Kanalsystem für die Dokumentenflut

Die wachsende Informationsflut und neue gesetzliche Regelungen machen den effizienten Umgang mit Dokumenten kompliziert und damit teuer. Abhilfe schaffen moderne Dokumenten-Management-Systeme.

» Von Raffaele Cannistrà, 31.10.2011 06:00.

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Der Autor ist DMS Business Development Manager bei Ricoh Schweiz.

Dokumente speichern Informationen, konservieren Wissen, legen Verpflichtungen oder Forderungen verbindlich fest und beeinflussen damit in vielen Fällen den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Aufgrund ihrer Relevanz sollten sie daher stets schnell, vollständig und ohne komplexe Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Doch bei den hohen Volumen, die heute in den Unternehmen zirkulieren, kommt es immer häufiger vor, dass Dokumente plötzlich nicht mehr auffindbar sind, verloren gehen oder schlimmstenfalls gestohlen werden.

Dokumente auf Papier oder in digitaler Form jederzeit vollständig unter Kontrolle zu haben, ist daher zu einem geschäftskritischen Erfolgsfaktor geworden und sollte entsprechende Beachtung finden. Zudem können es sich Unternehmen schlicht nicht leisten, dass ihre Mitarbeitenden stundenlang nach falsch abgelegten Dokumenten suchen und während dieser Zeit unproduktiv sind. Dadurch entstehen unnötige Kosten, die in ihrer Summe nicht unterschätzt werden dürfen. Noch schwerwiegendere Konsequenzen kann es nach sich ziehen, wenn sensible Dokumente bzw. Informationen in die falschen Hände gelangen oder gesetzliche Bestimmungen verletzt werden – Stichwort: revisionssichere Archivierung.

An dieser Stelle kommen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ins Spiel. Dabei handelt es sich nicht einfach nur um digitale Ablagen. DMS-Lösungen sind in der Lage, die anfallende Informationsflut zu bewältigen, zu verarbeiten, in geordnete Bahnen zu lenken, Dokumente richtig abzulegen und Informa­tionen innerhalb nützlicher Frist wiederzu­finden. DMS decken also den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in einem klar definierten Prozess ab: von der Erstellung über die Verarbeitung und Verwaltung bis zur Archivierung und Löschung. Die verschiedenen Funktionalitäten arbeiten dabei im Ideal­fall harmonisch zusammen und integrieren sich vollumfänglich in die bestehende IT-Landschaft.

Ordnung dank Digitalem Workflow

Ein professionelles DMS bietet viel Optimierungspotenzial. Abgesehen von der Reduktion der Betriebkosten durch effizientere Abläufe, stehen zum Beispiel auch die Verbesserung der Qualität beim Kundenservice sowie die Gewährleistung der Dokumentensicherheit im Vordergrund. Im Grunde macht ein DMS nichts anderes, als Geschäftsdokumente zu verarbeiten und in einen digitalen Workflow – bestehend aus den drei Hauptschritten Eingabe (Input), Verarbeitung (Throughput) und Ausgabe (Output) – einzubetten.

Bei der Eingabe werden sämtliche Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen dem DMS zugeführt und verarbeitet. Das können sowohl Dokumente in Papierform, die zunächst mittels Scanner digitalisiert wurden, als auch elektronische Daten, zum Beispiel Spool-Daten aus einem ERP-System, sein. An diesem Punkt muss ausserdem zwingend eine Indexierung stattfinden, das heisst, die Dokumente werden entweder manuell oder automatisch mit relevanten Metadaten wie Datum oder Kundennummer gekennzeichnet, damit sie eindeutig zugeordnet und damit identifiziert sind. So kann ein Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt problemlos wiedergefunden werden.

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