Microsofts neues Office 2016 im Detail

Microsoft lanciert ein neues Office-Paket. Die Ausgabe 2016 ist per sofort für Endkunden und Abonnenten von Office 365 verfügbar. Ab Oktober erhalten auch Kunden mit einer Volumenlizenz Zugriff auf das Büro-Paket. Das Bundle wird in den Varianten «Office Home & Student» und «Office Home & Business» angeboten, wobei Outlook den Unterschied macht. Für den Messaging-Client zahlen Schweizer Kunden satte 140 Franken drauf (150 versus 290 Franken. In den Office-365-Abonnementen (ab 110 Franken pro Jahr) ist wie bei den Unternehmenslizenzen immer neuste Version von Office enthalten – auch Office 2016.

Aus dem Cloud-Office erben die Büroanwendungen diverse Funktionen für die Teamarbeit. Beispielsweise können OneNote, PowerPoint und Word mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dafür muss die Datei selbstredend auf OneDrive oder SharePoint Online abgelegt sein. Die Funktion Co-Authoring zeigt allen simultanen Benutzern in Echtzeit an, welcher Kollege gerade welches Wort ändert. Microsoft-Wettbewerber wie Google und IBM bieten schon länger vergleichbare Funktionen – allerdings zusätzlich für die Tabellenkalkulation. Das Co-Authoring kann direkt aus den Office-Anwendungen gestartet werden. Microsoft hat den «Freigeben»-Menüpunkt zu einem «Arbeitsbereich» ausgebaut. Auf der Oberfläche können die Anwender ihre Kollegen zur Mitarbeit einladen, Lese- und Schreib-Rechte verteilen sowie via Skype einen Chat oder Telefonanruf starten. In der neuen Versionshistorie lässt sich ablesen, wann welcher Benutzer eine Änderung an einem Dokument gemacht hat. Allerdings: Die Historie funktioniert nur mit der Microsoft-Cloud als Speicherort. Office-Novizen will Microsoft mit einer interaktiven Hilfefunktion die Bedienung der Büro-Anwendungen erleichtern. Per Suchbegriff führt der Assistent «Was möchten Sie tun?» den Anwender direkt zur passenden Funktion. Die Eingabe von «Dokumente vergleichen» bringt den User auf die Registerkarte «Überprüfen» zur Funktion «Vergleichen», mit der zwei Versionen eines Textes verglichen werden können. Dieses Feature wäre schon bei der Einführung des Menübands mit Office 2007 hilfreich gewesen, da es vielen Benutzern den Umstieg von den traditionellen Menüs erleichtert hätte. Nächste Seite: Neu in Excel und Outlook Bei den Teamarbeitsfunktionen fokussiert Microsoft auf PowerPoint und Word, während Excel (zunächst) aussen vor bleibt. Nachgelegt haben die Entwickler haben aber auch bei der Tabellenkalkulation.

Excel ist schon heute das am häufigsten benutze Tool für Business Intelligence (BI). Um diese Marktposition zu festigen, liefert Microsoft sechs neue Diagrammtypen aus. Die Anwender visualisieren damit Finanzdaten, hierarchische Informationen sowie statistische Eigenschaften. Die neuen Diagrammtypen sind: Wasserfall (Finanzen), Stern und Treemap (Hierarchie) sowie Box & Whisker, Histogramm und Pareto (Statistik). Die Deskription und Visualisierung ist eine Disziplin von BI. Die Vorhersage eine weitere. Künftig kann der Excel-Nutzer auf der Grundlage von Datenreichen auch Prognosen stellen. Microsoft nennt die Funktion «One-Click Forecasting». Sie verwendet den Branchenstandard «Exponential Smoothing» (ETS) als Algorithmus, um beispielsweise Vorhersagen über den zukünftigen Absatz oder benötigte Warenbestände zu kalkulieren. Ein ausgefeiltes Statistik-Programm wird damit obsolet.

Ein weiterer Standard im Büro ist Outlook. Microsofts Messaging-Programm besitzt bereits einen mächtigen Funktionsumfang. Eine Ergänzung in Version 2016: Zuletzt verwendete Office-Dokumente werden in einer Liste direkt auf der Oberfläche angezeigt. Wer eine E-Mail mit Anhang versenden will, muss sich somit nicht mehr durch Verzeichnisdschungel klicken. Die zuletzt verwendete Datei lässt sich per Mausklick angefügt. Liegt das File in der Microsoft-Cloud, können Benutzer auch nur eine Verknüpfung verschicken. Die Aufgabenlisten und Kalender von Outlook sollen mit der Sprachtechnologie «Cortana» zur virtuellen Sekretärin werden. In Verbindung mit einem Office-365-Konto orientiert Cortana den Benutzer über anstehende Tasks oder Termine und recherchiert für eine Besprechung erforderliche Dokumente oder Details über Meeting-Teilnehmer. Dabei erkennt die Technologie allfällige Muster in den Anfragen des Users, anhand denen dann zukünftig Aufgaben abgearbeitet werden. Microsoft spricht in diesem Zusammenhang von «Lernen». Für die Schweiz ist Cortana aktuell noch in der Entwicklung. Hiesige Besonderheiten wie Dialekte, Feiertage oder Strassenkarten für die Navigation sind noch nicht implementiert. Outlook als eigenständige Anwendung und ohne Cloud-Anschluss bietet nur wenige Neuerungen. Allerdings war der Funktionsumfang auch in der Vorversion schon immens. Wer beruflich oder privat nicht unbedingt auf Outlook angewiesen ist, kann sich durchaus nach einer Alternative wie Thunderbird umschauen. Während die neuen Funktionen von Office durchaus einen Mehrwert bringen, lohnt das (teure) Update für Outlook nicht