Rechtssicher archivieren

Unternehmen müssen zahlreiche gesetzliche Dokumentationspflichten befolgen. Grundsätzlich ist die Dokumentation in elektronischer Form zulässig, die Vorschriften sind hier jedoch oft unpräzise. Als Orientierungshilfe dient die Regelung betreffend der Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern.

» Von Dr. Ursula Widmer, 18.05.2012 14:53.

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Die Autorin hat über Haftungsfragen bei grossen IT-Projekten promoviert. Sie ist Lehrbeauftragte für Informatikrecht an der Universität Bern und Recht der Informationssicherheit an der ETH Zürich. Ihre Berner Anwaltskanzlei Dr. Widmer & Partner ist seit 30 Jahren auf ICT-Recht spezialisiert.

Unternehmen haben zahlreiche gesetzliche Vorschriften zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen und Auf­bewahrung der entsprechenden Unterlagen zu beachten. Am bekanntesten sind die Bestimmungen zur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Belegen und Geschäftskorrespondenz (kaufmännische Buchführung). Sie gelten für alle im Handelsregister eintragungspflichtigen Unternehmen. Einen vergleichbar weiten Geltungsbereich umfassen auch die vom Steuerrecht geforderten Buchführungs- und Nachweispflichten. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl von sektor- und branchenspezifischen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften. Etwa die Dokumentationspflicht der medizinischen Leistungserbringer (medizinische Dokumentation im Patientendossier), die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen zum Nachweis der Sicherheit von technischen Einrichtungen und Geräten oder die umfangreichen Dokumentationspflichten im Lebensmittel- und Umweltschutzrecht.

Die zentralen Fragen, die sich einem Unternehmen in diesem Zusammenhang stellen, lauten:

  • Welche Dokumente sind aufzubewahren?
  • In welcher Form sind diese aufzubewahren?
  • Wie lange sind sie aufzubewahren?
  • Welche speziellen Anforderungen gelten für die Aufbewahrung?

Die gesetzlichen Regelungen geben dabei leider nur zum Teil klare Antworten. Häufig sind die massgeblichen Bestimmungen wenig präzise formuliert und es bleibt eine erhebliche Unsicherheit. Die umfassendste Regelung zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung daraus resultierender Unter­lagen findet sich im Recht der kaufmännischen Buchführung. Diese Regelungen können daher auch als Orientierung in anderen Bereichen dienen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

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Marco Vosseler: 22-05-12 14:50

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