Operation ERP

Auswahlkriterien für ERP-Systeme

Da die Investitionszyklen bei Business-Software relativ lang sind, ist auf eine moderne Lösung zu achten. Sonst ist das System in seinen besten Jahren bereits veraltet. Webbasierte Lösungen sollten heute bei Neuprojekten der Standard sein. Wichtig ist auch, dass sich die Software schnell, einfach und kostengünstig an firmenspezifische Prozesse anpassen lässt. Da es bei der langen ERP-Lebensdauer viele Updates geben wird, sollten sie problemlos aufgespielt werden können.

Detaillierter Anforderungskatalog

Wenn es dann an die Formulierung der konkreten Anforderungen geht, sollte der Auftraggeber klar zwischen Muss-, Soll- und Kann-Kriterien unterscheiden. Genauso wichtig ist die klare Kommunikation der Negativkriterien, die bewusst nicht erfüllt werden sollen. Der Evaluierungsprozess beschleunigt sich übrigens erheblich, wenn zunächst nur die «Killerkriterien» kommuniziert werden. Der Kreis der potenziellen Anbieter reduziert sich damit automatisch. Mitgeliefert werden sollte auch ein genauer Zeitplan, der die einzelnen Projektabschnitte und deren spezifische Anforderungen aufschlüsselt.

Partner auf Augenhöhe

Ins Pflichtenheft gehören neben den reinen IT-Anforderungen auch Informationen über das Unternehmen selbst, seine Marktstellung, Produkte und Absatzkanäle einschliesslich Kunden- und Lieferantenstruktur. Der Lösungsanbieter muss ausserdem über das IT-Projektteam und die Entscheider Bescheid wissen. Nicht selten entscheidet gerade der menschliche Faktor über Erfolg oder Misserfolg. Am ehesten entsteht Vertrauen, wenn sich zwei Partner auf Augenhöhe begegnen. KMU fühlen sich von einem KMU besser verstanden und betreut als von einem riesigen internationalen Konzern, der die spezifischen und regionalen Umstände gar nicht so gut kennen kann.

Auf der anderen Seite erhöht das Software-Haus seine Chancen auf einen Zuschlag, wenn es sich in seiner Offerte genauso detailliert und sorgfältig vorstellt, wie es das vom Auftraggeber erwartet. Jeder genannten Anforderung muss in der Offerte eine Leistung gegenüberstehen. So kann der potenzielle Kunde die verschiedenen Anbieter direkt vergleichen. Im schriftlichen Angebot darf auch die konkrete Projektorganisation und eine detaillierte Skizze des geplanten Ablaufs nicht fehlen. Die eigene Branchenkompetenz mit Referenzkunden und bereits erfolgreich realisierten Projekten zu belegen, kann ebenfalls nicht schaden.

Sind die objektiven Kriterien erfüllt, wird sich der Auftraggeber letztlich für den Anbieter entscheiden, von dem er sich in allen Belangen ernst genommen und verstanden fühlt. Zeigt der Software-Anbieter schon in seinem Angebot, dass er sich in die Wünsche und Anforderungen des ausschreibenden Unternehmens - und dessen Branche - eingearbeitet und dazu kompetente Vorschläge erarbeitet hat, sind das beste Voraussetzungen für den gemeinsamen Erfolg.

Letzter Check im Workshop

Dennoch kann es nicht schaden, wenn sich die Personen, die nachher auch tatsächlich das Projekt auf beiden Seiten durchführen werden, persönlich kennenlernen. Ein zweitägiger Workshop, bei dem alle Geschäftsprozessumsetzungen genau durchgearbeitet werden, ist dafür ein guter Anlass. Die protokollierten Ergebnisse des Workshops können später auch als wertvolle Vertragsgrundlage dienen.
Das genaue Abklären der firmenspezifischen Anforderungen lohnt sich, weil ein modernes ERP-System tatsächlich genau an alle strategisch wichtigen Prozesse angepasst werden kann, und zwar zu überschaubaren Kosten und - dank moderner Programmierwerkzeuge - auch im überschaubaren Zeitrahmen.

Wenn dann beim Produktivstart das neue Herz des Unternehmens das erste Mal schlägt, sollte es auch so schnell nicht wieder damit aufhören. Ein flexibles ERP-System macht alle Aktivitäten seines Unternehmens mit und unterstützt es optimal bei seiner weiteren Entwicklung.