Information Management: Strategie statt Stückwerk

Obschon das Information Lifecycle Management ein wichtige Rolle in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens spielt, wird das Thema nach wie vor der IT-Infrastruktur zugeordnet. Umdenken lohnt sich.

» Von Robert Schlee, 30.08.2010 06:00.

Robert Schlee ist Principal Solution Consultant bei Open Text

Die Informations- und Kommunikationswege in einem Unternehmen müssen sich heute sowohl an Veränderungen in der Firmenstruktur, als auch an den gesellschaftlichen Wandel anpassen können.

Internationalisierung, Expansion, Firmenzukäufe und Restrukturierungen wirken sich unmittelbar auf die Informationsverwaltung aus, da Daten und Dokumente immer mit den Abteilungen und Unternehmen mitgehen. Auch die breite Akzeptanz von Web 2.0 und die zunehmende Mitarbeitermobilität verändern das Information Lifecycle Management (ILM). Dabei geht es nicht um einen kurzfristigen Hype, sondern um ein neues Kommunikationsmuster: Über Social-Media-Plattformen lassen sich etwa neue Themen oder bislang unbekannte Wissensträger ausfindig machen. Das Kommunikationsmuster «viele sprechen mit vielen» gewinnt gegenüber den traditionellen «1-zu-1»- oder «1-zu-Verteilerliste»-Mustern an Bedeutung - mit direkten Folgen für die Datensicherheit, die Compliance und die Wiederauffindbarkeit der Informationen.

Konnte man sich früher auf wenige Medien wie Papier, Druck-Output, E-Mail und Office-Dokumente konzentrieren, stehen wir heute multimedialen Web-2.0-Inhalten, Podcasts, Videos und Instant-Messaging gegenüber. Damit sind neben Scannern, Output-Archivierung und Mailclients auch Kameras und mobile Endgeräte wie iPhone, BlackBerry oder iPad als Ein- bzw. Ausgabemedien zu berücksichtigen. Daten-speicherung, Content-Verarbeitung und Suchtechnologie stehen so ebenfalls vor neuen Herausforderungen. Der Zugriff auf Daten über eine führende Applikation oder eine vordefinierte Beschlagwortung und eine unstrukturierte Trefferliste über die Volltextsuche reichen nicht mehr. Um effizient arbeiten zu können, braucht es Leseempfehlungen und semantische Navigation - also auch Technologien wie Text Mining.

Natürlich beschäftigen sich Unternehmen schon seit geraumer Zeit mit der Handhabung grosser Daten-mengen, mit der Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen sowie mit der revisionssicheren Langzeitarchivierung. Auch dokumentenorientierte Collaboration-Lösungen mit Benachrichtigungen, Versionierung, Protokollierung, Onlinemeetings, Ratings, Abstimmungen, Tasklisten und Diskussionsforen werden schon produktiv eingesetzt. Nur war die Verbreitung dieser Tools bisher weitaus geringer, man konnte sich daher auf die klassische Office-Korrespondenz und E-Mail konzentrieren.

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