Microsoft Office 2016 - die Neuerungen für Unternehmen im Überblick

* Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com. Dieser Artikel erschein ursprünglich in unserer Schwesterzeitschrift TecChannel.de.

Microsoft bietet für interessierte Tester die Vorabversionen fr Office 2016, den Nachfolger von Office 2013, und Office fr Mac-Vorschau, den Nachfolger von Office für Mac 2011 an. Während die Testversion von Office für Mac 2016 bereits recht stabil ist und problemlos nutzbar ist, gibt es für Office 2016 Preview noch einige Probleme. Sie benötigen für den Einsatz der Windows-Version ein gültiges Office-365-Konto, sonst lässt sich die Preview-Version zwar installieren, aber kaum nutzen, da Sie einen Benutzernamen oder eine Seriennummer eingeben müssen. Für Testzwecke reicht der Zeitraum bis zur Aktivierung aber durchaus aus.  Beide Versionen sollen noch in 2015 veröffentlicht werden. Outlook 2016 wird auch der offizielle Client für Exchange Server 2016 sein. Auch dieser soll noch im Laufe des Jahres 2015 erscheinen, also noch vor der Veröffentlichung des nächsten Windows Server aka Windows Server vNext. Anwender mit Office 365 können Office 2016 verwenden, sobald die neue Version verfügbar ist.

Um die aktuellen Testversionen herunterzuladen, rufen Sie einfach die Produkte-Seite von Office fr Mac oder die Seite von Office 2016 auf. In der Preview-Version von Office 2016 für Windows sind die Programme Access 2016, OneNote 2016, Database Compare 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, Publisher 2016 und Skype for Business 2016 dabei, doch dazu später mehr. Während es bei der Oberfläche von Office 2016 für Windows keine grossartigen Änderungen in der Oberfläche gibt, bietet die Office-Preview für Mac jetzt die gleiche Oberfläche wie Office 2013/Office 2016. Das ist insbesondere für jene Anwender hilfreich, die mit beiden Systemen arbeiten, etwa am Desktop mit Windows und mobil mit dem Macbook. Das den letzten Office-Versionen eingeführte Menüband bleibt also auch in Office 2016 und wird in Office für Mac integriert. Auf den ersten Blick gibt es im Menüband keine herausragenden Neuerungen und alles ist noch auf dem Platz den Office-2013-Anwender noch kennen. Allerdings kann sich bei beiden Versionen noch einiges ändern, da es sich um recht frühe Vorab-Versionen handelt. Daher wurden diese auch nur für IT-Profis freigegeben. Daten sind zwischen den verschiedenen Betriebssystemen kompatibel und können leicht ausgetauscht werden, auch über die Cloud. Verfügen Sie über kein Office-365-Konto, können Sie Office 2016 derzeit noch nicht aktivieren, aber zumindest einige Tage testen. Auch wenn Sie zu den experimentierfreudigen Anwendern gehören, sollten Sie die Preview von Office 2016 in Windows keinesfalls als produktives System verwenden und Office 2013 deinstallieren oder ersetzen. Office 2016 Preview arbeitet allerdings auch schon mit Windows 10 zusammen, sodass Sie den gemeinsamen Betrieb mit den Vorabversionen testen können. Natürlich können Sie Office 2016 auch auf Rechnern mit Windows 8.1 installieren. Klappt etwas mit der Installation nicht, finden Sie die Office-2016-Installation häufig im Verzeichnis C:\Windows\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office 16. Mac-Anwender könnten durchaus schon auf die neue Version setzen, vor allem weil hier die Seriennummer nicht benötigt wird, und die Vorabversion schon stabil läuft und problemlos mit aktuellen Daten arbeiten kann. Auch die Anbindung an Exchange Server 2013 oder Office 365 ist mit Office für Mac Preview problemlos möglich.

In den aktuellen Preview-Versionen fallen die Neuerungen nicht so stark aus, wie zwischen Office 97/2010 oder von Office 2010 zu 2013. Dennoch gibt es einige interessante Details. Für Outlook-Benutzer ist zunächst die wesentlich bessere Suche interessant. Ausserdem können Sie den Zeitraum für heruntergeladene E-Mails in der neuen Version genauso eingrenzen und steuern, wie auf Smartphones/Tablets mit Exchange ActiveSync bereits üblich. Outlook 2016 soll ausserdem sehr viel performanter und stabiler laufen, wenn die Netzwerkverbindung oder die Anbindung an das Internet zu langsam oder instabil ist. Outlook 2016 arbeitet ebenfalls mit dem MAPI-HTTP-Protokoll, das Microsoft mit Outlook 2013 SP1 eingeführt hat. Die MAPI-HTTP-Verbindung ist sicherer und schneller. Sie können aber einstellen welche Clients die verschiedenen Verbindungen nutzen sollen. Clients, die älter als Outlook 2013 SP1 sind, verwenden weiterhin RPC über HTTP. Das ist auch in Exchange 2013 SP1 standardmässig für Outlook 2013 SP1 eingestellt, lässt sich aber jederzeit ändern. Für eine stabile und sichere Verbindung sollten Anwender Outlook 2013 SP1 und in Zukunft Outlook 2016 verwenden und Sie sollten den Datenverkehr für diese Clients entsprechend optimieren. Natürlich schliessen Sie auf diesem Weg keine älteren Clients aus, denn diese kommunizieren weiterhin über den herkömmlichen Weg. Damit Sie die MAPI-HTTP-Funktion nutzen können, müssen Sie auf dem Server Exchange 2013 SP1 oder Exchange Server 2016 installieren und auf dem Client Outlook 2013 SP1 oder Outlook 2016. Danach müssen Sie für die Organisation MAPI über HTTP aktivieren. Nach der Aktivierung der Funktion, ist die normale RPC-HTTP-Verbindung weiterhin für die Clients aktiv, die MAPI-HTTP nicht unterstützen. Sie sperren mit der neuen Technologie also keine veralteten Clients aus.

