Software-Lizenzierung ist ein Balanceakt

Viele Unternehmen beschleicht beim Gedanken an ihre Software-Lizenzen ein ungutes Gefühl, denn sie sind oft gleichzeitig über- und unterlizenziert. Die durchschnittliche Unterlizenzierung, die Insight bei Kundenprojekten der letzten Jahre festgestellt hat, liegt bei etwa 20, die Überlizenzierung bei etwa 15 Prozent. Falschlizenzierungen sind kostspielig, fehlende Lizenzen bergen ein rechtliches Risiko, da der Nachweis korrekter Lizenzierung laut Urheberrecht Pflicht ist. Dafür verantwortlich ist die Geschäftsleitung, die ihre IT-Administratoren in die Pflicht nehmen sollte. Bei Verstössen – die meistens ohne böse Absicht geschehen – droht neben dem finanziellen Schaden eine massive Rufschädigung.

Lizenzmanagement auf dem Papier …

Das Jahresende ist ein guter Zeitpunkt, die IT-Strategie um eine Software-Strategie zu erweitern. Dabei sollte überlegt werden, wer welche Programme in welcher Version überhaupt braucht. So benötigen z.B. nicht alle Mitarbeitenden eine Professional-Lizenz von Microsoft Office, wenn sie im Arbeitsalltag bloss einen Teil davon für ihre Tätigkeit verwenden und auch die Standardversion ausreichen würde.

Jede Software-Strategie hat eine kaufmännische und eine technische Dimension. Aus kaufmännischer Sicht muss die zukünftige Nutzung von Software eingeschätzt werden. Es gilt abzuwägen, ob die Investition mit entsprechenden Wartungsverträgen zu schützen ist, oder ob aus Kostengründen darauf verzichtet werden kann. Die technische Ebene umfasst die künftige Ausrichtung der IT. Soll also auf klassische Jahreslizenzen gesetzt oder die Software neu «as-a-Service» nur für die benutzten Volumina bezogen werden? Oder lohnt sich die Anschaffung eines neuen Betriebssystems? Sind diese Rahmenbedingungen geklärt, folgt eine Aus­legeordnung der aktuellen Lizenzen und Wartungsverträge sowie der aktuell genutzten und installierten Software-Produkte. Grosse Diskrepanzen zwischen vorhandenen Lizenzen sowie installierter und tatsächlich verwendeter Software sind dabei keine Seltenheit.

… und in der Realität

Die Auslegeordnung der vorhandenen und tatsächlich verwendeten Lizenzen wird meist in einem Software-Asset-Management-Projekt (SAM) realisiert. Ziel ist, ein zielgerichteter und geplanter Umgang mit Software-Lizenzen, um kosteneffizient und ohne rechtliches Risiko arbeiten zu können. Es geht also um das gesamthafte Management sowohl der kaufmännischen als auch der technischen Aspekte. Das Software Asset Management soll möglichst kontinuierlich die Software-Compliance des Unternehmens sicherstellen, damit jederzeit klar ist, welche Lizenzen noch im Unternehmen vorhanden und welche zu erneuern oder zu aktualisieren sind.

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