergangenheit das Führen einer Projekt-Pendenzenliste bewährt. Bei dieser Liste ist es hilfreich, wenn diese auch mittels einer zentral geführten Liste in einer Datenbank abgebildet wird. Das ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung der Projektpendenzen durch das gesamte Team. Analog zu dieser Argumentation kann auch das Führen einer Risikoliste realisiert werden. Eines der etabliertesten Tools in diesem Kontext ist die Lösung von Microsoft mit Microsoft Project Server und dem damit verbundenen Microsoft SharePoint. Hierbei werden klassische Projektmanagementmethoden wie das Erstellen eines Projektterminplans und der Projektressourcenplanung über Microsoft Project Professional mit den kollaborativen Möglichkeiten wie z.B. einer projektbezogenen Dokumentenablage, das Führen von diversen Listen (Pendenzen, Kontakte, Links, …), aber auch die leichte Erstellung von Wikis und Projekt-Blogs mittels SharePoint kombiniert.

Ein paar Tools …

Aus den agilen (Projektmanagement-)Methoden bieten sich zunehmend weitere Formen für die Planung und Steuerung der operativen Aufgaben während des Projekts an. Scrum oder Kanban-Boards bieten eine intuitive Visualisierung der anstehenden Aufgaben und fördern die Eigenverantwortung von Teams. Der Markt bietet hierzu bereits eine Vielzahl von Apps an. Eine kostenfreie Variante stellt Trello dar. Dieser Anbieter überzeugt durch eine einfache und klare Visualisierung mit einem überschaubaren Funktionsumfang. Eine kurze Einweisung der Anwender reicht aus, um den gewünschten Nutzen in der Kollaboration zu realisieren. Sollte eine solche technische Lösung funktional noch nicht ausreichend sein, kann man z.B. zu dem Produkt Target Process wechseln. Bei dieser Lösung können detaillierte Funktionen der Methoden Scrum bzw. Kanban wie z.B. das Führen von spezifischen Boards, Listen, Dashboards und Timelines abgebildet werden.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass auch im Bereich der Toolunterstützung für kollaboratives Projektmanagement eine Vielzahl von Möglichkeiten angeboten werden. Es ist festzulegen, welche technische Unterstützung für die Projektbeteiligten bei einem vertretbaren Aufwand einen entsprechen grossen Nutzen stiftet.

«Menschen, die miteinander arbeiten, addieren ihre Potenziale. Menschen, die füreinander arbeiten, multiplizieren ihre Potenziale.» (Steffen Kirchner)

Bleiben Sie interessiert.

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