Schwere Störfälle in Dokumentenprozessen bei drei von vier Unternehmen

Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Weitere mögliche Auswirkungen sind Verstösse gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen. Dies ist das Ergebnis eines neuen White Papers, das IDC im Auftrag von RICOH erstellt hat. Das White Paper ist das erste Resultat der neuen RICOH-Initiative «Document Process Imperative».

Die gute Nachricht: Wirkt man Fehlern oder Störungen vorrausschauend entgegen, lassen sich grössere finanzielle Schäden verhindern. IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen auf mindestens zehnmal so hoch wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. Denn zu den Gesamtkosten zählen auch Mitarbeiterzeit und Zeitaufwand für die Kontrolle durch Führungskräfte bei Aufgaben wie Nachbesserungen und Prozessüberprüfungen sowie mit Kundenverlust verbundene Opportunitätskosten.

«Viele [Führungskräfte] erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen. Diese Prozesse sind äusserst störanfällig und können die unternehmerische Tätigkeit gravierend beeinträchtigen. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, sind höher als viele Führungskräfte annehmen», erklärt IDC in dem von RICOH in Auftrag gegebenen Bericht «It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk». «Obwohl die meisten Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigen, um die Gefahr unwahrscheinlicher, aber mit hohem Verlustpotenzial einhergehender Ereignisse zu reduzieren, lauern wahrscheinliche Ereignisse mit hohem Verlustpotenzial, die durch fehlerhafte Dokumentenprozesse verursacht werden. Dies oftmals unbemerkt und ausserhalb des Aufmerksamkeitsradius' von Führungskräften.»

Die Ergebnisse basieren auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1'516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus grossen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen. Die Befragten wurden nach dem Zufallsprinzip aus internationalen Panels ausgewählt. Sie stammen aus acht Staaten: den USA, Kanada, Grossbritannien, Frankreich, Deutschland, Australien, China und Japan. Dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse sind als Prozesse definiert, die durch in elektronischen oder gedruckten Dokumenten erfasste Informationen gesteuert werden.