Das Backoffice für den Hüttenwart

Wer im Gebirge Übernachtungen anbietet, braucht eine IT-Infrastruktur ohne Schnickschnack. Der Schweizer Alpen-Club (SAC) hat mit der ELCA Informatik eine Lösung entwickelt, die exakt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Auch die Nachbarverbände des SAC sind zu Partnern geworden.

» Von ELCA, 01.01.2017 12:29.

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Wärmende Sonnenstrahlen auf der Haut, der Blick in die Ferne auf bunte Wälder, vor sich den steilen Weg zur SAC-Hütte, wo ein feines Nachtessen und ein Schlafplatz warten – so stellt man sich eine Bergwanderung im Herbst vor. Doch am Vortag dreht das Wetter, Wolken ziehen auf, Nieselregen setzt ein, der lange geplante Ausflug in die Berge muss gestrichen werden. Bis zu 24 Std. vorher kann man über das neue Hüttenreservationssystem problemlos den gebuchten Schlafplatz wieder absagen und so dem Hüttenwart die Bewirtschaftung seiner Hütte erleichtern – es könnte ja sein, dass gerade dieser Wetterumsturz ungeplant Wanderer zu einer Übernachtung nötigt, die er sonst hätte abweisen müssen.

Standardlösung nicht brauchbar

Als sich die Verantwortlichen des Schweizerischen Alpen-Clubs (SAC) auf die Suche nach einem Online-Reservationssystem für ihre Hütten machten, waren es Szenarien wie dieses, die sie im Hinterkopf hatten. Obwohl es auf dem Markt viele Hotelreservations-Systeme gib, schien keines dafür geeignet zu sein, den Überblick über die freien Betten in einem Massenlager auf 3200 Meter über Meer zu behalten. Denn für diese Aufgabe können Hüttenwarte nicht auf ein Backoffice vertrauen; sie müssen von der Gestaltung des Angebotes bis zur Abrechnung alle Schritte selber im Griff haben.

«Dieses Projekt hat mich von Anfang an sehr motiviert», sagt Patrick Bugnon, der 2012 das Projekt auf Seiten der ELCA mit dem SAC lancierte. «Gefragt war eine pragmatische Lösung, ein Kompromiss zwischen Geschwindigkeit, stabiler Technik und Benutzerfreundlichkeit.»

Schlank, schnell, responsive

Entstanden ist eine Lösung, die sowohl am PC wie auch auf Laptop, Tablet oder dem Handy perfekt funktioniert. Der Hüttenwart hat jederzeit die Kontrolle über seinen Buchungsstand sowie seine Warteliste, kann Informationen und Bettenkontingente variabel anpassen und Reservationsdetails verwalten. Dank der hinterlegten Kundendaten kann er zu Gästen Kontakt aufnehmen, welche sich verspäten oder unabgemeldet fern bleiben. Alle Vorgänge sind durch die intuitive Nutzerführung einfach und verständlich. Das schlanke Design und die Optimierung auf die exakten Bedürfnisse des Hüttenteams ermöglichen es auch wenig geübten Anwendern, ihre Hütte zu verwalten.

Genau so einfach ist das System auch für die Kunden: Die Reservation ist in einfache Schritte unterteilt und auf dem Display erscheinen nur so viel Informationen, wie es für den nächsten Schritt braucht. Die Anwendung ist responsive, so dass der Kunde zu Hause reservieren, allfällige Änderungen aber auch noch unterwegs, z. B. vom Smartphone, vornehmen kann.

Dass sich das System bewährt, hat sich bald herumgesprochen. Mittlerweile arbeiten auch die Alpenvereine von Deutschland, Österreich und Südtirol mit dem von ELCA entwickelten Hüttenreservationssystem.

 

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