Praxis: die besten Tipps zu Outlook 2013

Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Meetings richtig absagen: Mit den richtigen Kniffen kann man sich die Arbeit mit Microsoft Outlook 2013 sehr erleichtern.

» Von Malte Jeschke, 30.04.2014 10:00.

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Malte Jeschke ist Leitender Redakteur bei unserer Schwesterpublikation TecChannel.

Schon mal QuickSteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit QuickSteps können Anwender Abläufe in Outlook einfach automatisieren, etwa um bestimmte E-Mails in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die der Nutzer zuvor festgelegt hat. Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps für Outlook 2013 zusammengestellt. Mit diesen Anleitungen richten wir uns vornehmlich an Anwender von Office 2013 oder Office 365. Viele der Tipps funktionieren aber auch mit Outlook 2010.

Ungelesene Mails hervorheben

Nicht nur Umsteigern von älteren Outlook-Versionen oder Lotus Notes ist die Kennzeichnung von ungelesenen Nachrichten im aktuellen Outlook nicht deutlich genug. Das lässt sich mit wenigen Mausklicks ändern. Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü «Ansicht» und wählen dort die «Ansichtseinstellungen». Unter «Bedingte Formatierung» können Sie eine neue Optik für ungelesene Mails einstellen.

Wählen Sie hierzu unter «Bedingte Formatierung» die Option «Ungelesene Nachrichten» als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Grösse sowie den Font der Darstellung ändern. Über den Punkt «Farbe» lässt sich etwa das dezente Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Vorsicht: In der Standardeinstellung ist Rot den überfälligen Mails vorbehalten. Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.

Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü «Ansicht» und «Ansicht ändern». Dort finden Sie die Option «Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen».

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