Offene Ablage für Firmendokumente

Mike Heck ist Redaktor bei der Computerworld-Schwesterzeitschrift Infoworld.

Die kommerziellen Anbieter quelloffener Applikationen legen den Begriff «Open-Source» höchst unterschiedlich aus. Einige Entwicklerfirmen bieten nur eine abgespeckte Variante ihrer Software unter einer offenen Lizenz an. Will ein Unternehmen das Produkt einsetzen, landet es aufgrund des benötigten Funktionsumfangs schnell bei der kostenpflichtigen Vollversion. Auf solche zweifelhaften Tricks verzichtet die Firma Alfresco bei ihrem gleichnamigen ECM (Enterprise Content Mana-gement). Dieses wird in den beiden kostenpflichtigen Varianten Enterprise und Small-Business angeboten, die beide Supportleistungen beinhalten. Die kostenlose Community-Edition verfügt über den gleichen Funktionsumfang, kommt aber ohne Unterstützung durch die Herstellerin daher. Alle drei Ausgaben bieten Zugriff auf den Quellcode, was einen gewissen Investitionsschutz darstellt: Über Updates und Anpassungen entscheidet die Firma, die auf Alfresco setzt, und nicht die Anbieterin.

Auf der Ebene der Funktionalität zeigt sich die Software als ausgereiftes ECM, das bei der Kernfunktionalität mit kommerziellen Angeboten wie etwa Documentum von EMC mithalten kann. Die getestete Version 1.3 bringt gegenüber der Vorgängerausgabe einige Erweiterungen, etwa beim Zugriff auf Dokumente und bei der Benutzerauthentifizierung.

Einfache Grundinstallation

Alfresco selbst ist in Java geschrieben und baut auf bewährte Open-Source-Komponenten wie Jboss und Tomcat. Dadurch läuft die Applikation auf allen gängigen Platt-formen wie Windows, Linux/Unix und Mac OS X. Offen gibt sich Alfresco auch bei der Wahl einer passenden Datenbank. Deren Ansteuerung erfolgt über das Hibernate-Framework, das verbreitete Datenbank-Server wie My-SQL, Microsoft SQL-Server oder Oracle unterstützt.

Im Test wurde Alfresco auf einem Windows-2003-Server mit Jboss und My-SQL aufgesetzt. Dieser Vorgang verlief reibungslos. Nach der Installation der Java-Laufzeitumgebung und der Datenbank sorgt ein Skript für den Aufbau der benötigten Tabellen und den Start der Umgebung. Das Einrichten und die Grundkonfiguration von Alfresco beanspruchten keine Viertelstunde. Danach war das ECM bereits benutzbar. Der Zugriff erfolgt standardmässig über den Webbrowser oder über das Microsoft-Dateiaustauschprotokoll SMB (Server Message Block) respektive CIFS (Common Internet File System). Das heisst, dass der Zugriff auf gespeicherte Dokumente von einem Windows-PC aus auch über die Netzwerkumgebung oder ein Netzlaufwerk erfolgen kann. Die Web-Oberfläche ist mehrsprachig, wobei die deutsche Übersetzung stellenweise unvollständig oder holprig ausfiel.

Während eine Standardinstallation von Alfredo einfach vor sich geht, muss der Administrator für tiefer gehende Anpassungen sein Fachwissen hervorkramen. Das gilt bereits dann, wenn der Zugriff über das Web-DAV-Protokoll (Web Distributed Authoring und Versioning) aktiviert werden soll. Erst recht aufwändig wird die Angelegenheit, wenn die Benutzerinformationen aus einem zentralen Verzeichnis stammen. Alfresco unterstützt hierzu sowohl LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) als auch Microsofts Active-Directory. Die Konfiguration solcher Funktionen erfolgt über XML-Dateien und ist im Wiki auf der Alfredo-Website beschrieben. Eine grafische Oberfläche für die Einrichtung fehlt aber. Für die Integration des ECM in komplexe Umgebungen empfiehlt es sich deshalb, auf die kommerziellen Varianten mit entsprechendem Support zurückzugreifen.

Schlaue Räume

Die Bedienung von Alfresco ist weitgehend selbsterklärend. Wie bei solchen Applikationen üblich, organisiert die Software den Inhalt in Bereichen, in der englischen Terminologie «Spaces» genannt. Dieses Konzept stellt die Benutzer vor keine grossen Hürden, der Umgang mit dem ECM ist schnell erlernt. Das Heraufladen von Daten über den Webbrowser gestaltet sich intuitiv, und der Zugriff über CIFS oder Web-DAV verläuft analog zur Navigation auf der lokalen Festplatte.

Das System der Bereiche verleiht dem Administrator eine umfassende Kontrolle über die Zugriffsrechte. Mittels einer einfachen webbasierten Oberfläche lassen sich Objekte für Benutzer zugänglich machen oder verbergen. Das ist nützlich, wenn beispielsweise externe Nutzer und Firmenmitarbeiter auf denselben Bereich zugreifen, gewisse Dokumente aber nur intern zugänglich sein sollen.

Die einzelnen Räume eignen sich aber nicht nur als simple Dateiablage. Ihr Verhalten lässt sich rollenbasiert steuern. Im Test wurde über eine Art Assistent eine Regel definiert, die PDF-Dokumente mit einem bestimmten Titel in eine Textdatei konvertiert und diese in einem festgelegten Ordner deponiert. Das erleichtert den Benutzern die Arbeit, weil sie sich nur wenig Gedanken über Ablageorte und Dateiformate machen müssen. Für einige Konvertierungen setzt Alfresco auf Open-Office 2.0, das hierfür auf dem Server installiert sein muss.

Auf dem gleichen Weg liess sich im Test eine Regel festlegen, die bei jeder Veränderung eines Dokumentes eine neue Version speichert. Eine solche Funktion ist nützlich für die Kontrolle und Überprüfung von Dokumenten, beispielsweise von Verträgen und anderen juristischen Texten. Die Änderungen lassen sich zudem über einen RSS-Feed bekanntmachen.

Mit der Hilfe von Regeln lassen sich Arbeitsabläufe abbilden. So kann etwa ein Dokument nach der Bearbeitung automatisch in einem Bereich für abzusegnende Dokumente abgelegt werden. Nach erfolgtem Einverständnis verschiebt Alfresco die Datei an den passenden Ort, bei Missbilligung zurück in einen Entwurfsordner.