E-Mails gesetzestreu und effizient archivieren

Mit der Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung konnten die Generali-Versicherungen nicht nur den Compliance-Anforderungen gerecht werden, sondern gleich auch noch die Speicherprobleme in den Griff bekommen.

Marc Abbt, CIO der Generali-Versicherungen: «Mit der neuen E-Mail-Archivierung sind die Nutzer produktiver – und sie arbeiten gerne damit.»

Die E-Mail-Archivierung ist das Sorgenkind Nummer eins vieler IT-Verantwortlicher. Kein Wunder, schliesslich liegen heute etwa 80 Prozent der geschäftsrelevanten Informationen in Form von E-Mails vor. Marc Abbt, CIO der Generali-Versicherungen, kennt die Probleme, welche die Mail-Datenflut mit sich bringt, aus eigener Erfahrung: «Bei der Generali wurden die Kapazitäten der Outlook-Postfächer langsam knapp und die Suche nach Informationen mit den Outlook-eigenen Instrumenten war zeit- und damit kostenintensiv.»

Zudem mussten sich die Anwender mit einer weiteren Outlook-Schwäche herumschlagen: Externe Mitarbeiter konnten zwar relativ einfach auf die Mailbox zugreifen, doch die persönlichen Archive blieben ihnen verschlossen. «Die Generali-User wurden immer unzufriedener», erinnert sich Abbt. Als dann die PST-Files, also die persönlichen Archiv-Files, mehr als 40 Prozent der File-Server belegten, war für den Generali-CIO klar: Jetzt muss zwingend gehandelt werden.

Abbt beauftragte die Finanz-IT-Dienstleisterin B-Source, die schon die dezentrale IT-Infrastruktur für die Generali betreibt, mit der Evaluierung eines geeigneten E-Mail-Archivierungssystems. Gemeinsam mit der internen Revision der Versicherungsgesellschaft wurde eine detaillierte Kriterienliste erstellt. Damit sollte die Richtlinienkonformität der neuen Lösung sichergestellt werden.

B-Source evaluierte anhand des Anforderungskatalogs mehrere potenzielle Lösungen und überprüfte deren Integrationsfähigkeit. Nach der Auslese wurde für alle in Frage kommenden Systeme eine Kosten-Nutzen-Rechnung angestellt. Schlussendlich fiel die Wahl auf Symantecs Enterprise Vault. Diese versteht sich als breit angelegte Plattform zur -Archivierung von -E-Mail-Daten, Instant Messages, Microsoft-Sharepoint-Dokumenten sowie Microsoft Windows und File-Systemen von Network Appliance.

Im Auswahlverfahren punktete Enterprise Vault nicht zuletzt mit ausgefeilten Compliance-Funktionen: Weil das System einen manipulationsgeschützten und zentralen Aufbewahrungsort für unternehmenskritische Informationen bietet, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung der elektronischen Daten sichergestellt – dies ist insbesondere für eine Versicherung essenziell.