Koordinationsbedarf: Arbeitsplatzorganisation in Zeiten der Digitalisierung

» Von Michael Küng*, 01.05.2017 07:00.

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Home Office statt Luxusbüros

Wenn es um moderne Arbeitsformen geht, wird – gerade von IT-Unternehmen – gern auf Vorbilder aus dem Silicon Valley verwiesen. Die Technologiekonzerne dort sind tatsächlich sehr weit gegangen. Weil viele ihrer Fachkräfte lieber im lebendigen San Francisco als im zersiedelten Valley wohnen, werden sie von Facebook, Evernote und Co. tagtäglich mit Firmenbussen an den Arbeitsplatz gekarrt. Je nach Verkehr dauert das anderthalb Stunden pro Weg, die achtspurige Autobahn stösst regelmässig an ihre Grenzen. Damit die Arbeitnehmer das mitmachen, setzen die Unternehmen auf Komfort und lange Präsenzzeiten. Die Grössten haben ihre Niederlassungen zu richtigen Kleinstädten ausgebaut: Fitnesscenter, Kinos, Eisstände, Coiffeure, Zahnärzte und Autowerkstätten gibt es da. Für die Arbeitnehmer ist alles gratis oder subventioniert. Die Botschaft ist klar: Wieso nach Hause gehen, wenn es am Arbeitsplatz doch alles gibt, was man braucht?

So umfassend gestaltete Arbeitsplätze existieren in der Schweiz bislang nicht – allerdings lassen sich die Situationen auch nicht direkt vergleichen. Hierzulande sind die Pendlerdistanzen viel kürzer. Zwischen dem Jahr 2000 und 2010 ist die Dauer eines Arbeitswegs in der Schweiz von durchschnittlich 23 Minuten auf eine halbe Stunde angewachsen, sagt das Bundesamt für Statistik. Seit da stagniert die Dauer des Arbeitswegs. Ebenso stabil ist der zeitliche Aufwand für mobiles Arbeiten. Seit 2014 hat er sich laut einer Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz nicht mehr erhöht.

Trotzdem rechnen IT-Führungskräfte laut Swiss-IT-Umfrage damit, dass ihre Präsenzzeit im Büro bis in drei Jahren von derzeit durchschnittlich 36 Stunden auf nur noch 29 Stunden pro Woche fallen wird. Grosser Gewinner soll das Home Office werden: Die aktuell 4,5 Stunden pro Woche würden sich auf immerhin 9 Stunden verdoppeln. Die übrige Zeit verteilt sich auf mehr Präsenz bei Kunden (von 2 auf 3 Stunden) und die Arbeit unterwegs im Zug, am Flughafen oder im Hotel (3,5 statt 3 Stunden).

Individuelle, aber klare Regeln

Auch wenn es in der Schweiz langsamer geht als im Silicon Valley, die Art, wie und wo gearbeitet wird, verändert sich auch hier. Bei dem Unternehmen mit rund 4000 Angestellten unterscheidet man zwischen Home Office (unregelmässiges Arbeiten von zu Hause aus) und Telearbeit (regelmässige mindestens einen halben Tag von zu Hause aus). Aktuell machen etwa 13 Prozent der Mitarbeiter Telearbeit. Damit das funktioniert, werden klare Regeln festgelegt, sagt Yvonne Seitz. Sie ist Chefin der Abteilung Diversity & Employer Attractiveness. «Wer regelmäs­sig einen halben Tag oder mehr ausserhalb des Büros arbeiten will, unterzeichnet bei uns eine Vereinbarung.» Sie diene als Gesprächsgrundlage, um die Erwartungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzuklären.

«Mit unseren flexiblen Arbeitsmodellen wollen wir Mitarbeitende auch dann halten, wenn sich privat etwas verändert», sagt Seitz. Jede Vereinbarung zu mobilem Arbeiten sei deshalb auch ein Kompromiss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Damit die gros­se Belegschaft über die Möglichkeiten informiert bleibt, hält sie ein im Intranet zugängliches Toolkit auf dem Laufenden.

Grundsätzlich klärt jede Abteilung für sich selbst, was sinnvoll ist. «Bei uns hat beispielsweise das Innovation Management andere Bedürfnisse als das Controlling», sagt Seitz. Um die Flexibilität zu steigern, sind ausserdem viele Mitarbeiter mit Laptops ausgerüstet, Arbeitsplätze werden geteilt, fest zugeteilte Telefone gibt es gar nicht mehr. Stattdessen wurde das Telefon in den Laptop integriert. So ist es immer mit dabei.

Allerdings, auch das hat unsere Umfrage ergeben, stehen Grossraumbüros ohne feste Platzzuteilung ganz unten auf der Wunschliste. Damit solche Veränderungen am Arbeitsplatz angenommen werden, veranstaltet AXA Winterthur regelmässige Informationsveranstaltungen zu den Neuerungen. Die Bedürfnisse der Belegschaft werden nicht nur vor Projekten abgefragt, sondern stetig überprüft. «Die Gestaltung eines Büros ist kein Projekt, das sich abschliessen lässt. Die Arbeitswelt ist dynamisch und mit ihr unterliegt auch der Arbeitsplatz ständiger Veränderung», sagt Seitz. Wichtig zu wissen sei, dass es kein Modell gibt, das für alle stimmt.

Klare Regeln hält auch Katrina Welge für wichtig. Die Beraterin doziert am Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung der Fachhochschule Nordwestschweiz. Damit neue Arbeitsformen funktionieren, müssen Ziele und Präsenzzeiten klar vereinbart werden, sagt sie. «Qualifikationsgespräche werden heute oft abgeschafft. Dabei wären sie wichtig, um gemeinsame Ziele zu verhandeln.» Idealerweise finden solche Gespräche mindestens einmal pro Quartal statt. Dadurch weiss der Arbeitnehmer, was von ihm im Home Office erwartet wird. «Wichtig ist, dass nicht die Präsenzzeit gemessen wird, sondern der Output», ergänzt Barbara Josef.

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