Ebenfalls neu ist der Verlauf beim Anhängen von Dateien. Outlook 2016 merkt sich die Dateien, die Sie an andere Anwender verschickt haben und kann diese bei neuen E-Mails aus dem Verlauf anzeigen. Das erhöht die Effizienz, da Sie beim erneuten Versenden eines Dateianhangs diese einfach aus dem Verlauf verwenden können und die Datei nicht erst neu suchen müssen.

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In den einzelnen Office-Programmen lassen sich Bilder wesentlich besser und einfach einbinden. Die neue Office-Version erkennt zum Beispiel falsch ausgerichtete und gedrehte Bilder und kann diese automatisch so anpassen, dass diese korrekt in das Dokument eingebunden werden können. In Office 2016 wird wieder ein Assistent dabei sein, der ähnlich wie in Office 2007 bei Problemen und der Arbeit mit Office unterstützt. Microsoft will die Assistenten aber weniger nervig gestalten, als Karl Klammer und Co. Der neue Assistent kommt auch mit Fragen in natürlicher Sprache zurecht und erscheint nur noch als normales Symbol, nicht mehr aufdringlich im Vordergrund. Der Assistent soll vor allem dabei helfen Befehle im Menüband schneller zu finden, ähnlich wie das Suchfenster in Windows. Viele Aufgaben lassen sich so schneller erreichen, als durch das ineffiziente Suchen im Menüband. Interessant ist hier auch die Möglichkeit die zuletzt gesuchten Aufgaben im Verlauf zu finden. Benötigen Sie einen einmal gesuchten Befehl häufiger, erreichen Sie ihn direkt im Verlauf des Assistenten.

Nach dem Start fallen die dunkleren Farben und einige weiteren grafischen Änderungen auf. Hier orientieren sich beide Versionen, also Office für Mac und Office für Windows an der grafischen Oberfläche von Mac OS X 10.10. Anwender können die gewohnten Farben aber natürlich jederzeit wieder aktivieren. Jedes Office-Programm hat sein eigenes Farbschema. Das soll vor allem die Übersicht erhöhen, wenn Anwender mit mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten. Aber auch hier können Sie wieder die bekannte farblose Ansicht aktivieren.

Office 2016 soll auch für Smartphones/Tablets zur Verfügung gestellt werden. Hier plant Microsoft eine eigene, kostenlose Version, die für die Touchbedienung optimiert sein soll. Ausserdem soll sich Office 2016 besser an die Leistung von Rechnern anpassen, wovon vor allem Unternehmen oder Anwender mit langsameren Rechnern profitieren. Wird ein grosses Office-Dokument, mit zahlreichen Bildern und anderen Objekten geöffnet, erscheinen immer zuerst der Text und erst danach die langsameren Grafiken. So können Anwender wesentlich performanter arbeiten, was vor allem Unternehmens-Anwender interessieren wird.

Wie in Office 2013, können Sie auch in Office 2016 Cloud-Dienste wie OneDrive, OneDrive for Business und Dropbox anbinden. Der Assistent dazu funktioniert noch nahezu identisch wie in Office 2013. Allerdings zeigt die Registerkarte Datei jetzt mehr Informationen zu den angebundenen Cloud-Diensten an, zum Beispiel die verwendete E-Mail-Adresse.

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Mit Exchange und SharePoint haben Administratoren die Möglichkeit das Versenden von geheimen Daten über die Server zu verhindern. Bisher haben Clientprogramme diese Funktionen zwar unterstützt, aber nicht aktiv verwendet, sondern nur die Reaktionen des Servers verarbeitet. Das soll sich mit Office 2016 ändern. Office-2016-Programme sollen sich besser steuern lassen, was das Verarbeiten von sensiblen Dokumenten angeht. Administratoren können über Richtlinien und Einstellungen besser steuern, welche Daten Anwender in Dokumente integrieren, noch bevor das Versenden oder ein Speichern in der Cloud erfolgt. Diese Funktion arbeitet eng mit den DLP-Mechanismen von Exchange, SharePoint oder Office 365 zusammen. Über diesen Weg steuern Sie auch welche Dokumente Anwender mit anderen Anwendern oder externen Empfängern teilen dürfen.

Office 2016 lässt sich ausserdem besser an System Center anbinden. Das soll bei der Bereitstellung von Office-Programmen helfen und der Installation von Updates, welche die Sicherheit erhöhen. Ausserdem sollen Administratoren jetzt besser die Installation und Verteilung von Patches überwachen können. Vor allem bezüglich der Sicherheit ist das ein wichtiger Punkt.

Office 2016 ist im Hinblick auf die Funktionen eher übersichtlicher, beziehungsweise einfacher nutzbar als die Vorgänger. Die Neuerungen liegen aber vor allem unter der Haube und der effizienteren Arbeit mit den neuen Assistenten. Viele Neuerungen sind derzeit zwar angekündigt, aber noch nicht integriert. Es ist ausserdem zu erwarten, dass Office 2016 auch viele neuen Funktionen in Exchange Server 2016 und SharePoint Server 2016 unterstützen wird. Administratoren und IT-Profis sollten sich die Neuerungen daher ansehen und bereits rechtzeitig die Bereitstellung planen. Anwender werden mit der neuen Oberfläche schnell zurechtkommen. Wer auf Mac setzt, sollte sich die neue Vorabversion in jedem Fall ansehen, da diese sehr stabil läuft und eine wesentlich bessere Oberfläche bietet, als das veraltete Office 2011 für Mac.