Vor UCC-Einführung: Diese 7 Fragen müssen Sie sich stellen

Die Zukunft von Unified Communications (UCC) für den Mittelstand liegt in der Cloud. Doch wann lohnt sich diese Anschaffung und sind wirklich alle Funktionen nützlich für die Zusammenarbeit innerhalb oder ausserhalb des Unternehmens?

» Von Matthias Weber, Tecchannel.de *, 21.05.2015 10:18.

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* Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet kaufmännischer Softwarelösungen (WWS), CRM und ERP. Im Quality-IT-Team ist er als IT-Consultant und .net-Software-Entwickler (MCPD) tätig. Der Artikel erschien ursprünglich in unserer Schwesterpublikation «tecchannel.de»  

Nur wer die Vor- und Nachteile dieser Software kennt, kann festlegen, ob sie dem Geschäftsziel dienlich ist. Aus dem Grund sollten IT-Entscheider sich zuerst mit den folgenden vier Features vertraut machen: Instant Messaging (IM), IP-Telefonie, White Boarding und Präsenzsysteme. Wie Unified Communication ein Erfolg wird, zeigen wir ebenfalls in unserer Bilderstrecke.

Instant-Messaging

Unter «IM» versteht man eine ad-hoc-Kommunikation. Sie erlaubt eine schnelle Kontaktaufnahme mit Kollegen über Chat. Für dieses Werkzeug spricht neben der simplen Bedienbarkeit vor allem, dass die Informationen nach dem Gespräch automatisch gelöscht werden und keinen Datenspeicher beanspruchen.

Ein Praxisbeispiel: Via Chat lassen sich schnell die Ergebnisse des letzten Meetings erfragen - das spart Zeit und E-Mail-Ressourcen. Mit Collaboration-Tools wie Desktop-Sharing kann dann das Protokoll des Treffens visuell nachverfolgt werden. Ein Nachteil: Schnelle Kommunikation via Chat birgt Missverständnisse. Kurze Sätze, eine laxe Ausdrucksweise und mehrdeutige Emoticons können zu Irrtümern oder gar Frustration führen. Gerade für sensible Themen ist ein persönliches Gespräch vorzuziehen.

IP-Telefonie

Verbindungen über das analoge Telefonnetz ins Ausland können kostspielig sein. Die Alternative: «Voice-Over-IP» (VOIP), das sich in Kombination mit Videokonferenzen besonders für die globale Zusammenarbeit von Teams eignet. Beide Collaboration-Werkzeuge benötigen allerdings eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Bandbreite. Andere VOIP-User oder Dienste wie E-Mail dürfen darunter nicht leiden - sonst drohen Produktivitätseinbussen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: White Boarding

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