Mit «SAP Extended ECM by Opentext» wollen die Walldorfer Content-Management-Funktionen mit SAP-Prozessen wie Einkauf sowie Qualitäts- und Projekt-Management verknüpfen.
SAP und der ECM-Experte (Enterprise Content Management) Opentext arbeiten schon länger zusammen. Bisher ging es dabei in erster Linie um Archivfunktionen für SAP-Belege, den Dokumentenzugriff via SAP-GUI sowie um die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung («Invoice Management»). Nun bauen SAP und Opentext ihre Zusammenarbeit aus: SAP wird mit dem Produkt «SAP Extended ECM by Opentext» ECM-Erweiterungen für die eigene Geschäfts-Software anbieten. SAP möchte damit ERP- (Enterprise Resource Planning) sowie ECM-Funktionen kombinieren und ein integriertes Produkt aus einer Hand anbieten können. Anwender werden mit den besagten Features in der Lage versetzt, in SAP-Prozesse Inhalte einzubinden, die von SAP- aber auch von Nicht-SAP-Systemen stammen, lautet das Versprechen der Kooperationspartner. Für den Endanwender soll die bisherige Trennung der ECM- und ERP-Umgebungen nicht mehr sichtbar sein. Die Kombination beider Systemwelten ist in Standardprozesse eingeflossen. Prozessorientiertes ECM Anwender, die SAP Extended ECM by Opentext erwerben, erhalten integrierte ERP-/ECM-Funktionen für folgende Prozesse: Qualitätsmanagement, Einkauf, Asset-Management/Plant Maintenence, Projektmanagement/Service-Management (branchenübergreifend) und Records-Management. Derzeit entwickeln beide Firmen noch Funktionen für die SAP-Lösung «Governance, Risk & Compliance» (GRC), die später auf den Markt kommen. Diese umfassen unter anderem die Kontrolle von Geschäftsprozessen sowie Dokumentationspflichten, denen Unternehmen aufgrund gesetzlicher Vorgaben nachkommen müssen. Records-Management ist ein aus den USA stammender Begriff, für den es keine direkte Übersetzung gibt. Er umfasst unter anderem Funktionen zum Aufbewahren von Informationen etwa über kundenbezogene Geschäftsabläufe. SAP-Integration und Outlook-Anbindung Anwendern stehen die neuen Funktionen unter dem gewohnten SAP-Frontend (SAP-GUI und Netweaver Portal) zur Verfügung. Darüber hinaus sollen Nutzer in der Lage sein, beispielsweise via Microsoft Outlook die Funktionen zu nutzen. Laut Opentext können User beispielsweise geschäftliche E-Mails mit Metadaten aus dem SAP-System anreichern und in einer Kundenakte ablegen. Weiter gehts auf der nächsten Seite. Zielten die Entwicklungen von Opentext bisher auf Abap-Add-ons für bestehende SAP-Lösungen ab, wird nun der «Opentext Content Server» mit dem ERP-Backend gekoppelt. Auf diese Weise lassen sich SAP-Transaktionen auch mit Inhalten verbinden, die nicht innerhalb des ERP-Systems lagern. Neben SAP-Belegen zählen dazu beispielsweise auch Office-Dokumente, Verträge, Garantiezertifikate, Dokumentationen, Vorschriften sowie E-Mails.
In vielen geschäftlichen Abläufen sind Buchungstransaktionen und Dokumente erforderlich. Bisher arbeiteten die ERP- und ECM-Systeme weitgehend nebeneinander her, es sein denn, der Anwender selbst sorgte für eine - meist aufwändige - Integration beider Welten. Support erhalten die Nutzer der SAP/Opentext-Lösung von SAP. Die Verwaltung der Umgebung mittels «SAP Solution Manager» ist nach Angaben des ECM-Spezialisten gewährleistet, hier soll es aber noch Erweiterungen geben. Marktpotenzial Aus Sicht von Opentext wird die erweiterte Zusammenarbeit mit SAP dem eigenen ECM-Geschäft zu erheblichem Wachstum verhelfen. Dazu beitragen sollen auch Partner wie Accenture, Deloitte und Capgemini. Ferner will Opentext Partnerfirmen gewinnen, die ECM-/ERP-Prozesse auch für den Mittelstand auflegen können. Auf den Mittelstand ausgerichtete SAP-Partner wie Itelligence vermarkten bereits Opentext-Produkte. Zwar bietet SAP eigene Content-Management-Funktionen an, doch sind die in erster Linie dazu gedacht, in den Tiefen von SAP-Applikationen ihren Dienst zu verrichten. Kommentar SAP und Opentext sind die ersten Software-Häuser, die eine ECM-/ERP-Integration auf Ebene der Prozesse in grossem Stil angehen. Firmen müssen sehr oft Funktionen von ERP-Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen kombinieren, waren aber bisher gezwungen, zwei Technik-Silos unterschiedlicher Anbieter mühevoll miteinander zu verbinden und in bestehende Abläufe einzubinden.
Opentext und SAP versprechen eine vorgefertigte technische Integration nebst Prozessunterstützung. Das lässt zumindest die Hoffnung auf eine beherrschbare Systemlandschaft zu. Ob sich die genannten Standardprozesse dazu eignen, den meist sehr individuellen Bedürfnisse der Kunden gerecht zu werden, beziehungsweise, was deren Anpassung kostet, wird sich zeigen.
