Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Mehr als ein elektronisches Archiv

Die Informationsflut in Unternehmen steigt unaufhaltsam und macht den effizienten Umgang mit Dokumenten kompliziert und teuer. Gleichzeitig ermöglicht der digitale Wandel unabhängig von Ort und Zeit auf Informationen zuzugreifen und Geschäftsprozesse schneller, mobiler und zuverlässiger zu gestalten.

» Von Ricoh Schweiz AG, 10.05.2017 12:56.

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Papier, stark wachsende Datenmengen und viele unterschiedliche Informationsquellen stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Umso wichtiger ist der intelligente Umgang mit Dokumenten und Informationen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Dabei geht es nicht nur um geordnete Ablage und schnelles Finden, sondern um sichere und effiziente Abläufe rund um die gesamte Dokumenten-Organisation.

Die Vorteile einer DMS-Lösung auf einen Blick:

 
• Gewinnen Sie Zeit: Statt Stunden nimmt das Finden von Dokumenten nur noch wenige Sekunden in Anspruch. Schon ein Stichwort führt treffsicher zum richtigen Dokument.


• Sparen Sie Papier, Platz und Geld: Papier verhindert nicht nur modernes und zügiges Arbeiten, sondern ist im Vergleich zur digitalen Dokumentablage teuer.


• Werden Sie mobil: Auch mobil per Laptop, Smartphone und Tablet unkompliziert auf Dokumente und Informationen zugreifen zu können, wird immer wichtiger und schafft echten Mehrwert.


• Eliminieren Sie Fehler: Verhindern Sie, dass Dokumente verloren gehen, gesetzliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden oder dass versehentlich veraltete Dokumentversionen im Umlauf sind.


• Bringen Sie Schwung in Geschäftsabläufe: Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse lassen sich auf digitalem Weg nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger abwickeln als auf dem Papierweg.


• Perfektionieren Sie Ihr E-Mail-Management: Bringen Sie per Knopfdruck geschäftsrelevante E-Mails in eine strukturierte Ordnung. So stehen diese allen Berechtigten zur Verfügung und sind gleichzeitig revisionssicher und gesetzeskonform archiviert.


• Bauen Sie auf Sicherheit: DMS schützt Sie vor unberechtigtem Zugriff, vor Datenverlust oder einem Systemausfall. Auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser sind Ihre Dokumente durch eine digitale Back-up Strategie geschützt.


• Bleiben Sie attraktiv: Bis 2025 beträgt der Anteil der «Digital Natives» bereits 52% der schweizerischen arbeitenden Bevölkerung. Diese erwarten eine digitale Arbeitsweise und einen sofortigen Zugang zu Informationen und Technologien.

 

Weitere Informationen zu den DMS-Lösungen von Ricoh finden Sie hier.

 

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