Operation ERP

François Berger ist CEO der Nvinity Software Schweiz AG

Hätten Herzoperationen dieselbe Erfolgsquote wie ERP-Implementierungen, würde sich vermutlich niemand mehr unters Messer legen. Die Hälfte bis drei Viertel aller IT-Projekte scheitern. War die Implementierung erfolgreich, erwartet das Unternehmen nach der Operation allerdings eine weit bessere Lebensqualität als zuvor. Worauf ist also beim Eingriff zu achten? Gibt es ein Erfolgsrezept?

Die erste Idee ist meist: Ein Pflichtenheft muss her. Da gibt es Musterhefte für die Software-Beschaffung mit Hunderten von Fragen. Doch in der Praxis haben 70 bis 80 Prozent davon keine strategische Bedeutung für das jeweilige Unternehmen. Die dort angesprochenen Funktionalitäten muss die ERP-Software zwar bieten, aber ohne spezifische Ausprägung für das anfragende Unternehmen.

Entscheidend sind die anderen 20 bis 30 Prozent. Das sind die firmenspezifischen Kernprozesse, welche die Einzigartigkeit des Unternehmens ausmachen. Werden seine Besonderheiten und Stärken sauber dokumentiert, können sie mithilfe der neuen ERP-Software besonders gut zur Geltung gebracht werden. Hier lohnt es sich also, sehr genau hinzusehen, Wünsche exakt zu definieren und dem ERP-Anbieter klare Anforderungen mitzuteilen.

Chance auf Optimierung nutzen

Oft entdeckt das Unternehmen im Zuge dieser Standortbestimmung sogar noch Verbesserungspotenziale bei den Geschäftsprozessen. Auch diese Optimierungsmöglichkeiten gehören in ein Pflichtenheft, durchaus verbunden mit der Ermunterung an den Lösungsanbieter, hier eigene Vorschläge zu präsentieren.

Schon in diesem frühen Stadium der Ausschreibung ist es sinnvoll, die späteren Anwender der Software einzubinden. Das sind meistens Key User aus verschiedenen Abteilungen. Auf der Grundlage ihres detaillierten, praxisnahen Wissens über die Geschäftsabläufe können die Anforderungen an die Software präzise definiert werden. Erfreulicher Nebeneffekt: Das Insiderwissen der Mitarbeiter ist meistens günstiger zu haben als das Know-how externer IT-Berater, die zunächst herausfinden müssen, wie das Unternehmen eigentlich tickt.