Sichere und effiziente E-Mail-Archivierung

Wissensvorsprung sichern

Je schneller und problemloser Unternehmensmitarbeiter einer Organisation auf neueste Nachrichten und zurückliegende Kommunikationsdaten zurückgreifen können, desto präziser können Entscheidungen getroffen und desto schneller kann auf Anfragen von Kunden, Mitarbeitern und Partnern reagiert werden. Wer ältere E-Mails nicht löschen oder ersatzweise in unzu-verlässig und schwerfällig zu hand-habenden Personal-Storage-Dateien speichern muss, sichert sich einen unschätzbaren Wissens-vorsprung.

Leistungsstarke Suchfunktionen erleichtern es, über Schlüsselwörter in E-Mails, Betreffzeilen, Anhängen und Kalender-ein-trägen zu suchen. Adresszeilen und Absenderangaben oder Zeiträume lassen sich heranziehen, um die Suche weiter einzugrenzen und somit die Effizienz zu erhöhen und sich ein Bild von der Kommunikation zwischen E-Mail-Nutzern zu einem bestimmten Thema oder Zeitpunkt machen zu können.

Die User im Blick behalten

Neben den Gesetzesvorschriften gibt es bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Archivierungslösung noch weitere Überlegungen, die unbedingt angestellt werden sollten. Ein wichtiges Entscheidungskriterium stellen die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz der Arbeitsabläufe dar. Gerade die beiden letztgenannten Punkte rücken leider oftmals in den Hintergrund, weil sich viele Entscheider blindlings auf das Thema Compliance stürzen. Freilich brennt es jedem Manager unter den Nägeln, den Gesetzesvorschriften zu entsprechen. Doch diese müssen ja nicht im Widerspruch mit den Anwenderwünschen stehen. Gerade die Anwender sind es, die von der E-Mail-Archivierung direkt profitieren. In der Möglichkeit, im täglichen Umgang mit E-Mails und im Transferprozess aus unstrukturierten Daten eine bestimmte Ordnung herzustellen, zeigt sich nämlich erst der wahre Wert von elektronischer Post.