Praxis: SharePoint für Dokumenten-Management

Das Dokumenten-Management gehört zu den zentralen Aufgaben des SharePoint Server. In den neuen Versionen hat Microsoft die Bedienung der Dokumenten-Verwaltung verbessert.

» Von Thomas Joos, 13.03.2014 09:00.

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Thomas Joos ist selbständiger IT-Consultant, Fachbuchautor und freiberuflicher Mitarbeiter unserer Schwesterpublikation TecChannel.

Für das Dokumenten-Management hat Microsoft SharePoint seit Version 2010 diverse Funktionalitäten spendiert und die Oberfläche verändert. Vor allem das neu allgegenwärtige Menüband (Ribbon), das Anwender aus Office kennen, erleichtert das Management von Dokumenten. Wir zeigen im folgenden Beitrag, welche Funktionen SharePoint im Bereich der Dokumentenverwaltung bietet.

Wenn Sie eine Dokumentenbibliothek erstellt haben, können berechtigte Anwender über den Link «Neues Dokument hinzufügen» eines oder mehrere Dateien hochladen. Durch einen Doppelklick auf abgelegte Dokumente öffnet sich Word. Dann können Anwender mit dem File wie gewohnt arbeiten. Beim Speichern legt Word die Datei automatisch im Web ab, der Speicher-Dialog ändert sich nur unmerklich. Hier lassen sich Benachrichtigungen aktivieren für einzelne Seiten. Auch erhält der Benutzer eine E-Mail, wenn Dokumente innerhalb der Bibliothek hinzugefügt oder geändert wurden.

Auch lassen sich Tabellen nach Excel exportieren oder importieren sowie Kontakte und Kalendereinträge mit Outlook synchronisieren. Benutzer können auch selbst Benachrichtigungen auf einzelnen Webseiten definieren. Wenn sich in einem Bereich etwas ändert, also andere User ein Dokument hinzufügen, vorhandene bearbeiten oder löschen, wird dem Benutzer eine Benachrichtigung zugestellt. Für Dokumentbibliotheken lassen sich Inhaltsgenehmigungen konfigurieren. Erstellt ein Mitarbeiter ein neues Dokument, zeigt es SharePoint erst dann an, nachdem zum Beispiel der Abteilungsleiter den Inhalt genehmigt hat.

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