Warum scheitern Prozess-Optimierungen?

Business Process Management und Workflow-Optimierung mittels IT – diese Bereiche sind nach wie vor beliebte Themen innerhalb von Unternehmen. Auch in den letzten Jahren wurden sehr viele Initiativen lanciert, Projekte gestartet, Software evaluiert oder eingeführt. KnowHow, Erfahrung und unterstützende Tools sind weit verbreitet – und dennoch konnte Gartner bereits in einem Report von 2009 voraussehen: „Mehr als 50% der BPM-Programme scheitern in 2011“. Die Antwort darauf, warum diese Entwicklung so vorausgesehen werden konnte ist schnell gegeben: BPM Projekte sind zeitintensiv und komplex – und damit auch sehr teuer. Aber muss das so sein?

Müssen Tätigkeiten zur Definition, Abbildung oder Optimierung von Prozessen so schwierig, so komplex sein – und das bei zweifelhaftem Mehrwert der IT? Aus der Vogelperspektive betrachtet braucht es zum Management und zur Optimierung von Prozessen folgende Dinge:

• Definition und Dokumentation der Prozesse (oder von verbesserten Prozessen)
• Definition von Aktivitäten innerhalb der Prozesse
• Erstellung von oder Verweis auf bestehende Arbeitshilfen, Vorgaben und Vorlagen
• Ableitung und Allokation benötigter Ressourcen (Tools, Personal, Finanzen), um den Prozess durchführen zu können
• Überwachung des Prozesses

Auf den ersten Blick sieht dies nicht sehr komplex aus, auch wenn die Anzahl Beteiligter an einem Prozess die Komplexität treibt – und eines ist schnell ersichtlich: Die IT, Software- und System-KnowHow oder ein langwieriges IT Programm sind weder erwähnt noch zwingend notwendig.

Es gibt heute die Möglichkeit, Prozesse mithilfe der IT zu optimieren und zu automatisieren, ohne ein langwieriges Programm auflegen zu müssen, ohne immense IT Kosten zu verursachen und ohne tiefgreifendes IT KnowHow als Voraussetzung.

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