Kosten und Zeit sparen? Einfach mal die Lage scannen!

Moderne Scan-Lösungen verhindern nicht nur Papierberge, sondern sind im Zuge der Digitalisierung auch beim Dokumenten-Management wahre Gipfelstürmer.

» Von Triumph Adler, 06.11.2017 09:00.

Papier ist geduldig, wer allerdings im Büroalltag immer wieder nach wichtigen (Papier)-Dokumenten suchen muss und diese nicht findet, dem kann dabei schon einmal der Geduldsfaden reissen. Finden statt suchen, lautet hingegen die digitale Devise beim modernen Scan-Management rund um Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme. Dabei ist der schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Preislisten nur einer der Vorteile von Software-Lösungen wie dem TA ScanPack. Der Weg zum Erfolg führt vorbei an Aktenbergen und Ordner-Ungetümen – und zwar schnurstracks Richtung Zeit- und Kostenersparnis über das Erfolgstrio Datenerfassung, Datenkonvertierung und Datenweiterleitung.

Aus Bild mach Text

Nachdem Nutzer etwa über ihre MFP papiergebundene Texte und Bilder gescannt haben, wandelt die Software diese in editierbare Dateien um. Möglich wird dies durch die OCR-Texterkennung. OCR steht für Optical Character Recognition und wandelt dank ihrer optischen Zeichenerkennung Bilddokumente wie PDF in Textdokumente um. Dadurch können aus statischen Dokumenten bearbeitbare PDF/A-, Word- und Excel-Dateien erstellt werden. Bei diesem Prozess werden etwa Papierrechnungen elektronisch umgewandelt und können direkt in Buchhaltungs-, bzw. andere im Vorfeld definierten Ordner transferiert werden – und zwar direkt vom MFP. Dadurch schiebt die Software auch der versehentlichen Falschablage durch Mitarbeiter konsequent den Riegel vor. Mittels einer Verschlagwortung bleiben alle Dateien jederzeit recherchier- und blitzschnell wiederauffindbar. Ausserdem agiert TA ScanPack in diesem Zusammenhang auch als „Schönheitschirurg“ und optimiert Dokumente automatisch beim Scanprozess. So werden etwa Leerseiten entfernt und Dokumente automatisch in Leserichtung gedreht.

Produktiver, schnellerer, sicherer

Doch damit sind wir noch nicht am Ende der komfortablen Lösungen: Nutzer können regelmässig anfallende Scanabläufe automatisieren und diese direkt über die One-Touch-Bedienung am Display des Druck- und Kopiersystems initiieren. Hohe Sicherheit: Darüber hinaus können die Scan-Jobs beim TA ScanPack in TA aQrate integriert und damit individualisiert werden. Das bedeutet hohe Sicherheit der Dokumente durch Benutzeranmeldung per PIN, Codekarte oder Benutzername und Kennwort sowie eine Datenverschlüsselung vom Client bis zur Ausgabe. Das TA ScanPack steht damit für mehr Produktivität, weniger Stress und auch ein mehr an Datensicherheit. Das Vermeiden von Zeitverlust wird so zum Gewinn für jedes Unternehmen. Die Digitalisierung von Daten beim Scannen sollte also jeder auf dem Zettel haben.

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