So kam die SZKB zu einem effizienten und sicheren Intranet

Damit eine Intranet-Lösung effizient und nutzerfreundlich ist, muss sie in enger Zusammenarbeit mit jenen Leuten geplant werden, die sie dann auch tatsächlich nutzen. ELCA Informatik startete diesen Prozess mit der Schwyzer Kantonalbank daher nicht bei den IT-Verantwortlichen, sondern bei den Nutzern.

» Von ELCA, 08.11.2016 15:50.

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Ein gutes Intranet speichert nicht nur betriebliche Informationen. Es ermöglicht die Kommunikation und den Datenaustausch unter Mitarbeitenden, gibt einen Überblick über laufende Prozesse, stellt interne Tools bereit und ermöglicht so die effiziente Zusammenarbeit im Digital Workplace, welcher diese Aspekte zusammenfasst. Damit die technischen Möglichkeiten auch tatsächlich genutzt werden, muss der Zugang intuitiv sein und alle relevanten Inhalte müssen rasch auffindbar sein.

Dies alles zu erreichen, ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Ein Team der ELCA stellte sich dieser Aufgabe und machte sich anfangs 2015 daran, die bestehende, auf Microsoft FrontPage basierende, Intranet-Lösung der Schwyzer Kantonalbank (SZKB) abzulösen. Es war von Beginn an klar, dass das neue Intranet auf der bereits existierenden SharePoint 2013 Umgebung aufgebaut werde sollte; Struktur, Inhalte und Rollen der Benutzer waren jedoch noch nicht definiert.

Flexible Startphase

Für solche Prozesse gibt es keine Standardlösung - im Gegenteil: Sowohl die Gewohnheiten der Nutzer wie auch die bestehenden Arbeitsabläufe müssen analysiert, auf ihre Tauglichkeit überprüft und dann mit den Wünschen für die Zukunft vereint werden. Um das zu erreichen, wurden ab Februar 2015 umfangreiche, interaktive Workshops durchgeführt, in denen Erwartungen ermittelt und Ziele definiert wurden. Aus diesen Ergebnissen konnten Arbeitsabläufe definiert und visualisiert werden, die später in die technische Umsetzung einflossen.

Ein wichtiger Bestandteil des Projektes war die Gruppierung von Prozessen in Teams und in Projekte. Die Spezialisten von ELCA stellten sicher, dass Intranet-Benutzer möglichst nur Inhalte zu Gesicht bekommen, die für sie relevant sind und sie möglichst effizient in Team- und Projekträumen zusammenarbeiten können. Autoren hingegen verwalten das Intranet, indem sie neue Inhalte erfassen (wie zum Beispiel die News) und diese publizieren. Zudem unterstützt der neue Digital Workplace die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit mit hilfreichen Tools und automatisierten Prozessen auf Basis von Nintex. Für eine Bank von grösster Wichtigkeit ist das Berechtigungskonzept, das sensible Inhalte schützt und zusammen mit dem Team der SZKB erarbeitet wurde.

Intuitives Design

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Nutzer ist aber am Schluss nicht nur die intelligente Verknüpfung der Inhalte und die Anzeige von relevanten Informationen. Der Endanwender erwartet ein benutzerfreundliches und informatives Design, das ihn anspricht. ELCA spannte deshalb bei der optischen Umsetzung mit der renommierten Kommunikationsagentur Dachcom zusammen.

Dank der optimalen Beratung und Vorbereitung durch die ELCA konnte die SZKB die Migration auf die neue Intranet-Lösung weitgehend selbstständig umsetzen. Seit Februar 2016 nutzen die SZKB-Mitarbeitenden die neue Intranet-Lösung. Und sie ist erfolgreich. „Dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit mit ELCA konnten wir termingerecht einen benutzerfreundlichen, erfrischenden und inhaltlich aktuellen Intranet-Auftritt lancieren. Dabei haben uns das hervorragende Know-how sowie die systematische Vorgehensweise von ELCA besonders beeindruckt.

Das neue Intranet ist ein wichtiges Arbeitsinstrument, das von unseren Mitarbeitenden sehr geschätzt und permanent für ihre tägliche Arbeit eingesetzt wird“ fasst Michael Syfrig, Projektleiter auf Seiten der SZKB, das Projekt zusammen.  

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