Unfallverhütung im E-Mail-Postfach

Tiefere Kosten für Speicher

Speicherplatz wäre indes vorhanden. Denn die Postfachkapazität wurde im Zuge der Migration von 150 auf 2000 Megabyte erhöht. «Die Endbenutzer sollen sich auf die Inhalte der E-Mails konzentrieren und nicht auf die Zahl empfangener Nachrichten», gibt Schönthal die Marschroute vor. Möglich wird das Plus beim Speicherplatz durch die tieferen I/O-Voraussetzungen von Exchange 2010.

Der Microsoft-Server setzt jetzt keine SAN-Lösung (Storage Area Network) für die performante und redundante Ablage der Mailboxen voraus. Stattdessen sind die Postfach-Server in «Datenbank-Verfügbarkeitsgruppen» organisiert, die mittels kontinuierlicher Replikation das automatische Wieder-herstellen nach einem Systemausfall erlauben. Teure Spezial-Hardware kann damit durch preisgünstige Speichersysteme ersetzt werden. Die bfu senkt die Kosten pro Gigabyte, indem grössere Festplatten für die Mailbox-Server verwendet werden, sagt der IT-Verantwortliche.

SMS am Arbeitsplatz versenden

Geld spart die Beratungsstelle auch mit dem SMS-Versand per Exchange. Die ActiveSync-Technologie erlaubt das Schreiben und Empfangen von Kurznachrichten, wobei die Texte wie herkömmliche E-Mails im Outlook-Posteingang landen. Daneben empfangen die Aussendienstler der bfu die SMS wie gewohnt auf dem Handy. Kehren sie aber ins Büro zurück, können weniger dringende Anfragen auch vom Arbeitsplatz-rechner aus beantwortet werden - oder im Browser via Outlook Web App. Für den Empfänger bleibt der Medienbruch unsichtbar, er erhält eine Kurznachricht mit der Antwort.

Mittlerweile hat die bfu auch die Desktop-Clients mit Office 2010 ausgerüstet. Mit den «MailTips» reduzieren die Angestellten schon jetzt unnötige Aussendungen: So wird der Absender noch vor dem Verschicken einer Nachricht darauf hingewiesen, wenn zum Beispiel ein Empfänger einen Abwesenheitsassistenten aktiviert hat oder das fremde E-Mail-Konto zu grosse Dateianhänge nicht akzeptiert. Das reduziert Fehlermeldungen und Abwesenheitsnotizen. Mithilfe der «Unterhaltungsansicht» gruppiert Outlook E-Mails zu einem bestimmten Thema. Die bfu-Mitarbeiter haben so einen schnellen Überblick über den Verlauf einer Diskussion - selbst wenn sie die Nachrichten mit Regeln in verschiedene Eingangsordner umgeleitet haben. IT-Leiter Schönthal ist überzeugt, dass seine Kollegen ihre Produktivität dank Funktionen wie MailTips und Unterhaltungsansicht «deutlich» steigern können.