Persönlich, preiswert, gut

Das Problem sind ja meist nicht die verschiedenen Geräte, sondern die dazugehörenden Serviceverträge. Wenn man so viele verschiedene Verträge und Laufzeiten bei verschiedenen Anbietern hat, weiss man schnell nicht mehr wer einem welchen Service bieten muss. Also wurde Marc Chalverat, Wirtschaftsinformatiker bei der ewb, mit dem Projekt beauftragt, den Gerätepark und das dazugehörende Outputmanagement neu zu definieren. Die entsprechende Ausschreibung konnte RICOHnach einem intensiven Auswahlverfahren für sich entscheiden. RICOH überzeugte sowohl durch seine individuellen, modular aufgebauten Lösungen und das Engagement der Mitarbeiter als auch durch das gute Preisleistungsverhältnis. Sicherheit dank „FollowMe“-Lösung

Zusammen mit RICOH schaffte es Marc Chalverat den Gerätepark um rund 2/3 – nämlich von 150 Geräten auf nur noch 51 zu reduzieren. Vor der Umstellung hatten viele Mitarbeiter ihre eigenen Drucker, jetzt sollten stattdessen leistungsstarke Multifunktionsgeräte in Betrieb genommen werden, welche mehr Funktionen wie beispielsweise Heften, Broschüren oder auch Scan-To-EWB oder Scan-To-SAP anbieten, aber dafür mit anderen Mitarbeitenden gemeinsam benutzt werden. Gerade in den Abteilungen Human Resources und Billing bestanden vorgängig Vorbehalte betreffend Informations-Sicherheit und dem Schutz von sensiblen Daten. Darauf hat sich RICOH eingestellt und für diese Abteilungen ein Vor-Projekt gestartet, denn es musste sichergestellt werden, dass die Umstellung reibungslos und ohne Probleme verläuft. Mit der von RICOH eingesetzten „Genius Bytes“-Software kann unter anderem ein Druckauftrag an ein MFP geschickt und dann mittels Batch der entsprechenden Person ausgelöst werden. Das System ist damit zu 100% sicher vor fremden Zugriffen und es bleiben auch keine vergessen gegangenen Druckjobs im Ausgabefach des Gerätes liegen. Dazu Marc Chalverat: „Diese „FollowMe“-Lösung wird inzwischen als noch sicherer und angenehmer beurteilt, als die vorherige Situation mit den Einzelplatzdruckern.“Durch die massgeschneiderten Scan Funktionen (ScanToSAP und ScanToEWB) mittels Genius Bytes und Auto Store, konnten auch Archivierungsprozesse benutzerfreundlich automatisiert werden.

Dank der Reduktion der Geräte konnte ein energiesparender Gerätepark erstellt werden, der die gewünschte Leistung erbringt. Da die Multifunktionsgeräte die aktuellsten Umweltstandards hinsichtlich Stromverbrauch, Ozon-Emissionen und Toner-Feinstaub-Emissionen erfüllen, trägt ewb sogar beim alltäglichen Arbeiten zum aktiven Umweltschutz bei, was absolut ihren Unternehmenswerten entspricht. Dieser Aspekt konnte auch anfänglich skeptische Mitarbeiter überzeugen. Der Umstand, dass man die Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen und laufend über den Projektverlauf informiert hatte, führte dazu, dass das Projekt eine breite Unterstützung genoss. Multifunktionelles, nachhaltiges Kopieren, Drucken und Scannen mit klarer Kostentransparenz ist mit dem neuen, optimierten Gerätepark garantiert.

Nach dem erfolgreichen Rollout ging es aber noch weiter. Um den Mitarbeitern von ewb die tägliche Arbeit möglichst einfach zu gestalten, wurde durch die  RICOH-Spezialisten eine individuell angepasste und benutzeroptimierte Oberfläche für die Geräte-Displays entwickelt. Marc Chalverat beschreibt diese wie folgt:  „Das Display sieht neu Smartphonemässig aus und ist damit intuitiv und sehr leicht zu bedienen. Dadurch kommen alle Mitarbeiter gut damit zurecht, ganz so als würden sie auf ihrem Mobiltelefon etwas eintippen.“ Dieses „Aufpeppen“ des Displays ist nur ein Beispiel für die innovative und anwenderorientierte Weiterführung des Projekts. Es macht beiden Seiten Spass, gemeinsam die beste Lösung für ewb zu finden und zu entwickeln. Genau durch dieses „Bisschen mehr“ überzeugt RICOH vollends. RICOH befasst sich intensiv mit seinen Kunden und kann dadurch individuelle Vorschläge unterbreiten, die dem Kunden einen noch grösseren Mehrwert bieten. Und dass auch nach der bereits erfolgten Umstellung fortlaufend noch auf Kundenwünsche eingegangen wird, macht die Zusammenarbeit noch angenehmer. In Sachen Dokumentenmanagement ist ewb nun optimal gerüstet und Marc Chalverat kann sich sehr gut vorstellen, auch bei zukünftigen Optimierungen wieder mit der RICOH SCHWEIZ AG zusammenzuarbeiten.

Über die ewb

Energie Wasser Bern ist als selbständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen der Stadt Bern eines der fünf grössten städtischen  Energieversorgungsunternehmen der Schweiz. Zu ihren Kunden zählen rund 70‘000 Haushalte, 8‘000 kleine und mittlere Unternehmen sowie 100 Grosskunden. Das Unternehmen stellt die Versorgung der Stadt Bern und der umliegenden Gemeinden mit Strom, Erdgas, Biogas und Wasser sicher, verwertet den Abfall zu Energie, bietet Dienstleistungen im Bereich der Elektro- und Erdgasmobilität an und baut in der Stadt Bern das Glasfasernetz. Energie Wasser Bern ist Partner von Swisspower.